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1、1公文写作讲座（武汉大学 程学兰）一、公文概念和分类（一）公文定义公文，即国家党政机关、企事业单位在处理日常公务活动中，行使职权、实施管理、沟通联系而制作的各种文书的统称 。公文有狭义和广义之分 。1、狭义（法定）公文 法定行政公文国务院办公厅规定文种：（13 类 13 种)命令（令）、决定 、公告 、通告 、通知 、通报、议案、 报告、请示 、批复 、意见、函、会议纪要 法定党务公文中央办公厅规定文种：（14 种）决议、决定、指示、意见、 通知、通报、公报、 报 告、 请示、批复、条例、规定、函、 会议纪要 说明：其中与行政公文相同九个。 【提示】不同行业、单位常用公文不同，往往根据自己机关
2、性质、行政级别、公文用途所需确定。2、广义公文 泛指机关公务往来活动中所形成的一切书面文字材料 ，又称机关通用文书或机关事务文书 。包括常用的计划、总结、条例、规定、办法、调查报告、领导讲话稿、汇报材料、贺电贺函、致辞等 。二、以办法为指南，规范公文撰制我国公文权威性执行文件 行政： 国务院办公厅制定：国家行政机关公文处理办法 党务：中共中央办公厅制定：中国共产党机关公文处理条例（一）规范公文书面格式 公文书面格式：指构成公文的结构要素及其这些要素在文面上所处的位置和书写要求。公文结构要素包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人（上行文用）、标题、主送机关、正文、附
3、件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 。 （国务院 办法 ）规范公文格式内涵：（1）公文格式结构要素及标记，严格按国务院办法规定执行。即从结构要素名称到页面位置、书写方法，规范编制，任何单位不得有随意、不规范行为。（2）公文各结构要素的内涵和使用，必须统一、合理规范。 2【讨论】 机关代字的编写、识别： 国务院文件：国办发20091 号湖北省财政厅文件：鄂财字20093 号湖北省教育厅文件：鄂教计字20093 号中铁十一局集团有限公司文件：公司机运物2004169 号、公司经营2007 66 号公司工程2009172 号、公司安质2005 325 号、公司工
4、财 20052 号、 公司公2009 56 号（如何规范、便于识别？）（二）遵守公文行文规则1、根据隶属关系和职权范围确定行文关系，准确行文。举例：公司拟起草一份某建设项目免征所得税的公文。试问： 公文应主送谁？应选择什么文种？ 【讨论】 关于临时租用咸宁火车站货场部分预留空地的函 （主送武汉铁路局）（用报告、请示、函？）2、选择合适行文方式，规范主送，一般不得越 级行文（1）下行文：普发性的，主送可以几个以上，但必须是同一层次（级别） 。（2）上行文 ：一般只能一个主送 ；不可多头主送 ；不可越级行文 。（3）受双重领导的机关向上级机关行文：要分清“主送” 、 “抄送”。 （4） 党政分开，
5、各行其文。 （三）准确选用公文文种不同文种，写作方法、要求，行政执行力不同，不能混淆用错。以国务院办法为指南，对照其文种规定的用途定义，准确选用。【讨论】1、 关于招聘科技大楼保安的公告思考：能否用“ 公告 ”？正确：告示2、 国务院办公厅关于加强基层应急管理工作的意见 思考：为什么用“ 意见” ，而不用 “通知”？因为：意见表示要在一段时间内贯彻落实的内容，时间具有一定跨度；而通知，是指告知要知道或办理的事，比较直接，时间要求一般比较急，因此，通知在此用不合适。3、 关于财政部企业司财企便函2005240 号复函的意见报告思考：两个文种可否同用？正确：不可同用。三、巧用公文写作“套路”，规避
