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1、,重庆普什公司写作骨干培训 公文写作辅导讲座 五粮液集团公司办公室 李其淳 二一一年六月十八日,五粮液集团公司办公室,写作，是现代人的一种十分重要的基本素质。 公文写作，对于担负着办公室文秘工作责任的员工来说，是重要的工作技能。,五粮液集团公司办公室,一、公文规范的内涵。 1、行款格式规范。 （1）公文处理办法对文种的具体要求。 （2）公文处理办法对公文格式的具体要求。 （3）国家文字委员会和新闻出版署对汉语语言文字出版印刷的规范要求。,五粮液集团公司办公室,2、语言文字规范。 意义： 首先是交流效率和质量的要求。 其次是民族团结统一的要求。 第三是高层次普法的要求。,五粮液集团公司办公室,（
2、1）语言要规范。现代汉语概念：以北京语音为标准音、以北方方言为基础方言，以典范的现代白话文著作为语法规范的普通话。 （2）文字要规范。汉语常用字表6763个汉字（其中，常用字3755个、次常用字3008个）应当熟悉；杜绝错别字；不用繁体字和异体字；书写或打字必须讲究正确与规范。,五粮液集团公司办公室,（3）标点符号要规范。 必须以国家文字委员会和新闻出版署1990年3月颁布的标点符号用法为标准。 国家技术监督局下发的标点符号用法与之多有抵触，应予警惕。,五粮液集团公司办公室,3、内容规范。 （1）必须符合党和国家的方针政策。 （2）必须与上级组织的规定和要求相一致。 （3）必须符合本行业和本企
3、业的规定（一是政策，二是有效传统，三是本行业或企业的现行规定）与实际。,五粮液集团公司办公室,（二）公文规范的依据。 1、国家行政机关公文处理办法（国发【2000】23号，2000年8月24日），共13类文种。 2、中国共产党机关公文处理条例（中办发【1996】14号，1996年5月3日），共14类文种。,五粮液集团公司办公室,3、中央企业工委关于中央企业公文处理有关问题的规定。只有请示、报告、意见和会议纪要等4类“常用文种”。 4、行业（上级）公文处理实施细则。 5、本企业公文处理实施细则（五粮液集团公司2006年117号文件）。,五粮液集团公司办公室,（三）公文种类及其应用范围 1、命令（
4、令）。用于公布法规和规章，宣布实施重大强制性措施，任免人员，嘉奖有关单位或人员。 2、决议。用于经会讨论议通过的重要决策事项。 3、决定。用于安排重要事项或者重大行动，奖惩有关单位或人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。,五粮液集团公司办公室,4、指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。 6、通告。用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 7、通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。,五粮液集团公司办公室,8、通报。用于表彰先进，批评错误，传达
5、重要精神或情况。 9、议案。用于各级政府向同级人大或人大常委会提请审议事项。 10、报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 11、请示。用于向上级机关请求指示、批准。,五粮液集团公司办公室,12、批复。用于答复下级机关的请示事项。 13、条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 14、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 15、意见。用于对重要问题提出见解或处理办法。（全能文种，对上、对下、对平行均可使用。）,五粮液集团公司办公室,16、函。用于不相隶属机关之间商洽工作，咨询和答复问题，请求批准和答复审批事项。 17、
6、会议纪要。用于记载、传达会议情况和议定事项。惟一不用盖公章的公文（其他公文产生法律效力的依据就是盖公章）。,五粮液集团公司办公室,（四）公文格式。 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17个部分组成。,五粮液集团公司办公室,1、保密等级。涉及国家或企业秘密的公文，应当标注密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明分数序号。标注位置，在首页首行靠右顶格位置。,五粮液集团公司办公室,2、紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特级”、“急件
7、”。其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标注在首页首行靠右顶格位置。 （若同时是机密和紧急文件，紧急程度则标注在第二行相同位置。）,五粮液集团公司办公室,3、发文机关。 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。 联合发文，可以只用主办机关版头，也可并用联署机关名称，主办机关应排列在前面。 发文机关版头，下行文应当在首页第三或第四行位置印制。 上行文应当在首页上部空三分之一位置印制，以便给上级领导以足够的批示空间。,五粮液集团公司办公室,4、发文字号。发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。年份须加方括号“ ”，序号数字后缀一个“
8、号”字。 5、签发具名。上行文应当标注签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,五粮液集团公司办公室,6、公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般还应当标明发文机关。完整的公文标题，应当是“发文机关公文主要内容文种”。公文标题中，除法规、规章、文件、文章等名称加用书名号以外，一般不用标点符号。 7、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。一般位置在标题之下、正文之上，向左顶格。,五粮液集团公司办公室,8、正文的写作格式，按国家文字委员会和新闻出版署的规定执行。 一是各段首行空2字（4个字符）。 二是独立成段的
