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1、- 1 -新中大 A3 财务软件操作流程及注意事项概述：新中大 A3 财务软件主要分为：系统功能、系统管理、财务管理、供应链管理、资产管理五大功能菜单。一、系统功能系统功能主要用于用户口令修改，其他功能使用不多，在此不做更多说明。二、系统管理系统管理功能主要分为基础数据和权限中心两大主要功能。1、基础数据，主要用到的功能有：部门和人员设置、物料主文件、单位维护。部门和人员设置：部门设置时注意区分末级和非末级部门，一般情况下各分公司不允许设置一级部门，因为设置一级部门牵扯到修改财务报表；人员设置时注意不能在一级部门下出现相同姓名人员，设置人员要和该人员所在部门绑定，设置前要仔细查找该人员是否在以
2、前会计期已经增加过。物料主文件维护：该功能主要用于供应链管理中材料入库增加新的材料品名，增加时先查找原有同类型材料最后一个物料名称，然后复制该物料更改物料品名及物料代码保存即可。要求都通过复制原有物料增加新的物料，这样可以保证新增物料的正确性，避免错误发生。单位维护：此功能主要用于增加新的供应商和客户，增加前一定要仔细查找避免出现相同的单位名称，注意填写单位代码、完整合法的单位名称、所属地区、所属单位类型。该功能暂时只对财务结算中心开放，其他分公司没有操作权限，只能使用总公司账套进行相应操作。 2、权限中心，该功能主要用于软件操作员用户管理，增加、修改、删除用户，修改密码口令，分配用户权限。该
3、功能暂时只对财务结算中心开放，其他分公司没有操作权限。三、财务管理财务管理功能包括总账、现金中心、客户中心、供应商中心、报表中心、合同管理、集团管理七大主要功能。1、总账，主要用到的功能有：凭证处理、期末处理、账簿管理、部门账管理、个人账管理、辅助账管理、项目、基础设置。凭证处理：此功能分为三大部分，凭证处理、凭证设置、自动凭证生成。凭证处理功能：包括凭证录入、凭证修改、凭证加工、凭证查询、凭证审核、凭证汇总、- 2 -辅助项分解、凭证统计。凭证录入：一、选择凭证类型，注意区分凭证类型所带的字母，凭证类型分为现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证、内部转账凭证六大类型，根据所属一级部
4、门不同用大写英文字母带括号区分，如现金收款（A ） 、现金收款（B） ；二、核对凭证编号是否与原始记账凭证一致，录入附件数；三、录入凭证摘要内容，要求与发票，记账科目相符；四、录入凭证金额，注意借贷方向；五、选择凭证科目，注意选择科目辅助核算，部门是必选项，产品销售收入（501） 、产成品（137）科目必须选择币种数量，录入所属数量。现金（101） 、银行存款（102）科目必须选择辅助项核算，选择对应业务内容的现金流量表辅助项。应收账款（113） 、生产成本（401） 、产品销售收入（501） 、产品销售成本（502） 、产品销售费用（503） 、其他业务收入（511） 、其他业务支出（512
5、） 、管理费用（521） 、财务费用（522）科目必须选择辅助项核算，选择对应的工程（项目）名称，还要同时选择项目中对应的产品类型。往来账款科目：应收账款（113） 、预付账款（115） 、其他应收款（119） 、应付账款（203） 、预收账款（204） 、其他应付款（209）必须在票据单位中选择对应的往来单位或在部门个人中选择对应的个人。凭证修改：凭证修改只能修改凭证录入窗口录入的凭证，不能修改其他模块生成过来的凭证，已经审核的凭证必须取消审核后才能修改，修改时不要替换原有录入人，此功能暂时只对财务结算中心开放，其他分公司没有操作权限。凭证加工：此功能是针对其他业务模块生成的凭证进行修改，但