6、公文写作常见毛病1、动笔前充分准备，明确行文目的【举例】铁道部下发公文：铁道部关于进一步加强在建工程质量工作的的通知中铁 11 集团公司办公室公文处理：转发性通知中铁十一集团公司转发铁道部关于进一步加强在建工程质量工作的通3知 布置工作通知：中铁十一集团公司关于加强在建工程质量工作的通知 2、抓住正文行文规律，巧用“套路”构思写作常见公文“ 三段式” 的结构模式：发文缘由发文事项意见要求 开头导语。说明发文缘由、目的、意义。 主体发文事项。具体陈述发文的事项及要求。 结语明确、简洁提出行文要求目的、意见。 【举例】各文种结构规律3、掌握标题结构规律，准确规范标题写作标题三要素：发文机关事由文种
7、 关于 的通知发文机关：必须使用全称和规范化简称。 事由：简明扼要、准确地概括公文的主要内容，用介词结构：“关于的” ，作文种的定语。文种：根据行文目的、行文关系和内容的需要准确确定，不得混淆相似文种。 【标题写作提示】（1）公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（2）标题除三要素完整形式外，可用省略式 。（3）有的文种标题有特殊写作要求，要注意学习掌握。如：转发性通知、请示、批复、会议纪要。 【讨论找出错误并改正】关于审计、评估有关问题的请示改：关于资产评估审核有关问题的请示关于五洲医院 的复函改：关于五洲医院缴纳社会保险费的复函关于对第一工程有限公司工会改选工会主席报告
8、的批复 改：关于第一工程有限公司工会主席改选的批复关于对 的批复改：关于死亡事故调查报 告的批复 四、几种常用公文写作（一） 、通知通知 “适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知种类：发布性通知、指示性通知、一般性通知、任免通知 1发布性通知写作以发布附件为行文目的的通知。包括：（1）发布文件主要为发布规章。即本机关起草，在本机关管辖范围内执行的各种规章制度文件，起公布、通告作用。4例：关于印发的通知（2）转发文件用于转发外机关文件。包括上级、同级或不相隶属机关的文件，起传达、推荐作用。例：中铁 11
9、局集团公司关于转发建设部的通知 （3）批转文件用于上级机关对下级机关报送文件，加审批意见转发到下级，起批准、认可、推荐作用。例：国务院办公厅批转农业部等部门关于 2008 年减轻农民负担工作意见的通知 发布性通知标题结构：发文机关 + 发布 （颁发、印发、转发、批转）+ 被发文件标题 + 文种如： 国务院批转国家建委关于开展国土整治工作报告的通知 避免出现“关于的关于”、 “通知的通知”赘语。 【讨论：找出错误并修改】 1、中铁十一局集团公司关于转发总公司调整警衔津贴标准的通知 的通知 修改：删后面“的通知” 。2、 中铁 11 局集团公司 关于 转发的通知 这是典型的关于的关于，通知的通知标
10、题。注：转发文件的发文单位不能省略。修改：删掉前介词“ 关于”，后 “的通知” ，注：转发文件的发文单位不能省略，需补上。3、关于下发的通知（公司人 07 年 237 号）析：这是公司有关部门起草的一份文件“意见” ，经公司职代会主席团审议通过的，拟发文发下去执行。如何标题正确表达？“下发”口语化，不规范， “关于的关于”去掉前个，因转发文是“非通知” ，故“的通知”不删。修改：中铁 11 局集团公司印发关于办理员工内部退养的意见的通知4、关 于 转 发 总 公 司 的 通 知 的 通 知 析 ： 这 里 是 转 发 的 转 发 ， 三 个 层 次 。 标 题 不 能 这 样 重 叠 、 罗
11、嗦 不 清 。修 改 ： 直 接 引 用 原 始 发 文 单 位 名 称 及 文 件 名 。 中 间 转 发 单 位 省 略 ， 在 正 文 第 一 段 说 明 。中 铁 11 局 集 团 公 司 转 发 建 设 部 关 于 开 展 建 设 领 域 竣 工 工 程 工 程 款 支 付 情 况 调 查 工 作 的 通 知 5、关于转发中铁建经计函2006 301 号文的通知 析：转发性通知标题的事由用发文字号代替，表意不明，是一种偷懒、简化的处5理方法，不妥、不规范，一般不能这样处理。修改：关于转发铁道部的通知6、关于发布的通知析：这里发下的办法是一项具体、常规性工作，用“发布”词太大，改“印发
