审计论文-浅谈Ｅｘｃｅｌ软件在审计实务中的运用

《审计论文-浅谈Ｅｘｃｅｌ软件在审计实务中的运用》由会员分享，可在线阅读，更多相关《审计论文-浅谈Ｅｘｃｅｌ软件在审计实务中的运用（9页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、审计论文-浅谈软件在审计实务中的运用【摘要】 本文以审计实务为背景，通过介绍 Excel 与 Word 软件的衔接、共享工作簿、公式函数和随机数发生器的运用，以实现提高审计工作效率、解决实际困难的目的，达到事半功倍的效果，对于目前的审计实务工作具有一定的参考应用价值。 【关键词】 Excel 软件；审计实务运用；公式函数；随机数发生器 谈到 Excel 软件，大家可能都十分熟悉，因为它是审计工作的好帮手，其使用频率远远超过了其它办公类软件。随着审计工作电算化程度的不断提高，无纸化的办公模式必将成为未来的发展趋势。但仅就目前而言，我们在日常审计工作中经常使用的 Excel 软件功能通常还局限在加

2、减乘除的简单运算，常使用的也仅是 SUM、AVERAGE、IF 等一些较为简单的公式函数。笔者将在本文中介绍一些平时使用率相对较少，而一旦掌握后将大幅提高审计工作效率的 Excel功能。 一、Excel 与 Word 软件的超衔接 在出具审计报告时，若需修改 word 版财务会计报告附注，每位审计工作者一定十分头疼。手工修改既繁琐又容易出错。不但要花费大量时间，还增加了校对的工作量。那么，是否能够在 Excel 审定数据确定后，就自动生成 Word 版的财务会计报告附注呢？笔者认为，通过运用 Excel 的自动运算功能来避免手工计算的错误，同时，通过 Excel 与 Word 软件之间建立数据

3、衔接引用，可大幅度地简化财务会计报告附注的修改过程，提高审计的工作效率。其实，自 Microsoft Office 2002 版开始，已增加了 Excel 与 Word 软件的数据衔接功能。当在 Word 报告附注中粘贴 Excel 数据表格时，其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮，只需选中“保留源格式并衔接到 Excel”即可。如图 1 所示。 运用该方法制作的表格，当被选中时，背景色呈灰色。若单击鼠标右键，列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能。通过该“更新衔接”功能，就能实现 Excel 与 Word 的数据更新衔接，如图 2 所示。 系统的默认衔接状态是“自动衔接”到 Excel，当 Wo

4、rd 文件中衔接至Excel 的表格较多时，通常打开该文件速度会较慢。上市公司的财务会计报告附注表单信息量往往较大，这一点就显得尤为明显。所以，笔者建议使用“手动衔接”设置（单击鼠标右键，弹出如图 2 的菜单条，选中“衔接的 工作表 对象”“衔接”），弹出“衔接”菜单界面，如图 3 所示。 我们在“所选衔接的更新方式”中将默认的“自动更新”变更为“手动更新”方式。这样 Word 文档与 Excel 文件并非时刻保持数据更新，不必占用 “宝贵”的内存，可提高文档的操作运行速度。 熟练掌握该方法后，除了财务会计报告附注外，尽职调查、资产评估等业务，凡是在 Word 文档中需要摘抄 EXCEL 数据

5、的工作都将有其用武之地。目前，实务中出具审计报告的大致工作流程是：编制审计底稿合并报表编写审计报告。报告附注中有大量数据，通过采用上述衔接方法后可大幅度地缩短工作时间。同时，Word 文档与 Excel 文件进行衔接的准备工作，可不必安排在审计完成阶段进行，完全可以提前进行准备。通过对现有工作流程的再造，将原先摘抄数据的工作时间前置，不仅提高了审计工作效率，还为紧张的年审工作争取了宝贵的时间。 二、共享工作簿 对审定单体报表进行合并工作，是每位审计项目负责人都十分熟悉的。当母公司的下属子公司较多时，合并工作往往需要多位审计员一起分工配合完成。实务中，通常按照各人所分配的工作分头进行，当某人需要

