《档案所需编研材料》ppt课件

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1、档 案 所 需 编 研 材 料,一、全宗卷的含义,就是能够说明和反映全宗历史概况的材料，并以全宗为单位所组成的专门案卷。 全宗卷是档案馆或档案室在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。,二、全宗卷的内容,1、全宗单 2、全宗介绍 3、机构沿革 4、交接文据 5、销毁档案的请示报告与清册 6、

2、档案检查情况记录 7、本单位的分类方案及保管期限表 8、统计年报 9、大事记 10、立卷说明,全宗卷编制原则,1、档案馆或档案室对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 2、全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3、全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。,全宗介绍,又称全宗指南。实质上是以文章传述的形式概括介绍某一全宗档案情况的参考性资料。内容一般包括立档单位情况与全宗档案情况两部分。,全宗介绍格式与写法,一、立档单位名称 二、全宗号 三、立档单位的基本情况 （一）立档单位和全宗历史概况 1、

3、单位机构沿变 例1、赣马镇驻地城里村，在县城西北，下辖43个村民委员会，1957年成立赣马乡，1958年9月11日建成赣马人民公社，1983年7月复为赣马乡，1985年7月撤乡建为赣马镇。赣马为赣榆故城，马为镇内大集市马厂，各取首字，合字为镇名。,例2、1964年1月从人行分出一部分人员成立了中国农业银行赣榆县支行，下设2个营业所，1965年12月与人行有重新合并。 1979年11月3日，根据国务院（1979）国发56号关于恢复中国农业银行的通知和省革委会苏革发（1979）68号关于恢复农业银行的通知精神，中国农业银行江苏省赣榆县支行经县委批准恢复。 1987年成立赣榆县农村信用合作联社，19

4、95年县联社与农行分开经营。 1996年成立政策性商业银行-农业发展银行，脱离农行，独立运营。,2、内设机构、人员编制情况 例1、档案局下设人秘科、指导科、管理科、编研科、信息科，共有编制16名 3、单位领导人任职情况（写主要领导人） 例、全国解放战争时期，县委组织部历任部长丁经武（1946年10月离职）、霍志仁（1946年10月1948年2月）、耿成（1948年26月）、阎国科（1948年6月1949年7月）、李川（1949年8月任职）；,基本完成社会主义改造和开始全面建设社会主义时期（1949年10月1966 年5月），县委组织部历任部长李川（1949年12月离职）、杜秉任（1950年1

5、月1951年7月）、尹世彬（1951年7月1952年11月）、 韩守奎（1952 年11 月1954 年5月）、陈有才（1954年6月1956年7月）、王从吉（1956年8月1957 年4 月； 1958年10月1960年6月；1962年12月1965年10月）、张我勤（1957年4月1958年10月）、促维勤（1960年6月1962年12月）、曹帮伦（1965年10月任职），,文化大革命时期 社会主义现代化建设新时期 4、单位职能情况 例、 县委组织部是县委的办事机构，其基本任务是：贯彻执行县委和上级党委制定的组织工作路线、方针、政策、负责全县股级以上干部的考察、选拔、使用，辅佐县委加强各级

6、领导班子建设、党的基层组织建设、党员教育和管理，以及老干部的安置、党员干部和组织建设的年终统计工作，并负责落实党的干部政策和管好用好党费，确保党的组织路线在组织工作中的正确执行。,四、全宗内档案情况,1、 有那些档案门类 例、到2010年5月1日，本全宗内有文书档案、会计档案、实物档案、照片档案等等 2、档案数量 例、共有档案卷（件、盒），其中文书档案到目前共有1000卷，2000件，其中永久长期短期，实物档案,3、文书档案内容 例、永久的有工作总结、花名册、调资等等，长期的有半年工作总结等等,全宗介绍,一、立档单位名称 二、全宗号 三、立档单位的基本情况 立档单位和全宗历史概况 1、单位机构

7、沿革 2、内设机构，人员编制情况 3、单位领导人任职情况（写主要领导人）,4、单位职能情况 四、全宗内档案情况 1、有哪些门类档案 2、档案数量 3、文书档案内容,机构沿革,含义：组织沿革，也称组织机构沿革。是系统记载一个机关、一个地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种档案参考资料。 内容：地区、专业系统或机关历史概况；行政区划、建制变更情况；机关成立、合并、撤销和复建的情况；机关名称变更、办公地点迁移情况；机关性质、职权范围、主要任务及其变化情况；机关隶属关系、所辖机构和地区范围及其变化情况；机关主要领导人的任免情况；机关领导体制及其变化情况；机关人员编制及其变化情况；,机关

8、内部组织机构的设置及其变化情况；主要内部组织机构的职能及其负责人的任免情况；其他与所谓“组织”有关的情况。上述内容归结为“五大要素”：机关性质和主要职能；隶属关系；人员编制；内部机构设置；领导成员的组成。,特点 第一，它着重记述和反映机关自身在组织系统方面的有关情况，至于该机关做了哪些工作，开展了哪些活动，取得了哪些成绩等，则不在组织沿革的记述范围之内。 第二，它以系统地反映该机关自身发展、变化的历史过程为主要目的，而不能片面、孤立、静止地只记一时的情况，否则就不能称之为“沿革”了。,体例和形式 1、编年法 这种体例是以年度为单位，以年度先后为顺序，逐年编列机关自身各方面情况的一种方法。通常在

