《时间管理经典》ppt课件

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1、个人时间管理,名人名言,盛年不重来，一日难再晨， 及时当勉励，岁月不待人。 陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间的能手。 华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。 莎士比亚,目 录,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、个人职业生涯规划 四、个人的时间管理 五、时间管理的基本策略 六、基础工作与有备无患 七、工作目标及其计划性 八、分清工作的轻重缓急 九、时间管理的统筹技巧 十、管理技巧的具体应用,小实验,道具： 铁桶一只，大石头一块，碎石若干， 细沙一堆，水一罐。 方法：把以上物品装进铁桶。 提问：如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？,时间

2、的基本特性,一、时间管理的基本概念,5,4,3,2,1,什么是时间管理 概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 结论 通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,一、时间管理的基本概念,效率竞争:深层次的内涵 企业竞争的三个层次 物质资源层 人力资源层 制度文化层 经营管理综合效率的系统集成 各个环节都体现出效率 各个层面都体现出效率,二、时间管理的重要意义,有形/静态,有形/动态,无形/动态,时间管理,个体生命的有限性 每一个生命只有一次机会 时间与生命年轮 成就大事业

3、的黄金时代 童年、少年、青年、中年、壮年、老年 为什么许多人一生平淡，毫无见树,二、时间管理的重要意义,鲁迅先生说：时间是组成生命的材料， 浪费别人的时间是无异于谋财害命的。,速度竞争:团队综合效率 快鱼吃慢鱼的时代 过去是大鱼吃小鱼 速度竞争成为主导 信息大爆炸 团队综合竞争力的集中体现 快速反应部队的战斗力 某公司参加招投标工程的案例 体现各职能部门的速度能力,二、时间管理的重要意义,个人和组织的机会成本 成本的类别 容易重视的有形成本 容易忽视的无形成本 无形成本中的时间成本 大小企业的区别 成本外延的扩大化 由时间特性而导致的机会成本 “过了这个村”与“机不可失”,二、时间管理的重要意

4、义,个人职业生涯与时间管理 生命的有限性 人最宝贵和稀缺的是什么 生命的价值观 生命的价值和人生的意义 追求成功人生是每个人的梦想 成功的原动力来自心灵 实现理想取决于行动力 个人职业设计与操作中的时间管理,三、个人职业生涯规划,2.人生的四个职业发展阶段,三、个人职业生涯规划,3.人生定位与选择最佳职业 性格/爱好/能力/市场 准确定位提高人生价值是另一种时间节约,三、个人职业生涯规划,性格线,爱好线,能力线,市场线,个人职业选择的范围,4.企业为员工设计发展规划 栽下梧桐树，引来金凤凰 提供了广阔的舞台 指明了发展方向 确立了奋斗的目标 提供了向上发展的空间 员工与企业的三个共同体,三、个

5、人职业生涯规划,共同体,利 益,事 业,情 感,企业为员工,4.企业为员工设计发展规划 寻求三方面的平衡,三、个人职业生涯规划,1.我们的问题在哪里 透过现象看本质 部分人的三个字特征 人治特征下的权力情结 时间管理失序 做事缺乏计划性 做事分不清主次 不善于说“不” 无法恰当处理外部的打扰,四、个人时间管理,“茫”,“忙”,“盲”,1.我们的问题在哪里 时间的浪费 电话干扰，陪同煲粥 会而不议，议而不决 不速之客，礼节陪聊 回复信件，斟字酌句 外部客观的低效率，如： A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） B、餐饮服务 C、社会化程度,四、个人时间管理,1.我们的问题在哪里 时间陷阱 情不

6、自禁 事必躬亲 过分客套 例行公事 犹豫不决 漫不经心 碌碌无为,四、个人时间管理,国外学者对某跨国公司总部人员 的跟踪调查显示： 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在 会议上的时间不少于10小时； 行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出： 恢复思路平均时间为分钟,2.个人时间管理的原则 时间进度表制定原则 实际花费的时间总比预计的长 突发性事件应付原则 为突发事件预留处理时间 日常性事务维护原则 做好数据库清理与更新等基础工作 时间被占用说不原则 过度热心肠者的良药,四、个人时间管理,3.走出观念上的误区 “缺我不可”的潜理念 事必躬亲的诸葛亮 导致操劳过度

7、的高管人员 推迟决策会提高决策质量 借口“需要更多的事实” 只要授权就可节约时间 相关人员能力不足 无效授权或授权失控,四、个人时间管理,3.走出观念上的误区 高效率就是高效益 快就一定好吗？ 方向错误和方法不当 鉴别问题比进一步解决问题容易 想明白了再行动 找到管理捷径是节约时间的因素 管理上有捷径可走吗？,四、个人时间管理,四、个人时间管理,1.提高你的时间管理技能 做个时间管理的高手 学会从事务型工作中解脱出来 有效地计划与安排自己的时间 找到节约时间的措施 学会积零成整 实行交叉“轮作” 提高“复种”指数 整批使用时间 应付意外事件 分身有术,五、时间管理的基本策略,2.应该记住的20

8、条实用方法 准备之一：长期准备（4） 购买工具书/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件/文具放好 养成存放思想档案和作记录的习惯,五、时间管理的基本策略,凡事预则立，不预则废。,2.应该记住的20条实用方法 准备之二：临时准备（5） 明天的工作前晚进行优先级排序 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工作,五、时间管理的基本策略,2.应该记住的20条实用方法 要培养的好习惯（7） 利用各种装备如电话/信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开会效率最高/避免上午