6、是只能修改凭证摘要，其他内容不能修改。凭证查询：此功能可查询任何符合条件的凭证，有多个条件可供选择。凭证审核：此功能为审核已经录入的凭证内容是否正确，只能由他人审核自己录入的凭证，只有审核通过的凭证才能结账处理。凭证汇总：是指按汇总条件把凭证按照所属科目进行汇总。辅助项分解：是指按条件把凭证按照所属辅助项进行分解。凭证统计：是指按条件把凭证进行分类统计。凭证设置功能：包括打印格式设置、套打格式定义、凭证公用设置、凭证个人设置，一般情况下这些设置不需变动，如需变动根据操作提示进行。新增操作员录入凭证前必须进行凭证个人设置。自动凭证生成功能：主要用到的功能是自动转账凭证生成，定义自动转账凭证时注意
7、定义的条件和公式。期末处理：主要用于月末结账处理，期末处理时会自动时行数据检测有结账和反结账两个功能，结账时注意结账日期是否正确。此功能只有财务结算中心有权操作，其他分公司没有操作权限。账簿管理：主要用于账套中明细账和汇总表的查询与打印，一般在不需要分部门查询时用- 3 -此功能查询。部门账管理：此功能主要用于分部门的明细账与汇总表的查询与打印。个人账管理：此功能用于往来个人明细账与汇总表的查询与打印。辅助账管理：此功能用于查询与打印辅助项科目明细及汇总表。项目：此功能主要用于查询和打印有关项目的明细与汇总表，需要注意的是项目绑定设置功能，一般情况下项目必输为启用状态，但是在月末做成本费用自动
8、转账时要暂时关闭其启用状态，在完成自动转账后要及时开启项目必输状态，避免出现凭证录入时项目必选项漏选。基础设置：主要用到的功能是科目设置和辅助项设置。科目设置功能：用于除现金类会计科目以外的所有会计科目的设置，设置会计科目时注意在科目属性中正确填写科目代码及相关核算项目，在项目选项中选择自定义核算内容，明细科目保持与一级科目核算内容一致，科目设置只能在总公司账套中进行，以保证所有账套科目的一致性。因分公司账套中有些科目核算内容不一样，在总公司账套中设置科目后还需要进入每一个分公司账套中进行科目核算内容的修改。新增科目如果是需要进行辅助项（工程）核算的，必须进入到辅助项设置中修改辅助项设置。新增
9、科目后需要同时进入到集团管理中的元素信息设置中进行相关的元素信息设置，以保证集团管理中的科目与所有账套科目的一致性。科目设置功能暂时只对财务结算中心开放，其他分公司没有操作权限。辅助项设置：主要用于设置辅助项工程（项目） ，设置辅助项必须按要求编写辅助项代码和名称，名称和代码顺序必须与工程（项目）合同保持一致，接收工程合同后立即设置相对应的辅助项。辅助项只在相关的账套中设置，此功能暂时只对财务结算中心开放，其他分公司没有操作权限。2、现金中心，主要用到的功能是基础数据中的银行卡片设置功能，主要是设置现金银行类的会计科目，设置时与设置其他科目要求相同，操作权限也只对财务结算中心开放。3、客户中心
10、，主要用于往来账款中所属客户类别的往来账款的查询与打印。4、供应商中心，主要用于往来账款中所属供应商类别的往来账款的查询与打印。5、报表中心，主要用于财务报表的处理，主要有三大报表功能，资产负债表、利润表、现金流量表，也可以自定义其他各种报表。月末结账后通过报表处理功能把上月的报表复制到本月中，然后计算保存，注意核对报表数据是否准确。总公司需要通过报表汇入功能从其他分公司账套中导入报表，然后汇总成合并报表。6、合同管理，此功能暂时没有用到，以后可根据需求使用。7、集团管理，主要用到的有集团账表管理和基础设置两大功能。集团账表管理主要用于查询所有账套汇总的各种账表，包括明细账、余额表、往来账、固
