公司公文写作培训课件.

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1、公文写作与处理规范,公文概述,一、公文的含义,公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。,二、公文的特点,法定的权威性 首先,公文的作者和读者是法定的; 其次,适用范围是法定的; 第三,发文权限是法定的. 2. 格式的规范性 3. 执行的时效性,周书：“慎乃出令，令出唯行。”,三、公文的种类,国家行政机关公文处理办法中有13种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 中国共产党机关公文处理条例中有14种： 决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议

2、纪要,具体种类释义 1命令（令） 基本不用 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。国务院令 2决定 偶尔用 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。海口市人民政府关于*的 决定 3公告 偶尔用 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。北京大学100年校庆公告,4通告 偶尔用 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 5通知 经常用 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6通报 时常用 适用于表彰先

3、进，批评错误，传达重要精神或者情况。,7议案 不用 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 8报告 经常用 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 9请示 经常用 适用于向上级机关请求指示、批准。,10批复 基本不用 适用于答复下级机关的请示事项。 11意见 偶尔用 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12函 经常用 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 13会议纪要 经常用 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。,按内容及所限定的阅读范围程度

4、，公文可分为秘密公文、普通公文。,按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。,四、公文的一般格式,一、排版规格 正文用3号仿宋体，一般每面排22行，每行排28个字。 二、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。无坏钉、漏钉、重钉。 三、公文用纸及版面尺寸 采用国际标准A4型纸，尺寸为210mm297mm 公文用纸天头（上白边）：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）：28mm1mm 版心尺寸：156mm225mm,（一）眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。 （二）文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成， 一般采用小标宋体字，用红色

5、标识。 字号一般应小于22mm15mm(高宽)，上行文距版心上边缘为80mm。 发文字号左空一格，用3号仿宋体， 签发人右空一格。 只有上行文才需注明签发人， 签发人姓名用3号楷体字。,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,2.秘密等级和保密期限 ，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。,4发文机关标识 ，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,例如：,*有限公司文件,中共*有限公司委员会文件,5.发文字号 ，由发文机关代字、年份和序号组成。,例如：,集团办 2012 6号,*集团 20121号,机关代字,年号,序号,机关代字,

6、年号,序号,四、公务文书的格式,6.上报的公文需标识签发人姓名 。此时发文字号居左侧。,7.红色反线 。,（三）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。 (四)红线下空2行为标题位置， 用2号小标宋体字。 主送机关在标题下空1行，左侧顶格。 正文用3号仿宋体字， 每面22行28字。 小标题用3号黑体字。,1.标题：由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。,例如：,中国银行关于发现伪造人民币的通报,发文机关,主要内容,文种,关于召开2012年度工作会议的通知,省略发文机关,通 告,省略发文机关、主要内容,标题常

7、见的病例八方面：,一、要素不全 二、乱用文种 三、隶属不清 四、提炼不精 五、题不达义 六、用词重叠 七、滥用符号 八、标注不规范,从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：,概括为：废止部分规范性文件,某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。,题不达义,一是事由偏跑 如XXX关于草原灭鼠的请示，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示。 二是题大义小 如关于企业技术、人才开发的若干规定，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。

8、,三是题小义多 如关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动” 的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为 XX XX关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知。 四是题义不清 如XX县人民政府关于粮食问题的通知，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关,3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容

9、的部分。,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。,此处的发文机关可以写，也可省略。,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准 。,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,规范缮印,公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。 行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。 联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交

10、或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 最基本的缮印原则骑年盖月。,7.附注是指需要说明的其他事项，如联系人和联系方式。,（三）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线

11、、版记的位置等。,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。,例： 市关于发展外向型经济的 若干补充规定 主题词：经济 开放 政策 规定 国务院关于 加强水土保持工作的通知 主题词：农业 水土保持 通知,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,3.印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,4.版记中的反线 。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别 。,5. 版记的位置 。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。,五、公文行文规则,行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度

12、包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。,（一）行文方向,1上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。 2平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。 3下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。 4泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。,（二）行文方式,是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。 可从三个方面分类： 按受文机关或行文对象的范围分类 按发文机关的个数分类 按行文对象的主次分类,按受文机关或行文对象的范围分类,1逐级行文 2越

13、级行文 3多级行文：发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。 4普发行文：发文机关向所属所有的机关一次性行文。 5通行行文：发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。,按发文机关的个数分类,1单独行文 只有一个机关署名发出的公文。 2联合行文 由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。,按行文对象的主次分类,1主送 发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。 2抄送 发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。,（三）行文规则,是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文

14、运行过程中的体现。 公文的“行文规则”内容，可归纳为十个方面。,1.行文应当确有必要，注重效用,机关行文必须本着“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。,2.行文根据的规则,公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。 我国行政机关的组织关系，有上下级关系、平级关系、隶属关系和非隶属关系四种。,3.政府各部门行文规则,属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。 政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。 政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，如省农业厅和市农业

15、局互相行文。,政府各部门一般不得向下一级政府正式行文(除以函的形式)，但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文。 政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。 政府各部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,4.联合行文规则,同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文； 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文； 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。 联合行文应当明确主办部门，而且联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。平级是联合行文的必要条件。,5.协商一致的规则,部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。,6.抄送规则,向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,7.请示规则,各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。 请示