12、” 。（原标题是正确的）修改：关于印发的通知2指示性通知写法主要用于上级对下级布置工作，安排重要活动或解决工作中出现的问题。 标题：要求准确概括事由。正文：第一层：通知依据：简洁写明制发通知的缘由、目的、根据或者意义。 第二层：通知事项：具体阐述通知内容 第三层：执行要求。指出执行要求、时间、有关事宜（结束全文） 。 【例文】 关于 2009 年中央企业开展全面风险管理工作有关事项的通知【技巧点拨】指示性通知写作抓两点：（1）开头抓写两依据 政策依据（上级文件） ，事实依据（工作中已出现的问题） 。（2）正文学会撮要句将每一方面的问题，首先概括为一句便于理解、执行的短句，然后再展开，具体说明。
13、 【讨论修改】 关于进一步加强工程质量工作的通知各子、分公司，集团公司工程指挥部：随着产值规模的逐年扩张（应为扩大），管理的跨度和难度明显加大，资金，机械设备，管理能力和技术人才储备等生产要素全面感到吃紧，已不能满足施工生产的需要。由于一时难以适应情况的变化，内外部 资源又没得到及时整合，以致一些工程项目管理没了章法（口语化，应为不到位），工程 质量问题多发，有的甚至因管理失控而发生工程质量事故，还有的工程项目由于工程质量差已多次受到业主的通报批评， 面临被赶走（口语化，应为被淘汰）的危险。 这些都给企业造成了难以挽回的损失，已直接影响到企业的生存与发展， 务必引起我们 各级领导的高度重视。
14、鉴于当前整体工程质量水平下滑的严峻形势，根据集团公司领导的指示精神，对加强工程质量工作提出如下要求：一、认清形势，提高认识，增强搞好质量工作的紧 迫感。 （略）二、健全组织机构，落实质量责任。 （略）三、制定措施，强化施工过程监控。 （略）四、切实加强一般项目和小型项目的质量管理。 （略）五、紧紧围绕 100 日大干，认真组织扎实开展好工程质量大检查活动。 （略）6六、加强监督，严格奖惩和事故报告制度。 （略）今年集团公司施工生产和经营任务都十分繁重，希望各级领导要充分认识到工程质量与生产经营相互依存，互相作用的辩证关系，看重责任，不辱使命，在抓好任务承揽的同时抓好质量工作，努力实现年度工程质
15、量目标。二 00年四月二十五日（二）请示、报告写作1、请示用途：“适用于向上级机关请求指示、批准” 。种类：根据请示用途，可分为：请求指示的请示请求批准的请示【思考】两种请示的写作差异。请求指示的请示-未拿出意见，请求指示。请求批准的请示-已拿出意见，请求批准。请示的写法（1）标题。主要写明所要请示的问题。【标题写作提示】简明扼要，准确概括请示事项；标题中不能使用“ 申请” 、 “请求”与文种同义的赘语；不能将文种写成“ 请示报告 ”。【讨论修改】1、 关于请求协调解决架桥机、铺轨机组过轨发运相关问题的请示改：关于协调解决架桥机、铺轨机组过轨发运相关问题的请示2、关于申请认定省级企业技术中心的
16、请示 改：关于认定省级企业技术中心的请示3、关于申请设立退休人员社会化管理服务机构的请示改：关于设立退休人员社会化管理服务机构的请示4、关于请求调拨 DF4B 型内燃机车的请示改：关于调拨 DF4B 型内燃机车的请示5、关于恳请帮助协调加快办理办公用地出让手续的请示 改：关于协调加快办理 XXX 段办公用地出让手续的请示（2）主送即主管上级机关，不能多头主送，一般只能一个主送机关。【提示】原则上，不相隶属平行单位不能用请示，只能用“请批函” 。主送不能得以机关名义向上级机关负责人报送。 （3）正 文请示正文必须写得充分、具体、明确。 请示原由：即请示的原因、背景，或依据 。要求理由充足，具有说服力。
