部分办公软件的联合应用

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1、第七部分 办公软件的联合应用,Word与其他应用软件的联合操作 Excel与其他应用软件的联合操作 PowerPoint 与其他应用软件的联合操作,Word与其他应用软件的联合操作,使用宏提高编辑效率 在文档中应用图表 在文档中插入对象 制作Web页 Word与Office各组件间的信息共享,使用宏提高编辑效率,宏的录制与运行 将宏指定到工具栏、菜单或键盘上 创建可自动执行的宏 文档之间复制宏,宏的录制与运行,注意：录制时接受所有键盘命令，但只接受部分鼠标操作（如选择菜单和对话框）；移动选择文本时必须使用键盘；不记录退格键删除的文本。一般在录制前先选择对象。 选择“工具”/“宏”/“录制新宏”

2、，在“录制宏”对话框中输入宏名称（不能含空格）；在“将宏指挥定到”框中选择运行宏的方式；在“将宏保存在”中选择保存该宏的模板；设置好后单击确定，就开始录制；单击“停止录制”按钮停止。 选择准备运行该宏的对象；选择“工具”/“宏”/“宏”，在“宏”对话框列表中选择需运行的宏，单击“运行”。,将宏指定到工具栏、菜单或键盘上,将宏指定到工具栏或键盘，可不通过宏对话框查找运行宏，提高效率。 若将指定到菜单或工具栏上，在“录制宏”对话框中单击“工具栏”，弹出“自定义”对话框，在“命令”列表中选择宏命令名，并将其拖到工具栏的合适位置；若指定到菜单，需先打开下拉菜单，然后拖到菜单上即可；若单击“键盘”，则弹

3、出“自定义键盘”对话框，插入点置于“请按新快捷键”框中，并按Ctrl+字母键，单击“指定”按钮。 将已有的宏指定到工具栏、菜单和键盘：选择“工具”/“自定义”，再选择“命令”选项卡；在宏列表中选择所需的宏，将其拖到工具栏或下拉菜单，或单击“键盘”按钮，将其指定给键盘。 在“自定义”对话框中单击“更改所选内容”下拉按钮，可删除、重命名宏，还可复制、粘贴、编辑、修改按钮图标。,创建可自动执行的宏,Word提供了五个可在启动和退出Word、打开和关闭文件时自动执行宏命令的名称。 AutoExec 启动时执行 AutoExit 退出时执行 AutoNew 新建文件时执行 AutoOpen 打开文件时执

4、行 AutoClose 关闭文件时执行 前两个必须存放在通用模板，其他三个可存放在通用模板，也可存放在其他文档模板。,文档之间复制宏,打开要应用宏的文档； 选择“工具”/“宏”/“宏”，打开“宏”对话框； 在对话框中单击“管理器”按钮，打开“管理器”对话框，如图； 单击“在Normal.dot中”框下面的“关闭文件”按钮，再单击“打开文件”按钮，查找到提供宏的模板文件，单击“打开”； 在右侧的列表框中选择要复制的宏，单击“复制”按钮。,在文档中应用图表,图表的创建 修改图表中的数据,图表的创建,由文档中的各种表格生成图表 直接插入图表对象 链接其他程序中的数据以创建图表,由文档中的各种表格生成

5、图表,选中要生成图表的表格； 选择“插入”/“对象”，打开 “对象”对话框； 单击“新建”选项卡，在 “对象类型”列表中选择“Microsoft Graph图表”，再单击“确定”； 可在此基础上更改图表类型和编辑图表。,直接插入图表对象,选择“插入”/“对象”，打开“对象”对话框； 单击“新建”选项卡，在“对象类型”列表中选择“Microsoft Graph图表”，再单击“确定”； 可在缺省的数据表内输入所需信息进行修改；也可选择“编辑”/“导入文件”，以从其他文件中导入数据。,链接其他程序中的数据以创建图表,将图表与外部应用程序中的数据相链接，使其随着外部数据的变化而自动变化 创建链接 更改

