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1、XX地产集团人事档案管理规定第一章 总 则第一条 为了规范集团的人事档案管理工作，加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控，维护集团人事档案的规范性和保密性，根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度，结合集团人事档案管理工作实际，特制定本规定。第二条 本规定适用于集团系统内部人事档案管理工作。第三条 本规定明确集团人力资源中心负责集团总部人事档案管理工作，对各地区公司、下属公司人事档案管理工作进行业务指导和检查，并自觉接受集团档案中心的业务指导、监督和检查。第二章 档案管理人员工作职责第四条 集团人力资源中心设立人事档案室，安排
2、专职管理人员，负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作。第五条 集团人事档案管理人员工作职责：（一）严格遵守中华人民共和国档案法和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容，做好人事档案的安全保密、保护工作；（二）根据集团公司人事档案工作具体情况，完善各项必要的规章制度，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。（三）收集、鉴别和整理人事档案材料，办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况，为有关部门提供人事档案信息。（四）积极主动地去发现人事档案工作的新情况，新问题，并定期向部门领导请示报告工作。 （五）积极参
3、加档案管理学习，提高业务水平和工作能力。第三章 人事档案材料的收集、补充、鉴别、整理及归档第六条 人事档案材料是公司管理中的基本信息材料，是搞好公司人事管理工作的重要基础。材料收集要求及时、准确、保质、保量。第七条 收集及补充人事档案材料的渠道有以下几个方面： （一）在办理员工招聘、入职、培训、考核等事务的过程中收集的员工人事档案材料： (1) 履历表及其他简历材料等。 (2)各种鉴定、各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历、学位、职称证明等。(3)政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。(4)参加中国共产党和共青团的材料。(5)各种奖励及先进事迹材料。 (6)处分、撤销处分和甄别复查材
4、料。(7)任免呈报表，确定或晋升技术职务审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，退休、退职审批表等。(8) 其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查等。（二）在办理员工薪资变动、岗位变动、奖惩、离职等事务的过程中收集员工的岗位、工资、奖惩材料；（三）在办理员工的技术职称评定、考试等事务的过程中收集员工的技术业务材料；（四）直接向员工收集及补充其个人材料；（五）通过查阅、核对公司各类文件收集和补充人事档案材料。第八条 发生员工入职、离职、岗位变动、工资变动、奖惩等各类人事变动事项时，人力资源中心必须立即进行整理汇总并归档，经汇总整理后的材料必须做到准确无误，不得拖延
5、、遗漏。第九条 材料整理汇总及归档的程序如下：（一）对材料进行鉴别，判断其是否符合要求；（二）对材料进行分类，按类别进行整理；（三）对材料进行汇总，制作相应的汇总统计表，并在汇总统计表上注明统计时间、制表人、审核人，然后将汇总表交部门负责人审核；（四）对汇总统计表进行备份；（五）将档案材料归档入库；（六）在有关目录上补登材料名称及其相关内容。第十条 人事档案分类与编目规则，根据国家人事档案规范管理办法，按集团X地司档字2008第002号文中有关人事档案条款参照执行。人事档案分为在职人事档案和离职人事档案。人事档案编目规则如下：（一） 在职人事档案编目规则（1）人事档案类目录代字为G；（2）一级
6、属类为1（在职人事档案）；（3）目录顺序号以10年为单位，给定目录序号。如1998-2007目录序号为1，2008-2017目录序号为2，依次类推。（4）卷宗号为四位自然排序的阿拉伯数字组成, 卷宗号出现空位时可循环利用；（5）人事档案目录标识：G 1 .1 0001 案卷号（如：-0001） 目录顺序号 一级属类 人事档案类目录代字（二）离职人事档案编目规则（1）人事档案类目录代字为G；（2）一级属类为2（离职人事档案）；（3）目录顺序号以10年为单位，给定目录序号。如1998-2007目录序号为1，2008-2017目录序号为2，依次类推。（4）卷宗号为八位阿拉伯数字组成，前四位由年月组成
