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1、1,第 6 章 Office应用,2,主要内容,文字处理软件Word 电子表格软件Excel 电子演示文稿软件PowerPoint,3,6.1 文字处理软件Word,文档的输入规范 Word窗口中的特殊元素 Word中的主要视图功能 Word文档基本操作 Word文档的格式编排 Word文档的自动排版 制作Word表格 Word图文混排 文档的打印输出,4,Word窗口中的特殊元素,除了一般窗口所具有的元素外，还有： 文本区标记：插入点“”型光标和段落标记 任务窗格：2003新增 标尺：用于段落和页面的快速编排 拆分条：用于对文档的对照编辑修改 文本选定区：用于对操作内容的快速选定 视图按钮：
2、用于对各种视图的快速切换 选择浏览对象按钮：可分别选择对页、域、标题等对象定位和浏览,5,Word中的主要视图功能,Word提供了五种视图来显示文档： 页面视图：所见即所得，与打印效果相同 普通视图：不显示页的设置和图形等对象 大纲视图：用于显示和调整文档的结构，组织长文档 Web版式视图：便于显示和阅读文档 阅读版式视图:专门用来在屏幕上阅读文档的视图， 其他显示方式： 全屏显示、比例显示（视图菜单）、打印预览、文档结构图、并排比较,6,6.1.4 Word文档基本操作,文本编辑模式：插入模式和改写模式 段落标记：当一行到达右边界时不必进行换行，Word会自动换行。需要开始一个新行，按ENT
3、ER，则插入一个段落标记 空格：不需要为了对齐而人为地插入空格 插入点：需要编辑的位置单击，出现I形光标 撤销操作：工具栏上的“撤销”按钮 恢复操作：工具栏上的“恢复”按钮,7,全角、半角和中英文标点,对于汉字来说，全角和半角方式下的输入是一样的，而对于英文字符和阿拉伯数字，半角时，这些ASCII码字符只占一个字节；全角方式下，这些ASCII码字符要占二个字节。 全角/半角标识用满月和半月的符号表示。用户可用鼠标单击满月和半月的符号切换半角/全角方式。用【Shift+Space】键也可以完成半角/全角方式切换。 对于中英文标点，可单击标点符号按钮切换。 【Ctrl+ . 】,8,编辑文档（移动
4、和复制） Office剪贴板,复制 较长距离 选定+复制+插入点定位+粘贴 较短距离 选定+按下Ctrl键拖到目标位置 移动 较长距离 选定+剪切+插入点定位+粘贴 较短距离 选定+拖曳 快捷键 复制 Ctrl+C 剪切 Ctrl+X 粘贴 Ctrl+V,9,插入符号和特殊符号,在文本输入过程中应尽可能使用键盘和中文输入法提供的符号输入功能输入标点符号和常用符号。 插入特殊符号 符号工具栏 插入符号 插入英文,10,替换操作及技巧,Word提供了文本、格式、样式等的查找、替换和定位功能。 查找和替换 例： 查找文中所有的“Word” 查找文中所有为“标题3”的文字 将选定范围内所有的“.”替换
5、为“。” 将选定范围内所有的“中”字替换为“中”,11,替换操作举例,例：文中多处要将“清华”修改为“清华大学”，则 查找内容：清华 替换为：清华大学 但是，若查找范围内有“看清华中科大的奋斗目标 ” ？！ 则会变为“看清华大学中科大的奋斗目标 ” 所以，如若在大面积的文档中全部替换时，为了避免出现这类情况，应尽量使用逐个替换，或者提供更多的信息。单击“替换”按钮，而不是“全部替换”按钮，确认每一处替换，可避免出现错误替换的情况。,12,自动更正,自动更正功能可以帮助用户更正一些常见的输入错误、拼写错误和语法错误，这对英文输入很有帮助。 也可以利用自动更正功能，将一些中文缩写自动转换为全称。
6、如输入时键入“wit”，则自动更正为“武汉工程大学”。,13,拼写和语法,在Word中，可以自动检查文档中的拼写错误，当Word发现用户输入错误或有不可识别的英文单词时，会在该单词下面用红色波浪线标记。如发现的是语法错误，则用绿色波浪线标记。 如要关闭“拼写检查”功能，可从“工具”菜单单击“选项”命令，从对话框的“拼写和语法”选项卡中去掉拼写和语法的相应复选项即可。,14,6.1.5 Word文档的格式编排_字符格式,字体（中文字体和西文字体）如： 宋体、仿宋体、楷体、黑体、Times New Roman 字形 如： 常规、倾斜、加粗、加粗倾斜 字号 （中文初号八号，英文572磅值） 中文字号