6、修改部分内容时，往往需要更新所有人手中的 Excel 文件。当分工的人员较多时，项目负责人需要对每位审计员手中的文档更新工作进行时刻监控，否则就容易造成不同的更新内容存储在不同的文件中，经多次修改后容易出现混乱的现象，最后甚至项目负责人都难以区分哪份文档系“最终稿”。 为防止更新内容混乱，解决上述问题的办法通常是采用串联式的工序分配方法。但是，审计工作通常存在一定的时间限制要求，所以，实务中大家往往只能采用并联式的工序分配方法，即“分头进行、同时开工”。那么，是否有避免并联式作业产生混乱情况的办法？ 笔者向大家介绍 Excel 软件中的“共享工作簿”功能。由于并联式作业系“分头进行、同时开工”

7、，我们可让合并审计组成员连接在一个局域网中（当然，随着电脑配置的不断提高，无限网卡也已成为大多数电脑的基本配置，构建一个无线局域网已不再是难事）。由项目负责人打开一个 Excel 合并报表附注文件，然后单击菜单栏中的“工具”“共享工作簿”，并在弹出的“共享工作簿”菜单界面中，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”单选框。这时，局域网内的其它成员就可以同时编辑该合并文件了。由于，所有的更新内容系保存在一个相同的 Excel 文件中，电脑将累计保存局域网中每位审计员对该文件的信息修改内容，以保证该文件永远是“最终稿”。当不同的审计员对同一单元格内容进行修改时，该单元格右上方将出现最近次修改

8、者名字和修改时间，以提示审计员对需重复修改信息的确认，以保证修改内容的“最终性”。 三、Excel 软件的公式函数 如果您浏览过 Excel 的函数菜单，是否曾惊愕于其庞大的函数功能？其实，我们只需掌握其中部分函数的运用方法，就足以满足日常审计工作中的大多数需求。除了 SUM、AVERAGE、IF 等常用函数外，笔者向大家介绍几个较实用的函数，掌握后可达到事半功倍的效果。 （一）VALUE 函数 1. 用途。 VALUE 函数的用途是将代表数字的文本字符串转换成数字。实务中，我们常遇到从某些财务软件引出的财务数据信息系文本型字符串，如：Orical 软件。虽然其导出后的数据表示的系数值信息，但

9、由于是文本型字符串，所以无法直接进行运算，给审计工作带来了诸多不便。通过使用 VALUE 函数，可以将该文本型字符串转换成数值型。 2. 函数语法 VALUE（text）。 其中：text 为带引号的文本或对需要进行文本转换的单元格的引用。比如需要将 A1 单元格中的文本型字符串转换成数值型，则公式“VALUE(A1)”即可。 值得介绍的是，笔者发现在 Excel 中存在个小 BUG。当我们选中文本型字符串单元格后，如果按 CTRLF，查找“. ”替换为“. ”的话，即可将原先带小数点的文本型字符串转换为数值型字符串，大大地简化操作步骤。但是，当文本型字符串所代表的数值信息系整数时（即无小数点

10、时），该方法则不适用。此外，运用菜单栏“数据”“分列”的功能也可以达到该效果。 （二）LEFT、RIGHT、LEN 和 FIND 函数 LEFT、RIGHT、LEN 和 FIND 函数在这里的用途是提取会计账簿摘要栏内填写的数量信息。在审计实务中，常会遇见财务人员在三栏式账簿摘要栏内填写存货数量的情况。当审计员拟取得数量金额式的存货账簿时，客户却提供这样的“数量金额”式账簿，“可远观，而不可亵玩焉”，让人哭笑不得。在此，笔者介绍一套“组合拳”给大家，可方便地提取类似账簿中的数量信息，生成数量金额式的电子账簿，使审计员可大显身手。具体运用如下。 1. 函数语法 LEFT(text,num_cha

