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1、学习导航通过学习本课程，你将能够： 了解如何使用PPT演示工具包； 掌控PPT演示的过程； 使商务简报简而不凡。PPT商务简报演示如何做到简而不凡一、使用PPT演示工具包1.演示工具包简介想要让商务简报简而不凡，需要掌握一些非常优秀的工具来弥补PPT的不足。PPT演示工具包是很多专家和高手必备的工具，这些工具往往不是OFFICE自带的，需要通过外部方法获取，主要有以下四个工具：ZOOMIT：演示放大镜ZOOMIT主要是起到演示放大镜的作用。比如，当前画面已经是全屏放映，但需要把素材中的某一个细节更加有针对性地演示，就可以用ZOOMIT工具把界面放大，并且可以自由操控画面的位置、大小和标注。PP
2、T强力压缩工具现在的PPT作品对于设计的要求越来越高，这就导致作品文件越来越大，在进行商务转移时会遇到困难和瓶颈，比如电子邮箱无法承载和接受，这时使用强力压缩工具可以方便快捷地让PPT“瘦身”，方便商务转移。PPT修复工具PPT修复工具只有在极其特殊的情况下才会用到。比如，PPT突然无法打开时，可以借助修复工具重新得到一个可执行的文件。OFFICE2007格式兼容包如果用户习惯使用OFFICE2003版本，那么这个工具就非常有必要，因为OFFICE2003是低版本工具，无法打开2007和2010版本的文档，装上这个工具以后，就能够查阅和简单编辑高版本文档。2.演示工具包详解演示放大镜放大镜工具
3、的全称是ZOOMIT，是一款绿色软件，基本不需要安装，只有124KB，方便携带和转移，使用起来也很简单，只要双击就能激活该软件，激活后在界面上不会有任何干扰，只出现在窗口右下角的状态栏中。使用这个工具只需要三组快捷键：Ctrl+1、Ctrl+2、Ctrl+3。Ctrl+1。使用Ctrl+1后，屏幕就会进入放大镜状态，用鼠标可以控制屏幕前后左右的移动，用滚轮可以调节放大和缩小的状态，点击鼠标左键会出现一个小红点，这时就可以做标记了，用完以后，只要点击ESC就会还原。Ctrl+2。Ctrl+2的作用是在界面还没有被放大时激活画笔，画笔有四个颜色：系统默认的是红色；点击B会变成蓝色（Blue）；点击
4、G会变成绿色（Green）；点击Y会变成黄色（Yellow）；点击R会再变成红色（Red），最后点击ESC就能还原。Ctrl+3。激活Ctrl+3以后屏幕上会出现一个倒计时器。在做商务简报汇报时，可能会有时间限制，有这个提示信息就会变得很方便。倒计时器的时间可以随意修改：在窗口右下角的放大镜标记上点击鼠标右键，找出“选项”，在“选项”的最后一行可以修改时间。点击“高级”按钮，还可以给计时器添加声音作为闹铃。PPT强力压缩工具双击压缩工具的图标就可以激活强力压缩工具，这个工具的页面非常友好：“打开文档”负责文档的打开，“优化文档”负责文档的压缩。这个工具还可以调整压缩的比例，一般情况下使用“标准
5、压缩”就可以，比如可以将一个原来为5.98M的文档压缩到0.38M。常见的压缩工具有很多，使用这个工具主要有以下几个原因：首先，这个工具的压缩能力强；其次，这个工具稳定，不容易失败；最后，这个工具既支持2007和2010版本，又支持2003版本，具有良好的兼容性。当一个文档被压缩后，会在统计的目录中生成一个新的文档，新的文档会加上商标，说明是被压缩过的。PPT修复工具PPT修复工具安装起来需要花费一定的时间，这个工具主要有两个功能：一是打开，二个是修复。打开破损的PPT，选择“修复”，工具就会对文档进行修复，修复的结果一方面取决于素材的破损程度，另一方面取决于素材的内容。二、掌控演示的过程一些
6、用户在工作中不可避免地需要结合PPT商务简报进行现场演示和演讲，但是对于初级者来说，演示的内容和节奏往往会被PPT牵连、控制，就是PPT上有什么就能讲什么，PPT上没有的就不会讲，或者就是安全按照PPT的顺序从头讲到尾。但是随着演讲经验的不断积累，逐渐成长为一个高手、专家时，就会进入一个新的阶段掌控演示，由自己来主导演讲的内容、顺序和节奏。从初级阶段成长到高级阶段需要花费一定的时间，同时，也要掌握一些技巧。实现掌控演示过程有以下几个方法：1.演示画笔与橡皮进行授课演示时，为了便于学员关注自己正在讲解的内容、补充某些内容，可以利用画笔进行标记，还要学会使用橡皮把之前的笔迹擦掉。画笔和橡皮的操作都