7、越大字越小，西文字号越大字越大 修饰 （颜色、下划线、上、下标、动态效果等）,15,1、设置字符格式,若要修改某些文字的格式，应先选定文字，再进行修改；若不选定文字，而修改格式，则所作修改只对在插入点处今后输入的文字有效。 设置方式： 格式工具栏字体、字号下拉列表框和加粗、倾斜、下划线按钮 格式菜单/字体/字体选项卡 格式刷（单击一次复制、双击多次复制） 快捷键【Ctrl+=】：下标格式；【Ctrl+Shift+=】：上标格式 【Ctrl+Shift+C】：复制格式；【Ctrl+Shift+V】：粘贴格式 【Ctrl+B】：加粗格式； 【Ctrl+I】：倾斜格式； 【Ctrl+U】：加下划线格
8、式,16,2、设置段落格式 (对齐),文本中对齐方式包括（两端对齐、居中、左对齐、右对齐、分散对齐），选定文本或定位于需设置对齐方式的段落后，对齐方式的设置方法有： 使用格式工具栏或格式菜单或快显菜单中的段落项。,17,2、设置段落格式 (缩进),缩进包括（首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进）。 先选定或定位于需要设置缩进的段落，然后可通过 ： 格式段落缩进和间距特殊格式首行缩进； 拖动标尺上的缩进游标； 单击格式工具栏上的缩进量按钮，或TAB键。,18,2、设置段落格式 (间距),间距分为行间距和段间距。 行距决定段落中各行间的距离，默认为单倍行距。 段间距决定段落前后的空间，用来与其他的段
9、落分开。 格式段落缩进和间距中设置。 行、段落间距格式菜单（段落）,19,2、设置段落格式 (编号和项目符号),自动编号 选定格式项目符号和编号编号选择编号形式 项目符号 选定格式项目符号选择项目符号形式 多级符号 选定格式多级符号选择多级符号形式,20,3、设置页面格式,页面设置即页面格式（包括页面方向、页边距、版面、分页线、节的设置），页面设置效果只有在页面视图下才能反映出来。 页面设置对话框（文件菜单/页面设置） 纸张大小（A4、B5） 纸的方向（纵向、横向） 页边距（上、下、左、右边距）或在垂直和水平标尺上拖动页边距线,21,分栏,分栏必须在页面视图下操作！ 分栏时选定很重要，最好留出
10、一个段落标记不要选进去！ 分栏（格式分栏）分栏数、分隔线 在普通视图下看不到分栏，但可见分节线 如果发现分栏不成功，应及时撤销或到普通视图下删除分节线，不要重复错误操作！,22,首字下沉,“首字下沉”应在分栏后进行。 其设置方法是：定位要设置的段落之后，从“格式”菜单中选择“首字下沉”命令，从对话框中按需要选择“下沉”或“悬挂”，设置字体、下沉行数等即可。 如果要去除首字下沉，操作方法与设置时相同，只要在对话框的“位置”选项中选择“无”即可。,23,设置页眉和页脚,页眉和页脚（视图页眉和页脚）文档中每一页都出现的相同的内容都可以归为页眉或页脚 页码（插入页码）页码是页眉和页脚中的一个部分，所以
11、也可以通过页眉和页脚来设置 水印（视图页眉和页脚）水印是正文或图形。例如，某企业的标志，它在文档的每页中显示。不论将这些文本或图形放在页面何处，都可以打印出来，即打印时并不只限于页面的页眉和页脚处。也可以设置只在单页显示的水印。,24,6.1.6 Word文档的自动排版 1、自动排版的基本规范,(1) 不用空格键进行字间距格式的排版；尽可能不用或少用回车键来设置空行。 (2) 在长文档写作时，尽可能使章节标题对应Word提供的内置标题样式“标题1”“标题2”“标题3可以根据文章目录生成的次序选择标题的级别，不要跨级或通通使用“正文”样式。对标题的编号（包括编号前导符号、后置符号）采用Word提