6、断开链接,创建链接,在源应用程序的文档中，选择要与Word图表链接的数据，如Excel工作表中的单元格数据，执行“复制”命令； 在Word文档窗口中双击原有的图表； 选择“编辑”/“粘贴链接”命令； 单击“确定”,更改和断开链接,在Word中双击图表，将插入点置于数据表内； 选择“编辑”/“链接”命令，打开对话框如图； 单击“更改源”按钮，在“更改链接”对话框中输入重新链接的文档名称。 若需断开链接，只需单击“断开此链接”。,修改图表中的数据,双击激活Word中的图表； 窗口菜单即变成对数据表和图表进行编辑的菜单； 选择相应菜单即可选择图表类型和进行各种编辑。,在文档中插入对象,插入声音 插入

7、水印 插入视频 插入Excel工作簿文件 插入演示文稿图标,插入声音,打开一个文档，光标置于要插入声音的位置； 选择“插入”/“对象”，打开“对象”对话框； 在对话框中选择“由文件新建”选项卡，单击“浏览”按钮，要插入的声音文件，单击“插入”按钮； 在对象对话框中选择“显示为图”复选项； 单击“更改图标”按钮，可更改图标； 选择声音图标，选择“格式”/“对象”命令，设置图标的大小； 双击声音图标，即可激活。,插入水印,插入点置于文档的任意位置，选择“格式”/“背景”/“水印”，打开“水印”对话框； 若选择“图片水印”，则单击“选择图片”按钮； 若选择“文字水印”，可选择文字内容、字体、大小、颜

8、色和版式。,插入视频,插入点定位于文档中的任意位置，选择“插入”/“对象”，打开“对象”对话框； 选择“由文件新建”选项卡，单击“浏览”按钮查找视频文件，选择后单击“插入”； 在对象对话框中选择“显示为图”复选项； 单击“更改图标”按钮，可更改图标； 选择视频图标，选择“格式”/“对象”命令，设置图标的大小和版式； 双击视频图标，即可激活。,插入Excel工作簿文件,插入点置于文档的下方，执行“插入”/“对象”，打开“对象”对话框； 选择“由文件新建”选项卡，单击“浏览”按钮，选择Excel工作簿文件，单击“插入”； 双击插入的工作簿将其激活，选择“插入”/“图表”，即可创建所需的图表； 双击

9、图表，再在图表上右击，选择“图表类型”或“图表选项”，可对图表进行各种编辑。,插入演示文稿图标,插入点置于文档所需位置，选择“插入”/“对象”，打开“对象”对话框； 选择“由文件新建”选项卡，单击“浏览”按钮查找选择演示文稿文件，单击“插入”； 选择“显示为图标”复选项，单击“更改图标”按钮，修改图标； 选择“格式”/“对象”，对图标进行设置和修改。,制作Web页,创建Web页：可以选择“Web版式”视图；可以在“新建”对话框中选择Web向导或模板（必须安装Web组件）；可以将现有文档“另存为网页”。 编辑Web页：与编辑Word文档类似。但也可选择“工具栏”/“Web工具箱”，以创建滚动文字

10、、添加音频和视频等。 创建超级链接：“插入”/“超级链接”；,Word与Office各组件间的信息共享,用链接和嵌入对象的方法共享信息 与Excel间的信息共享 与Powerpoint的信息共享,用链接和嵌入对象的方法共享信息,使用链接和嵌入对象的方法可以在应用程序之间共享信息； 二者的区别主要在于数据存储于何处，以及在将数据放入目标文件后是如何进行更新的； 在链接对象的情况下，链接的数据存储于源文件中，目标文件中仅存储源文件的地址，并显示链接文件的图标（表象）。考虑文件大小时使用此方法。 在嵌入对象的情况下，嵌入对象是目标文件的一部分，一旦插入，不再是源文件的一部分。,与Excel间的信息共

11、享,使用复制/粘贴命令，完全变成Word表格，与原Excel工作表无任何联系。 使用链接的方法：同时打开Word文档和Excel工作表；选择Excel中的所需数据或图表，执行“复制”命令；在Word中选择“编辑”/“选择性粘贴”，在对话框中选中“粘贴链接”，在“形式”框中选择一种形式；若选择“显示为图标”，则以图标显示；当对源数据修改时，可选择“编辑”/“链接”进行更新，目标数据自动修改。 使用嵌入的方法：在Word文档中确定嵌入位置；选择“插入”/“对象”；在“对象类型”列表中选择“Microsoft Excel 工作表”或“Microsoft Excel 图表”；双击进行修改。,与Powe