9、开会 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 报刊放在晚上看 每晚沉思片刻/回顾与总结,五、时间管理的基本策略,2.应该记住的20条实用方法 与外部产生联系时的应变能力（4） 站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 管理电话：主动拨号/与被动接听 如遇琐事缠身能快速摆脱,五、时间管理的基本策略,.树立时间价值观 首先解决思想认识问题 人的行动是受思想支配的 思想方法决定行为模式 牢固树立时间的价值观 时间就是效益 时间就是金钱 时间就是生命,六、基础工作与有备无患,牢记鲁迅先生的话： 时间是组成生命 的材料，浪费别人的 时间，其实是无异于 谋财害命的。,.组织结构流程优化

10、 众多国企浪费时间的根源 为什么会有内耗（窝里斗）？ 组织的体制障碍 组织设计的原则 精简、高效、弹性 管理幅度与跨度 部门岗位设置与职责明确化 价值链管理与流程优化,六、基础工作与有备无患,3.日常价值法控制时间 工作中的现象 我们每天都要面对各式各样的人和事，这些 人和事都需要你耗费时间来处理。 你将如何应对？ 是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？ 通常的表现 有明确标准的，快速决断 没明确标准的，依据直觉感受,六、基础工作与有备无患,3.日常价值法控制时间 现象的实质分析 直觉体现为：“对劲”与“不对劲” 背后支撑：你的文化素质、思想观念以及个人 经历等，在你的潜意识中构建出一个价值评

11、价 体系，我们称之为：潜意识模型 通过主动构建人的价值评价体系，建立潜意识 模型，进而影响面对的人和事物作出快速而准 确反应的能力，这便是控制时间的日常价值法,六、基础工作与有备无患,3.日常价值法控制时间 基本原理 人的价值体系决定处理问题的方式，让你在行 动中自然而然地有了对错意识 人在预定价值体系下的主动行为是强有力的 原理分析 价值观取决于你所希望的体验和情绪 信条是你决定行为是否产生内在情绪的 规则或标准,六、基础工作与有备无患,3.日常价值法控制时间 操作运用方法 脑力激荡：列出你的价值标准和信条 信条模型：“当我的时候，我感觉” 例： “当团队面对挑战，当我激发出每个队员的 最大

12、能量的时候，我觉得热血沸腾。” 每天温席信条，使字面价值融入行为习惯 每月重新评估、修订信条（循环重复操作） 效果提高你自发判断的准确度和速度,六、基础工作与有备无患,1.浪费时间的大敌 工作目标不明确 你为什么工作 你要达到什么目的 工作没有计划性 工作千头万绪 眉毛胡子一把抓 被动工作和生活 跟着感觉走,七、工作目标及其计划性,2.时间管理第一法则 目标管理与工作的计划性 工作方法三段论,七、工作目标及其计划性,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,3.明确工作目标 建立目标体系,七、工作目标及其计划性,3.明确工作目标 怎样制定工作计划 年度计划 季度计划 月度计划 周计划

13、每天工作任务,工作计划表要素： 序号 任务内容 拟完成时间 相关责任人 检查监督人 备注,七、工作目标及其计划性,3.明确工作目标 制定工作计划6W3H法则 What：任务的内容和目标 Why：为什么要做这项任务 When：在什么时间段做 Where：任务发生的地点 Who：任务的参与人员，负责人 Which：选择何种方案 How to：用什么方法进行 How many：需要多少 How much：成本如何,工作计划表要素： 序号 任务内容 拟完成时间 相关责任人 检查监督人 备注,七、工作目标及其计划性,4.目标体系的SMART原则 S-Specific 具体，不能笼统； M-Measura

14、ble 可度量， A-Attainable 可实现，指付出努力的情况下 可以实现，避免过高或过低的目标。 R-Realistic 现实性，指目标是实实在在的。 T-Time bound 时限，完成目标的期限。,七、工作目标及其计划性,1.“80、20”法则运用 先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论： 做重要的少数事情,八、分清工作的轻重缓急,请运用“80、20”法则，找出自己日 常工作任务中重要的20%。 个人模式：自发回忆法 团队模式：头脑风暴法,现场思考：,八、分清工作的轻重缓急,.工作任务重要程度分析,八、分清工作的轻重

15、缓急,宏观,微观,从微观到宏观,较重要,次重要,从次重要到较重要,注：重要度取决于任务本身对战略的影响力,.工作时间紧迫性分析,八、分清工作的轻重缓急,时间性强,时间性弱,时间性从弱到强,优先,次优先,优先度从小到大,注：紧迫性取决于任务本身时间性的强弱,.工作优先级综合分析 四象限坐标图,重要度,紧迫性,A 重要而且紧迫, 紧迫但不重要,D 不重要不紧迫, 重要但不紧迫,八、分清工作的轻重缓急,请运用四象限方法排列你的工作：,八、分清工作的轻重缓急,1.并行工作模式 什么情况下能并行工作 举例,九、时间管理的统筹技巧,2.串行工作模式 什么情况下必须串行工作 举例,九、时间管理的统筹技巧,3.并行串行如何兼顾 学一点统筹学,九、时间管理的统筹技巧,4.工作任务转移 学会