12、供的多级符号自动编号。 (3) 对于非标题但又重复使用的段落格式，应该将其创建成一种段落样式。,25,2、自动排版的基础样式,样式是段落格式的集合，不同段落格式可以用不同的样式。如：正文、标题1、标题2等 样式设置方法：光标定位到要设置段落的任意位置，单击工具栏样式列表框中的下拉箭头，或单击格式菜单中的样式命令，在样式对话框中选择一种样式。 样式的修改：段落样式包括字体、段落、制表位、边框、编号等几方面的参数。可在“格式”菜单中选择“样式”，在样式对话框中“更改”相应的格式。,26,3、自动生成目录,长文档都应当有目录，利用目录可以快速地确定需要阅读的位置。对于长文档而言，手工创建目录既繁杂还
13、容易出错；特别是在长文档编辑过程中，如果对文档进行了修改，则目录必须跟着手工更改，维护困难。 单击“插入”菜单中的“引用”|“索引和目录”命令，在打开的“索引和目录”对话框中切换到“目录”选项卡。在对话框中设置显示级别（一般选3级）、显示页码、制表符前导符类型后，单击“确定”按钮，便自动生成目录。,27,4、模板,当多篇文档需使用相同的格式设置时，可以使用统一风格的模板 模板决定文档的基本结构和文档设置，例如段落样式、自动图文集词条、快捷键指定方案、宏、菜单、页面布局、特殊格式等等。 默认模板是共用模板（Normal 模板），也可以自定义模板。,28,6.1.7 制作Word表格 创建表格的几
14、种方式,单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮：可快速创建规则表格（小表格） 菜单中的“表格”|“插入表格”命令：可快速创建规则表格（大表格和小表格） 通过“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”、“擦除”按钮：可直接画或修改自由表格（规则的或非规则的表格） 还有一种特殊的方式：由文字转换成表格,29,重点：修改表格结构 这是创建一般表格的规范途径,通过合并与拆分单元格，可以将规则表格修改为非规则表格。 选定要合并的单元格或区域：工具栏或表格菜单中选“合并单元格” 选定要拆分的单元格：工具栏或表格菜单中选“拆分单元格”后输入要拆分的列和行数,30,6.1.8 Word图文混排,在Word中可插入的
15、图形对象包括： 剪辑库中的剪贴画 自选图形（各种线型、基本形状、箭头和标注等） 以图形方式呈现的艺术字 用公式编辑器建立的数学公式 由“画图” 创建的图形或屏幕抓图 扫描仪的图片或数码相机的照片 各种图形文件，扩展名为.bmp、.wmf、.jpg等的文件 在Word中，图形对象作为一个整体参与格式编排。在编辑或移动图形之前，一定要先选定图形对象。选定的图形对象周围显示带有八个控点。 通过拖动图形的各个边界控点可改变图形的大小,31,1、嵌入式和浮动式对象 图形等对象的表现形式,Word系统中的对象插入方式有两种：浮动式和嵌入式。 嵌入式对象直接放置在文本中的插入点处，只能象对待文字一样处理。选
16、中嵌入式对象后的八个控点为黑色的。 浮动式对象插入文本后，会自动浮动在本段文字的上方，可以随意移动位置。选中浮动图形后的八个控点为白色（空心）。 浮动式的对象与文本处于不同的层。,32,2、浮动式对象的层,Word中浮动式的对象与文字分别处于不同的层。所以图形有衬于文字下方和浮于文字上方两种格式 而图形对象本身也是可以由不同的层组成 所以不同图形对象的“叠放次序”可以“置于顶层”、“置于底层”、“上移一层”、“下移一层”以形成不同的图形效果。,33,3、图形与文字的关系 在图形上写字,要在图形上写字，若直接在文档中键入图形上的文字，则图形与文字是分离的。当重新编辑文档或图形时，它们会发生错位，所以一般不应采用这种方式。 对于用Word图形工具绘制的图形，可以在选中图形后右击，从快捷菜单中选择“添加文字”。这样键入文字与图形是一体的。 对于其它的图形对象，添加文字的常用方式是使用文本框，然后组合图形对象和文本框。,34,图形外的文字,图形既可以与文字重叠（衬于文字下方、浮于文字上方） 图形也可以与文字分离
