《电子档案管理》ppt课件

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1、第十章 电子档案管理,1电子档案 2电子档案的管理 3电子档案的归档 4电子档案的利用,1电子档案,1.1电子档案的定义 电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存 贮于特定介质上的档案。 又称为机读档案或数字式档案。,新近颁布的国家标准电子文件归档与管理规范中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 电子文件的两个基本特征： 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也

2、是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。,1.2电子文件分类,1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。

3、光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件移植到那一载体上去。,2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。,3、以“不同

4、属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通”软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格 式的文本文件。 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。,而各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件(具有金山中文处理软件提供的格式 )、DOC文件(具有微软中文

5、处理软件提供的格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提 供的表格格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表格格式)、DBF文件(FOXBA SE数据库格式)、BMP文件(位图文件格式)、CDA文件(声音文件格式)、TXT文件 (纯文本文件格式)等等的分别。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。而 同一内容的文件，又有屏幕文件和存盘文件之分。屏幕文件是在编辑文件，而存盘文件是已 编辑文件。存盘文件又有正式文件与备份文件之分。正式文件是文件的正本，备份文件是文件的副本。正式文件还有源文件与目标文件、只读文件可与读写文件、显性文件和隐藏文件之分。源文件是提供编辑数据的文件

6、，目标文件是接受编辑数据的文件；只读文件是只能读 出禁止写入的文件，可读写文件是可以再编辑的文件；显性文件是可见文件，隐藏文件是在 一定条件下才能显现的文件。它们都是能够满足人们特定需要的电子文件。可以预料，今后，随着电脑应用实践的不断发展，还会有新的文件类型涌现。,2电子档案的管理,2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则,2.2电子档案的管理体系,1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题,3电子档案归档,3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本

7、机关工作活动、具有查考利用价值的机读文件均属归档范围。但考虑到机读文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。 1纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的机读文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的机读文件备份同时存放。 2与纸质文件内容相同的机读文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和机读文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有机读文件形式，应当注意将两者同时归档。机读文件的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类机读文件归档时应注意和相应的纸质文件建立对应关系。,3与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这

8、些程序和文件是机读文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读机读文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种机读文件）等保持整体完备性。 4没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。,3.2建立机读文件归档制度,目前机读文件还没有统一的归档规范。因此，在进行归档工作时，应当特别注意建立必要的、切实可行的归档制度，对机读文件的归档范围、时间、份数、手续等加以规定。特别注意和计算技术人员密切配合，确保归档的机读

9、文件的完整性、可靠性和可用性。 机读档案的整理也应遵从一般纸质档案整理工作的原则，充分利用原有的整理基础，注意保持文件之间的历史联系，便于保管和利 用。,3.2.1机读档案的保管单位 机读文件以软磁盘为载体的档案，可以以软磁盘作为保管单位；以磁带为载体的档案，一般以一盘磁带（称为一卷）为一保管单位。 3.1.2机读档案的分类和组合 由于各种原因，机读文件产生过程中会将互不相干的若干文件存储在同一个磁盘（磁带、光盘）上。为了立卷，必须对机读文件进行转并归类，这种工作借助计算机进行。进行这些操作时应注意防止信息丢失和文件被抹去的错误发生。因此，常常需要事先制做数据备份，以便在信息丢失时得到补救。

10、3.2.3根据本单位机读档案的生成情况，参考中国档案分类法制定机读文件分类编码体系，并依此在磁盘和磁带的卷标上进行编码。,3.2.4机读档案的蓍录和检索 机读档案可按档案著录著录案卷级卡片并组成目录。与机读档案配套的应用软件，一般均可按著录项目提供方便的检索功能。 机读档案的载体多为磁性介质，和传统的纸质载体有许多不同之处。因此，除遵守一般的档案保管原则和立法之外，需要特别注意到磁介质的保管要求。 机读档案的软磁盘、磁带上要贴有卷号标签，顺序竖放在专门制做的防尘、透明的磁盘、磁带盒里。 盘、带盒应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质