9、引用文字，整段的有效图文区各行左边均空两个字（各段首行仍须再空两字位，共空4个字）。,五粮液集团公司办公室,9、公文如果有附件，应当注明附件顺序和名称。其位置在正文之后，自成一行，左面空两个字，标“附件”二字，加冒号，后面接着列出附件名称全称。 如果有两个或多个附件，须逐一标明附件名称全称（须与后面所列附件的名称完全一致，这是附件产生法律效力的要求），并用“1、”、“2、”、“3、”标明顺序，每个附件自成一段。,五粮液集团公司办公室,如果附件名很长需要提行，第二行的首字应与第一行的首字标齐。 附件应在文件之后另页排印，并在首页首行左顶格位置标明“附件：”二字。 多个附件，应每个附件另起一页排印
10、，并标明“附件1：”、“附件2：”,五粮液集团公司办公室,一份公文若是专为转发一个文件而形成的，被转发的文件不标注“附件”，但被转发文件应按附件的要求，另起一页排印。 如是转发多个文件，则只能按一般文件附件处理，逐一标注清楚，以保证公文的完整性。,五粮液集团公司办公室,10、发文机关署名。 国务院办公厅公文处理办法已不作强调，但要求公文标题必须是要素完整的“发文机关事由文种”格式。 经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发的中国共产党机关公文处理条例仍然要求发文机关署名。 集团公司117号文件公文处理办法不强调发文机关署名。,五粮液集团公司办公室,11、公文印章。 公文除“会议纪要”
11、和以电报形式发出的以外，均应当加盖印章。 联合上报的公由主办机关加盖印章。 联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。,五粮液集团公司办公室,12、成文日期。 会议通过形成的公文，以通过时间为准。 领导签批生效的，以负责人签发的时间为准。 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。 电报以发出日期为准。除决定、决议等公文之外，成文时间一般都在单位落款之下位置。,五粮液集团公司办公室,13、公文附注。 公文若有附注（需要说明的其他事项，如“此件发至XX级公司”），应当加括号标注。位置在成文时间之后另起一行，左空2个字向右标注。 （“请示”需要标注的联系人和电话号码，也按这个要求办。）,五粮液集团
12、公司办公室,14、主题词。 公文应当标注主题词。 上行文按照上级机关的要求（主题词表）标注主题词。 位置在公文末页下方，“抄送机关”之上，左顶格处，用黑体三号字标“主题词：”。 主题词的内容用三号宋体字，每个词之间空一个汉字（两个字符）位置。,五粮液集团公司办公室,15、抄送机关。 抄送机关指除主送机关（报送和发送）以外需要执行或知晓公文的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 一般按对上对下分为抄报、抄发两种情况。 整个栏目和各栏之间均用细实线（与有效图文区横向等长）装点，其有效图文区左右各缩减一个汉字（两个字符）的位置。,五粮液集团公司办公室,多个抄送单位之间，用逗号“，”间隔，每栏终了
13、用句号“。”煞尾。 （有些公文，如命令、令、决定、意见、纪要等，需要标注主送单位的，标注在主题词之下、抄送之上，按对上或对下分别设置“报送”或“发送”栏。其要求与抄送栏完全一致。）,五粮液集团公司办公室,16、印制版记。 印制版记由印制单位和印制时间两部分组成，位置在抄送机关栏之下。和抄送机关栏要求基本一致，只是不用标点符号。最后仍然需要点缀一条细横线。,五粮液集团公司办公室,17、其他格式要求。 （1）文字从左到右横写、横排。 （2）公文各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。 （3）上行文用纸要规范。一般采用国际标准A4型（210mm297mm）。张贴的公文，用纸大小根
14、据实际需要确定。 （4）左侧装订。,五粮液集团公司办公室,（五）公文写作常见问题 1、文种误用。 （1）请示与报告混淆。其区别：一是事前与事后；二是答复与否；三是是否陈述理由；四是可否向下转发。 （2）管理关系不清。不相隶属关系的机关之间联系工作，应该用“函”，不应当用请示或报告。 2、行款格式不规范。,五粮液集团公司办公室,（1）主送机关位置不正确。 命令、令、决议、决定、条例、公告、通告、规定等不标注主送机关，其他公文均须标注。 通知、报告、请示、批复、函、指示等公文标注标题之下、正文之上。 其他公文（意见、纪要）要么不标，要么标注在主题词之下、抄送之上。,五粮液集团公司办公室,（2）发文
15、机关与发文时间的相对位置不对。 发文时间的首字，应当在发文机关下面一行第三字处或者中间字位置，往右排列。 不应该追求二者的“梯形”排列效果。,五粮液集团公司办公室,（3）自成一段的引用文字排版不正确。 自成一段的引用文字的有效图文区，左边应当比正文少两字（4个字符位置）。 其下一段的格式应当注意： 若是直接解释引用文字的，该段首行首字必须顶格，不能空格。 若是谈其他问题，则应当按正常的段的格式，首行空两格。,五粮液集团公司办公室,（4）发文单位与印章文字不一致。 （5）用印歪斜，压住正文，或者没有“骑年盖月”。,五粮液集团公司办公室,1、语言文字不规范。 （1）不符合普通话规范，用方言土语。
16、（2）不注意时代特征，用陈旧、淘汰的语汇。 “年关”、 “同仁”等。 尚未规范的“新兴人类”语言，如“酷”、“爽”、“很青春”等。,五粮液集团公司办公室,（3）忽视语法规则，产生病句现象。 减少（降低）只能用实数或比例，而不能用倍数。 （4）忽视标点符号，影响文稿表达。,五粮液集团公司办公室,（5）分层序码不规范。 常见的误用现象举例： 1）2）3）4）5） （一）、（二）、（三）、（四）、 甲、乙、丙、丁、,规范的分层序码 第一层：一、二、三、四、五、 第二层：（一）（二）（三）（四）（五） 第三层：1、2、3、4、5、 第四层（1）（2）（3）（4）（5）,五粮液集团公司办公室,（6）其他问题。 文牍主义影响。不考虑应不应该发文，发文过多，过分随意。 文风不端正。言过其实；华而不实；生字僻词。 多头请示。一件事情同事请示两个或以上上级，所的批复可能意见不一，因而无法贯彻。 在报告中夹带请示事项。按规范，报告是可以不作答复的，这样有可能误事。,五粮