7、可以借助快捷键来实现：Ctrl+P是激活画笔，Ctrl+E是激活橡皮，按ESC键会还原到正常状态。除此之外，B和W也是一组很好用的快捷键，在演示过程中，点击B屏幕会变成黑屏（Black），按ESC或任意键可以还原；点击W就会白屏（White），按任意键还原。当屏幕变成白屏或黑屏时，屏幕就可以被当作白板或黑板使用。2.敏感页面控制H这个快捷键也是一个非常重要的技巧，可以控制敏感页面。3.页面的灵活跳转页面的灵活跳转是一个很有意思的技巧，也是高手非常乐于并善于使用的技巧，掌握了这个技巧，就能自由控制演讲的顺序，不再受PPT原始顺序的束缚。页面的跳转在技术实施上是一件很简单的事情，首先是进入页面，在
8、放映过程中在数字区中点击某个数字，比如3，再点击回车，就会跳转到第三页。要想把这个技巧活学活用，对使用者的记忆力有一定的要求，就是需要把作品的页码都记住，但是这是不现实的。真正的高手在制作商务PPT的时候会养成自己的模式，比如20+，意思是一个PPT会有25页，前面的20页是这次商务演示必须讲解和表达的，里面的内容比较安全和常规，这些页面的顺序和内容是不需要记忆的。当用户积累了一定的经验时，就会对每一次演讲进行分析和判断，比如在演讲的过程中会不会有人提出攻击性、挑战性的问题，并且把这些额外的问题安排在另外的5页，这五个特殊的页码就需要记住，方便在现场灵活地掌控。一般很少有人会单纯地使用页面跳转
9、，这需要结合使用者的智慧和经验。4.PPT分屏放映很多用户都有一个诉求，就是希望在演示的过程中，观众看到的屏幕和自己看到的屏幕是不一样的，例如，演讲者打开一个WORD文档，一边看演讲词一边演讲，而观众是看不到演讲词的，这就需要借助分屏放映的功能。实现分屏放映需要两个步骤：激活分屏放映第一步不是由PPT决定的，而是由Windows操作系统决定的。Windows7操作系统。如果是Windows7操作系统，可以在桌面空白位置点击鼠标右键，找到“分辨率”调整窗口分辨率，如果电脑已经连接并激活了投影信号，会看到“多监视器”选项，默认状态是“复制显示”，这时只要把选项改成“扩展显示”，就可以激活分屏放映，
10、将原来的一个屏幕就变成了两个屏幕。稍微刷动一下，投影屏就变成了空白的屏幕，只有背景画面，而作为工作屏的电脑，所有的界面、功能都存在，在工作屏上打开一个WORD文档，观众在投影屏上是看不到的，这样，分屏放映就实现了。电脑实现分屏放映以后，两个屏幕之间的工作配合也有一定规律，投影屏的最左边可以自由地拖动文档进来和出去，需要让观众看到某个素材，只需要把这个素材拖到右边的区域即可，不需要的时候再拖回左边。Windows XP系统。Windows XP的用户可以采用以下方式操作：首先在桌面空白位置点击鼠标右键，打开“属性”，会显示两个窗口，在正常情况下，2号窗口是灰色的，表示没有被激活，点击2号屏，并且
11、给“将Windows扩展到该监视器”打钩，2号屏就激活了，再点击“确定”，就能实现分屏放映。定义PPT放映屏幕第二步需要回归到PPT，重新做一个定义，演讲者需要决定的是PPT由哪个屏幕来放映。打开“幻灯片放映”的标签页，演讲者可以选择放映幻灯片的屏幕是哪一个，一般放映屏都会定义到非主屏幕，也就是第二监视器或第三监视器，这个选择千万不要出错，否则在放映的时候，整个画面就是反向的，观众看到的就是工作屏了。其次要勾选电脑提示的“是否使用演讲者备注视图”，这可以让演讲者在工作屏上管理演示，管理演示的视图在结构上由三部分构成：最右侧的空白区是PPT备注区，可以添加演讲词；左侧是PPT预览窗口；下边是视觉目录。备注视图的另一个重要功能就是计时，这对还不具备时间观念和控制能力的初级演讲者来说是非常重要的工具。除此之外，实现分屏放映还有另一种方法。如今很多电脑接上投影仪后，会有专门的按键（如F4）用于激活投影，在投影信号切换时，会出现一个菜单，默认选项是“复制显示”，只需要改成“扩展”即可。不同的电脑激活投影的按钮不同，用户可以根据自己的电脑品牌找到该按钮。