9、年度再分问题或设项来记述或填写有关情况，即采取“年度问题（或项）”的形式。此方法适用于变化较多、较频繁的机关。 2、系列法 这种体例是以机关内部的组织机构为主线，将每一个组织机构的人员编制、主要负责人的沿袭、变化等情况，分别作为一个系列来加以记述或填写。此方法适用于组织系统比较稳定的机关。,3、阶段法 阶段法是根据机关历年来自身变化的特点，将其历史划分为若干阶段，再于每个阶段中，分别记述和反映机关自身各方面的情况及变化。 采用阶段法，首先要正确划分阶段。阶段划定之后，还有一个重要问题需要进一步解决，这就是如何把每一阶段中的情况记述和反映清楚，不同中阶段可以分别采用不同的结构和记述方式。主要有两

10、种情况：一是采用单层结构，即在阶段下直接按时间顺序加以记述；二是采用复式结构，即在阶段之下先分问题或系列，再将每个问题或系列的内容按时间顺序加以记述，形成“问题（或系列）时间”的结构形式。,4、问题法 问题法，就是通过对机关自身组织体系发展演变的历史进行深入系统的研究，抓住主要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把机关自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题一个问题地加以记述。 采用问题法，首先需要明确列出问题。由于所列问题大小不同内容繁简不一，在具体编写每一个问题时，其结构安排和记述形式也可以灵活处理。比较简单的问题，可以采用单层结构，直述其事。如果该问题内容比较繁杂，则可以采

11、用复式结构，即于该问题之下或者再列若干小问题，或者再分若干历史阶段，或者再设若干系列，最后才分别具体记述。由于采用问题法编写组织沿革有较强的灵活性和针对性，所以被许多单位编写时采用。,格式与写法 （一）立档单位情况简介 1、单位机构沿变 2、内设机构人员编制 3、单位职能情况 （二）领导人变化情况一览表,编写要求：要使编写出来的组织沿革全面、真实、实用性强、具体做到： 1、要真实可靠。就是说所记载的情况与客观事实相一致，要实事求是地记录机关（内设机构）各个时期的名称变化情况，每一个领导人姓名、职务和主管工作。领导人姓名要用常用名，机构名称要用全称，如出现个别机构名称或领导人姓名等考证不准时，要

12、在说明栏里注明。 2、要全面完整。就是要全面完整地反映出整个组织沿革的全貌。不得以任何理由和原因而漏记或不记该记述的内容。,交接文据,1、档案室与档案馆之间的交接 2、档案员之间的交接,销毁档案的请示报告,关于对赣榆县职教办到期档案的鉴定报告 档案的存在和利用对社会发展起着重要的作用，档案馆是集中保存档案的基地，为了进一步优化馆藏，充分发挥档案的作用，赣榆县档案馆抽调了人员成立鉴定小组于2003年8月25号对赣榆县职教办的到期档案进行鉴定。 为了保证鉴定工作的质量，鉴定小组本着严肃认真的态度，根据国家档案局制定的文书档案保管期限表用全面的历史的、发展的观点，从党和国家人民的整体利益出发，对县职

13、教办形成的短期进行了全面鉴定，此次鉴定的该全宗是从1982年到1988年，形成的短期保存的档案，共有7卷102件461页，经鉴定后，其内容为职工文化补课，收费标准、社会办学、岗位培训、成人教育改革等予以销毁。 此项鉴定，在鉴定人中认真努力下，对到期的短期档案进行逐卷、逐件、逐页的审查，有力地保证了鉴定工作的质量。,大事记,含义：大事记是用简明的文字按时间顺序扼要地记载一定历史时期内发生的重大事件，揭示重要事件和活动的发生、发展过程以及它们之间的关系的参考资料。以时为经，以事为纬，简明的记载和反映一定范围内各种重要史实的资料和工具书。,大事记的选事原则：紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全

14、貌，突出重点，大事要事必载，小事琐事不取。 大事记的内容：由大事的时间和大事记述两部分组成展示历史发展的概貌和规律，应选择影响大、具有历史意义和查找利用价值的事件。,1、机关综合性大事记的选事范围 机关综合性大事记的选事范围包括： （1）本机关召开的各种重要会议； （2）本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件； （3）本机关成立、撤销、合并、复议以及内部机构设置、变化情况 （4）本机关隶属关系和职能范围的变化情况； （5）本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动；,（6）本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大的科研成果； （7）本机关参加上级机关和其

15、他机关召开的重要会议的情况； （8）上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评以及来本机关检查指导工作的情况； （9）本机关向下级机关或基层单位派出调查组、工作组以及检查指导工作的情况；,（10）本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故； （11）本机关开展的重要外事、外贸活动； （12）本机关所属范围内知名英雄、模范的主要事迹及其活动情况； （13）报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报道； （14）其他重大事件和重要情况。,2、企业综合性大事记的选事范围 企业综合性大事记的选事范围包括： （1）本企业生产、经营、技术改造、科研成果、重点建设项目的情况； （2）本企业召开的重要会议； （3）本企业制定的重要政策和规章制度以及发布的重要文件； （4）本企业成立、撤销、复建情况 （5）本企业主要领导人任免，内部机构设置及变化情况； （6）重要协议、合同的签订； （7）重要文件以及重大、恶性事故；,（8） 本企业及职工受奖惩的主要情况； （9）本企业开展的重要文艺、体育、教育活动； （10）本企业开展或参与的重要外事、外贸活动； （11）上级领导机关和业务主管机关报来企业视察、调研的主要情况； （12）其他应予记述的重要事项。,大事记编写要求： 1、内容要真实，观点正确。所记述的内容要符合客观实际，不得随意加进编者的主观见解，更不准歪曲事实。 2、文字要简明、扼要。对所记载的内容一定