11、定资产信息等。基础设置主要用于定义集团管理中的元素信息与各账套中的科目信息的对应关系。其需要设置的内- 4 -容有元素信息设置、科目信息汇总、对应关系设置。四、供应链管理供应链管理功能就是库存管理，主要用到的功能有手工入库管理、手工出库管理、公用功能管理、期末处理管理、凭证管理、会计期结转管理、库存月报表查询等功能。1、手工入库管理：用到的是采购入库功能，是录入入库单的唯一方法，录入时注意选择对应的辅助选项，包括仓库、部门、价格类型、供应商、财务类型、辅助项（工程名称） 、产品名称。还需按要求编写内部编码，内部编码是根据入（出）库类型编写的顺序号，入库为账套号代吗+RK+顺序号组成，出库为账套
12、号代吗+CK+顺序号组成。因出库单为系统根据入库单自动生成，录入入库单时还应同时勾选自动出库单选项及选择出库类型。录入入库单品名内容时只需选择相对应的产品品名，输入相对应的数量及含税金额，有辅助数量的输入辅助数量即可。录入入库单结束，保存后会弹出对应自动生成的出库单，此时只需录入该出库单的内部编码及选择财务类型为出库即可。2、手工出库管理：用到的是生产领用功能，如果在录入入库单时因特殊情况，系统没有自动生成相对应的出库单或者出库单保存失败，此种情况下就需要通过此功能手工录入出库单。录入时选择的产品品名、数量、金额及其他辅助选项必须保持与相对应的入库单一致。3、公用功能管理：主要功能为库存单据审
13、核、库存单据查询、库存单据作废、库存单据修改和冲红。单据作废和修改时按先出库单后入库单的顺序进行，需要修改辅助项（工程名称）时注意在每个明细产品中修改对应的辅助项（工程名称） 。4、期末处理管理：主要用到过账和模拟过账两大功能，过账为月末结账时一次性操作功能，平时不允许使用该功能；模拟过账功能为平时查询打印报表、自动生成记账凭证前使用，可重复操作使用该功能。打印出库单及生成自动转账凭证前必须模拟过账。5、凭证管理：该功能为根据入（出）库单自动生成对应的财务记账凭证，记账时选择需要自动生成的入（出）库单明细，勾选不同单据生成不同凭证然后点击记账即可。凭证保存时需要修改附件数，生成的出库单凭证还需
14、选择对应的项目产品名称。6、会计期结转管理：此功能为把本会计期内容结转到下一会计期并进入到下一会计期，结转后以前会计期内容将不允许做任何修改。此功能暂时只对财务结算中心开放，其他分公司无操作权限。7、库存月报表查询：此功能为查询各种入（出）单报表。五、资产管理资产管理也就是固定资产管理，分为卡片管理、折旧管理、账表管理、期末处理、基础设置。1、卡片管理：卡片管理功能主要分为卡片列表、新增卡片、减少卡片、部门转移、卡片拆- 5 -分、启用停用、重估、大修、变动管理等。需要注意的是卡片的变动必须是在当月折旧计提之后进行操作，新增卡片时注意不要漏选项目，预计清理费用不用填写。卡片的复核、修改、作废都
15、是在变动管理功能中进行操作，变动过的卡片必须及时复核处理。2、折旧管理：主要是折旧计提，月末进行每月的折旧计提，计提时认真对照以前月份折旧额进行核对，特别要注意红色标注的内容，核对无误后做入账处理，完成折旧计提。因软件没有设置折旧自动转账凭证，所以需要根据折旧明细手工制作会计凭证进行记账处理。3、账表管理：主要查询和打印各类固定资产报表，每月月末处理完固定资产内容后要及时与财务管理中的固定资产账表核对，以保证固定资产明细账的准确性。4、期末处理：主要功能有期末处理、反期末处理、封账，期末处理时注意不要勾选有关会计科目的检测内容。此功能只对财务结算中心开放，分公司没有操作权限。5、基础设置：设置固定资产核算的初始内容，一般情况下不做修改。以上为个人简要总结了新中大 A3 财务软件操作的主要内容、操作流程及注意事项，因该软件系统功能菜单较多，这里只针对平时操作的重点内容进行说明，肯定还有一些遗漏及不足之处，希望大家在操作的过程中以此为参考，平时多操作软件，更多更好的总结操作经验。平时操作时遇到不懂之处可以向其他同事请教互相探讨，也可以向软件工程师及软件服务商咨询，还可以查看软件中的系统帮助功能解决问题。刘 波2011 年 12 月 17 日星期六