11、库房中。长期不用的磁盘、 带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。 使用、移动软磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。 装卸搬运磁带应遵从有关操作规定，手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。 盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。软磁盘存到一定的时间，即需将磁盘带复制一次到新带上。对旧磁带和旧磁盘要确保及时清除其数据和消磁。已损坏的盘带要确保及时销毁。 盘带必须复制两、三个备份，备份盘带和原盘带应异地存放。 存放磁盘、磁带的介质库要保持恒温、恒湿。湿度在1525之间，相对湿度在4060之间，良好通风和符合要求的洁净度。 要特别注意防止计算

12、机病毒的侵袭。归档的软盘都必须经过检查，确认没有病毒后保管，定期检查计算机系统，如有病毒应及时清除。,4 电子档案的利用,机读档案的优越性，不仅体现在它的记载方面，也体现在它的应用方面。机读档案的利用服务，在其指导思想、利用方式等方面，和纸质档案基本上是一样的。但由于机读档案的载体特性和生成过程的不同，利用时有其特点和应注意的问题。,4.1机读档案的利用特点,机读档案在利用方面有如下一些特点： 1检索自动化、快速化。机读档案借助计算机实现了检索自动化，代替了人工检索繁重的劳动。计算机检索速度快，要查找一个或一批文件，少则几秒钟多则几分钟就可以找到。 2检索途径多元化。计算机程序可提供多元检索的

13、功能，不但可按著录项目单项检索，还可实现组合检索、叠代检索、主题检索；不但可对著录项目进行检索，还可对文件正文进行关键字检索、全文检索。,3检索效果好。只要计算机软件的质量高，机读档案的查全率和查准率都比手工检索效果好。此外，计算机便于进行分类、统计、汇总、打印、复制，可提高档案利用率。 4复用性好。档案通过计算机可以多次重复在屏幕上显示或在纸上打印，以供人们阅读，而其原始文件仍保存在磁盘（或磁带）上，不受磨损和破坏。机读档案的这种良好复用性保证了档案的完好，又方便档案的利用。 5检索途径需预先设计。计算机虽然可以提供多种检索途径，但这需要在编制计算机程序时预先加以设计。在设计时没有考虑到的检

14、索方法，不能使用计算机检索。,6软件不兼容限制了外借利用。机读文件的产生依赖于计算机应用系统，应用系统之间如果不兼容，机读文件便不能在彼此的应用系统作用和阅读，这样就限制了机读文件的外借利用。 7网络化应用。机读档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统，可以为地域分散的用户提供快速的联机检索，从而可以弥补系统依赖性造成的外借利用的不足。 8非手迹化问题。以图像方式输入的机读文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘（光盘）上，并可再现在计算机屏幕上和打印在纸上。但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。而目前大量机读文件，尤其是

15、数据库文件多是以字符方式输入的。机读档案的这一缺点有时可能影响其原始性，在一定程序上降低了其凭证价值。,4.2机读档案提供利用中应当注意的几个问题,1安全保密。由于机读文件的存储成群性特点，利用计算机调阅档案时，应当特别注意保证利用者不能提取到他不该知道的文件。在联机使用和网络使用情况下，这一点尤其重要。 2防止误操作。计算机的误操作有可能抹去整个机读文件或破坏其中的的部分信息，因此应当严格按照操作规定进行操作，未经培训的人员禁止上机，以保证机读档案的完整性和正确性。 3提供复制品时就对其可靠性进行审核。由于机读文件的可修改性和信息易失性，在其被人为破坏（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息

16、丢失时不会在机读文件上表现出来。因此，提供机读档案复制品时，应当对其内容的正确性进行必要的审核，办理必要的制发证明。,4与技术人员共同做好机读档案的软件设计。机读档案离不开计算机，档案业务人员就与计算机技术人员密切配合，开发好机读档案的应用系统，包括机读文件的录入、校对，数据库设计、加载、维护和安全授权，检索程序以及技术文档的编写。否则机读档案的利用就会受到影响，甚至成为一堆死数据而无法利用。 5保持两种载体并行的方法。在尚无确定机读档案的法律地位之前，应该同时存放同一文件的纸质档案和机读档案。纸质档案作为原件归档，机读档案可以作为复制品提供利用。,中华人民共和国国家标准 电子文件归档与管理规范,1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其