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1、学科分类号 湖南人文科技学院专科学生毕业论文题目电子文档管理相关问题探讨姓名学号院(系)专业班级 指导教师2011年 5月20 日湖南人文科技学院专科学生毕业论文（设计）评审表作者姓名专业、班级学 号论文题目电子文档管理相关问题的探讨指导教师完成时间内容摘要）学生填写（ 信息技术的不断发展，产生了电子文件档案，随着全球化、信息化和网络化的发展，任何人都可自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，不可避免地面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等，通过对电子文件档案的概念、特点分析电子文件档案管理中存在的一系列问
2、题。指导老师评语及建议分 指导教师： 年 月 日系评审小组评定结论： 组长： 年 月 日备注：湖南人文科技学院专科学生毕业论文（设计）开题报告1选题的根据：1）本选题的理论、实际意义 计算机的诞生带来了电子商务、电子货币、电子军事、电子政府等一系列新工作方式与生活方式。随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。由于电子文件档案的出现和发展时
3、间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。2研究内容（1）电子文件档案管理面临的主要问题（2）电子文件档案管理主要问题的解决方案（3）浅谈电子文档管理发展趋势及总结3进程安排和采取的主要措施：2011年3月10日-2011年3月15日：完成论文开题。2011年3月18日2011年4月1日：文献阅读。2011年4月2日2011年5月1日：完成论文写作。2011年5月2日2011年5月20日：整理论文，修改定稿。4参考文献：1 冯惠玲.电子文件管理
4、教程M北京:中国人民大学出版社.20012 董永昌.何嘉荪.电子文件与档案管理M上海:百家出版社.2001.3 朱汇川.论元数据在电子档案管理中的应用J上海:安徽科技2008（10）4 刘文清.计算机网络技术基础M北京:中国电力出版社,2005.5 唐雪妍.浅谈电子档案的管理北京:兰台世界.2006(15).6 张文亮.关于电子档案管理的思考J云南:云南档案2008(9).7 赵晏.浅谈加强电子档案管理J.商业文化(学术版)2009（12）.8 夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策J北京:新西部(下半月)2009.9 景红.电子文件信息安全问题与对策M北京:档案与建设2000，(8).
5、10 金波.办公自动化对档案管理的影响M上海:档案学通讯，1996.(6)5.指导教师意见：签名： 年 月 日 电子文档管理系统相关问题探讨(湖南人文科技学院计算机科学技术系）摘要：信息技术的不断发展，产生了电子文件档案，随着全球化、信息化和网络化的发展，任何人都可自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，不可避免地面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等，通过对电子文件档案的概念、特点分析电子文件档案管理中存在的一系列问题。 关键词：电子文件；对策；开发和利用；规范措施引言: 计算机的诞生带来了电子商务、电子
6、货币、电子军事、电子政府等一系列新工作方式与生活方式。随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。1电子文件档案概述及特
7、性1.1电子文件档案概述国际档案界认识到计算机对档案的影响可以追溯到40多年前。1961年在伦敦举行的第九次国际档案圆桌会议上曾将数据自动化处理列入会议的议程，1968年，马德里国际档案大会呼吁，档案人员要准备迎接计算机时代的到来。1971年，第十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍弟埃强调，现在是确定档案部门应用计算机政策的时候。其专门术语的发展经历了机读文件、机读档案、电子文件等几个阶段，最近几年出现“归档电子文件”、“电子档案”的提法。 美国联邦文件管理术语手册对电子文件的解释是：“其存储形式是只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数字处理文件”。美国联邦管理法规中对电子文件的解释是：
8、“电子文件包括数字的、图形的以及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”2002年，国家质量监督检验检疫总局发布的电子文件归档与管理规范将电子文档定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由此可见，电子文件(ElectronicRecords)是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。 1.2电子文件档案的特性 与以往各种形态的文件、档案相比，电子文件档案具有以下主要特点：1.2.1电子文件档案的优越性（1）直减轻了档案
9、管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。（2）微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集
10、不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。（3）微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。（4）微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但
11、是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。1.2.2电子文件信息与载体的相分离性
12、电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而内容却不发生任何变化，信号形态也无任何变化。1.2.3 信息形态的数字化信息形态的数字化与非人工识读性电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。在计算机内部，无论是传输还是运算、存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。对于这种经过复杂编码的信息人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能识读它。1.2.4 设备的依赖性电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件而具有生命力并发挥作用。从文件的制作、处理，以至
13、归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统，既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。1.2.5 信息的可变性、不安全性计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存，毫无痕迹。电子文件档案除上述特性外，还具有载体材料和信息技术的不稳定性、电子文件的信息共享性等。2电子文件档案管理面临的
14、主要问题 要对电子文件档案进行科学管理，必须分析其面临的一些主要问题。2.1电子文档的形成与档案管理脱钩的问题目前世界各国的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的，从国内档案管理情况来看,电子文件的形成者和最终的档案管理者大多不会是同一部门或个人,由于电子文档从形成到积累最后到归档缺少纺一标准和规范程序,加上形成者往往缺少档案管理意识,因此在日常的利用和管理中随意性很大,往往由于网络安全方面的因素或者人员交替等因素,使电子文件在保存、积累过程中出现损坏、信息不完整,甚至丢失的概率增大,致最后形成的档案不完整,甚至无法建立档案,这在部门电子文件归档中屡见不鲜。2.2多媒体等技术更新过快,电子文档永久保管难度大如果只限于单纯的文字处理,目前国内外标准化程度比较高,相对应的技术环境也比较简单,电子文档的长久保管并不十分困难。但是伴随着多媒体和网络技术迅速的普及和广泛应用,在实际文件形成中,大量的声音、图像和不同格式的插件参插其中,使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂,电子文件就成了多种信息的混合物。同时由于