12、rpoint的信息共享,使用复制/粘贴命令将Powerpoint中的文本或图片插入到Word文档中； 通过“插入”/“对象”，可将演示文稿或幻灯片嵌入或链接到Word文档； 选择“文件”/“发送”，将幻灯片“粘贴”或“粘贴链接”到Word文档，也可只发送大纲。,Excel与其他应用软件的联合操作,Excel的宏操作 创建超级链接 发布Web页,Excel的宏操作,记录宏：选择“工具”/“宏”/“录制新宏”； 运行宏：选择“工具”/“宏”/“宏”； 编辑宏：选择“工具”/“宏”/“宏”；在对话框中选择需编辑的宏，单击“编辑”按钮； 指定宏,指定宏,指定到键盘 指定到工具栏 指定到图片或按钮,指定

13、到键盘,选择“工具”/“宏”/“宏”，在“宏”对话框中的名称框中输入要指定快捷键的宏名称； 单击“选项”按钮,弹出“宏选项”对话框，如图； 在“快捷键”框中输入一个字母或Shift+字母，单击“确定”按钮。,指定到工具栏,选择“视图”/“工具栏”/“自定义”，弹出“自定义”对话框，如图； 单击“工具栏”选项卡中的“新建”，弹出“新建工具栏”对话框，给工具栏命名； 在“命令”选项卡中的“类别”框中选择“宏”，然后将“自定义按钮”命令从“命令”框中拖到“自定义工具栏”中，如图； 单击“更改所选内容”按钮，在弹出的“命名”框中输入自定义的按钮名称； 单击“指定宏”命令，在“名称”框中输入要运行的宏名

14、称，单击“确定”。,“自定义”对话框,指定到图片或按钮,在工作表中选择图片或按钮； 在其上右击鼠标，在快捷菜单中选择“指定宏”命令，弹出“指定宏”对话框，如图； 若将已有的宏指定给图片或按钮，可在宏列表中选择所需宏，单击“确定”；若记录一个新宏并指定给图片，则单击“录制”按钮。,创建超级链接,创建超级链接 设置超级链接属性 编辑超级链接,创建超级链接,将单元格文本或图形创建为超级链接 选择包含文本的单元格或图形； 选择“插入”/“超级链接”,弹出对话框，如图； 在四种链接方式中选择一种，并在“文件名称或网络名称”框中输入链接目标地址； 在“要显示的文字”框中输入单元格中的文字显示信息； 单击“

15、屏幕提示”按钮，可输入超级链接的提示信息。 使用工作表函数创建超级链接（HYPERLINK） 在单元格中输入“HYPERLINK(“链接地址”，“单元格中显示的文本”)”。,“插入超级链接”对话框,设置超级链接属性,选择“文件”/“属性”，显示如图； 单击“摘要”选项卡； 在“超级链接基础”框中输入需用途超级链接基本地址的路径。,编辑超级链接,修改超级链接的文本或图形：选择超级链接的文本，在编辑栏进行修改；如果是图形，则在选择图形后使用绘图工具栏修改图形；若是图片，插入新图片，并指向相同目标的超级链接。 修改超级链接目标：选择超级链接的文本或图片，单击工具栏上的超级链接按钮。 修改超级链接文本

16、的显示方式：“格式”/“样式”，如图。,发布Web页,Web页发布的基本概念 在Web网上发布Excel数据 在Excel中查看HTML文件 将Web数据导入Excel文件,Web页发布的基本概念,使用交互式或非交互式数据：交互式允许网络用户查看并编辑；非交互式只允许简单浏览，不允许编辑。 存储并发布Web页的基本内容：在Excel中建立Web页后，首先将其存储或发布到某一特定位置，并对其测试和浏览，然后将其发布到Web服务器。 编辑Web页：发布后的Web页可对其进行编辑修改，并保存成Web页，然后再重新发布。 准备Excel数据：备份原工作簿；准备交互式或非交互式数据；建立超级链接；预览、预测数据。 发布Web页的软件硬件环境：发布交互数据，需Office专业版、安装Web组件、浏览器、网络协议、服务器URL等；发布非交互性数据只需安装需Office专业版和浏览器。 预览Web页：“文件”/“Web页预览”。,在Web网上发布Excel数据,发布整个工作簿 发布非交互式数据或图表 发