7、，后四位以年为周期按流水号排序组成；（5）人事档案目录标识：G 2 .1 08040001 案卷号（如：-08040001） 目录顺序号一级属类 人事档案类目录代字第四章 人事档案材料查阅与借用第十一条 因工作需要，各部门负责人可直接申请查阅本部门员工人事档案；但申请查阅非本部门员工人事档案，或借用本部门员工人事档案，或其他特殊情况的，须经人力资源中心主管领导审批同意后，方可查阅或借用。第十二条 查阅和借用人事档案，应遵守下列规定： (一)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。(二) 查阅档案者，必须填写查阅内容，查阅日期逐项进行登记。(三) 查阅档案，必须严格遵守集团档案管理制度和集团保密制
8、度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究相关责任。 (四) 查阅档案时，不得抄录复印档案内容，如特殊情况，须经人力资源中心同意后方可抄录。（五）人事档案借用时应做相应纪录，限期归还，逾期未还的，按集团档案管理制度有关规定处理。第五章 人事档案材料转递第十三条 转递制度是关于档案材料转移投递的制度，转递工作包括：（一）转递各类汇总统计信息；（二）因员工工作调动而转递员工的个人档案材料。转递档案材料必须经部门负责人批准。第十四条 转递人事信息材料的程序：（一）根据转递要求检查核对相关的汇总统计表及相关材料，确认汇总统计表中的信息属最新信息而且完整无误；
9、（二）把需要转递的汇总统计表及相关材料呈部门负责人审核、审批；（三）填写人事信息材料转递登记表并注明其保密要求后，把部门负责人审批后的汇总统计表及相关材料转递给有关单位，并由对方在人事信息材料转递登记表上签收。第十五条 转递员工个人档案材料的程序：（一）取出应转走的档案；（二）在档案底帐上注销；（三）填写转递人事档案材料通知单；（四）按发文要求包装、密封、盖章、转递。第十六条 转递档案应遵守下列规定： (一) 档案材料在转递过程中须注意保密，应通过机要交通、邮寄或本人自带（自带的，必须用袋装好后密封、盖章）。 (二) 档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。 (三) 收到外单位的档案，要及时核对
10、，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。 （四）凡归档的材料，均应经过认真的鉴别；归档的材料，必须手续完备，完整无缺；属于需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。 （五）凡归档材料应做到分类准确，编目清楚，目录排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。 第六章 人事档案材料保管及统计第十七条 检查与核对是保证人事档案材料完整、安全的重要手段。检查的内容包括对材料本身进行检查（如查看有无霉烂、虫蛀等现象），以及对人事档案保管环境进行检查（如查看环境是否干燥、有无存放错误等、是否已上锁等。） 第十八条 检查核对至少要每月要进行一次，在下列情况下要立即进行检查核对并进行处理：（一）突发
11、事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后；（二）对某些档案发生疑问时，如：不能确定某份材料是否遗失；（三）发现材料遭到损害之后，如发现材料发霉、发现虫蛀等。 (四)对所管理的人事档案必须逐人登记注册；核对档案时应注意档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置纠正；每装卸要按登记册全面检查一次档案，发现漏缺档案查找。 (五)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。 (六)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。第十九条 人事档案保管、保密要求（一）设专人负责档案的保管，配备必要的存档设备；（二）档案室有必要的防火、防潮器材；（三）档
12、案柜应保持清洁，不得存放无关物品；（四）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；（五）无关人员不得进入档案室查找档案。（六）做好防火、防水、防盗工作。第二十条 人事档案统计要求（一）建立档案材料增减、变更、借阅、保管及管理人员变动情况统计； （二）每月底对档案管理工作进行检查核对核实； （三）当即记录人事档案信息材料的收集补充情况； （四）当即记录档案材料的借阅情况；（五）人事档案管理人员发生变动时，要记录人员变动情况。第七章 附 则第二十一条 人事档案信息化工作按照集团公司的信息化管理要求统一安排，统一部署。第二十二条 人事档案的鉴定和销毁按集团档案管理制度有关规定执行。第二十三条 本规定由集团人力资源中心负责解释，集团档案中心负责监督执行。第二十四条 其前与此规定不一致的地方，以本规定为准。本规定从发文之日起执行。