11、rs)。 作用：基于所指定的字符数返回文本字符串中的第一个或前几个字符。 2. 函数语法 RIGHT(text,num_chars)。 作用：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。其中，text 表示要提取字符的字符串位置；num_chars 表示，需要提取的字符数，忽略时为 1。LEFT 和 RIGHT 函数的运用基本一致，区别在于一个从左开始提取字符串，一个从右开始提取字符串。 3. 函数语法 LEN(text)。 作用：返回文本字符串中字符个数。其中，text 表示要查找其长度的文本，空格将作为字符进行计数。 4. 函数语法 FIND(find_text,within_t

12、ext,start_num)。 作用：查找其它文本字符串 (within_text) 内的文本字符串 (find_text)，并从 within_text 的首字符开始返回 find_text 的起始位置编号。其中，“find_text”表示要查找的字符串；“within_text”表示要在其中进行搜索的字符串。“start_num”表示起始搜索位置，在 within_text 中第一个字符的位置为 1，忽略时，start_num1。 下面用示例说明操作。表 1 系某公司的部分存货明细账，财务已将数量记录在摘要栏内。 但是，由于每笔交易数量的位数不同，所以我们无法直接用 RIGHT 函数提取摘

13、要栏内的数量信息。假设我们需要提取第一笔摘要栏“网络终端购光端机:8M 120 000 ”中的数量信息“120 000”，则复合函数公式为“ =RIGHT(F2，LEN(F2)-FIND( ，F2,1) ”。拆分各公式后具体介绍如下： LEN(F2)：测量该字符串长度，结果为 19（包括空格）； FIND( ,F2,1)：查找空格在该字符串中所处位置，结果为 12； RIGHT(F2，7)：通过 LEN 和 FIND 函数组合运用，得出需要在 F7 单元格中从右返回 7 个字符（即 19-127），结果为“120 000”。 因为我们系在文本型字符串中引用字符，所以得到的结果也是文本型的数值信

14、息。我们可通过运用上述介绍的 VALUE 函数将其转换成数值型字符串。同理，第二、三笔的交易均可通过编写的复合函数由电脑自动完成。熟练掌握后，同理还可以提取处于中间位置的数量信息（提示：在上述公式基础上再嵌套LEFT 函数即可）。 （三）VLOOKUP 和 CONCATENATE 函数 1. VLOOKUP 函数。 用途：搜索表区域内首列满足条件的数值，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。 实务中，该函数的运用率很高，我们经常碰到所需的信息被存储在不同的工作表中。比如，按照先进先出法编制应收账款账龄明细表时，客户 2007 年度的往来增减变动明细在某个工作表内，而 2

15、006 年度的往来增减变动明细却在另外一个工作表内。如果需要分析 5 年账龄，则需要收集 5 个工作表。由于各客户在各工作表内所处的行次并不完全相同，为查找该客户在不同年度内的增减变动信息，需要审计员在不同的工作表内人工查找行号位置。尤其当客户明细较多时，查找工作量将非常巨大，并不十分经济。为此，通过运用 VLOOKUP 函数便可快捷地实现该目标。有关客户资料见表 2、表 3。 表 2 为“2007 年客户明细余额”工作表，其中包含公司 2007 年度末各客户应收账款余额数据。而表 3 为“2006 年客户明细余额”工作表，其中包含该些客户的 2006 年末余额数据和相应的销售业务员信息。但是

16、，由于客户在两个工作表中所处行次并不相同，所以人工查找粘贴的方法并不经济（客户数量较多时，尤为明显）。具体运用如下。 （1）函数语法VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup)。 作用：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。其中： lookup_value： 需要在数据表首列进行搜索的值。本例中，系 A 列客户的名称。 table_array：需要搜索数据的信息表。本例中为“2006 年客户明细余额”工作表中 A2 至 C5 单元格范围。 col_index_num：满足条件的单元格在数组区域 table_array 中的列序号。在本例中，需在“2007 年客户明细余额”工作表 C 列中返回“2006 年客户明细余额”工作表中的 B 列 2006 年末余额信息，故属表 3 中的第 2 列信息，应填写“2”。同理，表“2007 年客户明细余额”工作表中 D 列需返回“