报表的创建和使用

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1、第六章 报表的创建和使用,6.1 报表简介,报表是Access数据库中的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息。报表的功能包括: 呈现格式化的数据； 分组组织数据，进行数据汇总； 报表之中包含子报表及图表； 打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式； 可以进行计数、求平均、求和等统计计算； 在报表中嵌入图像或图片来丰富数据显示的内容。,6. 报表的视图,设计视图：报表的工作视图，在设计视图下创建和编辑报表的内容和结构 打印预览视图：不仅可以观察打印效果，还可以检查打印输出的全部数据 版面预览视图：可以查看报表版面的设置及打印的效果,6. 报表的组成,同窗体类似，每个报表包含(创建时

2、，含3个节): 一个主体节: 用来显示数据 页眉和页脚: 出现在打印的每页报表上, 页眉中一般放置标签控件显示描述性的文字，或用图像控件显示图像，页脚通常用于显示日期和页数。 报表页眉和报表页脚: 报表页眉只出现在报表的第一页上，报表页脚只出现在报表的最后一页。 区别于窗体的组成，报表结构还可以有: 组页眉/组页脚。,报表中的节,6.3 报表的类型,表格式报表 纵栏式报表 图表报表 标签报表,6. 报表的创建,创建报表与创建窗体非常类似。报表和窗体都使用控件来组织和显示数据，因此，在第5章中介绍过的创建窗体的许多技巧也适用于创建报表。 一旦创建了一个报表，就能够在报表中添加控件（包括创建计算型

3、控件）、修改报表的样式等。,6.2.1 自动创建报表（数据源为单一表或查询，且没有分组统计之类的要求）,方法一 ： 在数据库窗口的表对象下，选定作为数据源的表，单击数据库工具栏上的“新对象”按纽 环境右侧的向下三角形按钮，在下拉菜单中选择“自动报表”自动生成报表；或选择“报表”选项启动“新建报表”对话框。,方法二 ： 在数据库窗口的报表对象下，单击“新建” 676767按钮，在弹出的“新建报表”对话框中选择“自动创建报表”。,6.2.2 使用向导创建报表,使用“报表向导”创建报表时，向导会提示用户选择数据源、字段、版面及所需的格式，根据用户的选择来创建报表。在向导提示的步骤中，用户可以从多个数

4、据源中选择字段，可以设置数据的排序和分组，产生各种汇总数据，还可以生成带子报表的报表。,使用向导创建报表的步骤,（1）在“数据库”窗口的“报表”对象下，单击“新建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中，双击“报表向导”选项，进入“报表向导”对话框 （2）选择数据源 （3）确定查看数据的方式 （4）确定是否添加分组字段 （5）确定数据的排序方式 （6）确定报表的布局方式 （7）确定所用样式 （8）为报表指定标题,6.2.3 创建图表报表,图表报表是Access特有的一种图表格式的报表，它用图表的形式表现数据库中的数据，相对普通报表来说数据表现的形式更直观。 用Access提供的“图表向导”可以创建

5、图表报表。“图表向导”的功能十分强大，它提供了多达20种的图表形式供用户选择。 应用“图表向导”只能处理单一数据源的数据，如果需要从多个数据源中获取数据，须先创建一个基于多个数据源的查询，再在“图表向导”中选择此查询作为数据源创建图表报表。,创建图表报表的步骤,（1）在“数据库”窗口的“报表”对象下，启动“新建报表”对话框，选中“图表向导”选项，在数据源的下拉列表中选择数据源 （2）选定用于图表的字段 （3）选择图表类型 （4）指定图表的布局方式 （5）指定图表标题,6.2.4 创建标签报表,标签是Access提供的一个非常实用的功能，利用它可将数据库中的数据加载到控件上，按照定义好的标签格式

6、打印标签。 创建标签使用“标签向导”。“标签向导”的功能十分强大，不但支持标准型号的标签，也可以自定义尺寸制作标签。,制作标签的步骤,（1）在“数据库”窗口的“报表”对象下，启动“新建报表”对话框，选中“标签向导”选项，在数据源的下拉列表中选定输据源 （2）选择标签型号 （3）选择标签字体和大小 （4）设计原型标签 （5）选择排序字段 （6）指定标签名称 （7）切换到报表设计视图，编辑内容和调整格式 （8）切换到打印预览视图，可见到修改后的标签打印预览效果,6.3 报表中的计算,在报表的实际应用中，除了显示和打印原始数据，还经常需要包含各种计算用做数据分析，得出某些结论性的结果。报表的高级应用

7、包括对在报表中使用计算型控件，对报表进行排序、分组、统计汇总等。,6.3.1 使用计算型控件,报表中也能加入计算型控件用来计算包含在报表中的数据。与窗体一样，通过向未绑定的文本框中输入表达式，可以在报表中创建计算型控件。表达式的格式与窗体中使用的表达式格式相同。,6.3.2 报表中的统计计算,在报表中应用统计运算是通过在报表中添加计算型控件实现的。统计运算包括求总计、计数、求平均值等。一般把这种计算型控件放在组页脚或报表页脚节，以便对每个分组或整个报表的记录进行统计汇总。,6.3.3 报表的排序和分组,以记录的某个或多个特征（字段）分组，可使具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或打印报表

8、时，它们将集中在一起。对分组产生的每个集合，可以设置计算汇总等信息，一个报表最多可以对10个字段或表达式进行分组。 分组后的报表设计视图下，增加了“组页眉”和“组页脚”节。一般在组页眉中显示和输出用于分组的字段的值；组页脚用于添加计算型控件，实现对同组记录的数据汇总、计算和显示输出。 不同组的数据可以显示或打印在同一页上，也可以通过设置，使之显示或打印在不同页上。,分组与排序对话框,6.4 报表的美化,自动套用格式 添加背景图案 使用分页符强制分页 添加日期和时间 添加页码,6.4.1 自动套用格式,操作步骤如下： （1）在数据库的报表对象下，打开要更改格式的报表，切换到报表设计视图。 （2）

9、选择要更改格式的部分，可以是整个报表，也可以是某个节或控件。可以单击“报表选择器”或“节选择器”来选择要更改格式的部分。 （3）单击报表工具栏上的“自动套用格式”按钮，出现“自动套用格式”对话框。 （4）在“报表自动套用格式”列表框中选定希望的格式。如果要指定字体、颜色或边框的属性，可单击“选项”按钮；选择“自定义”按钮，可把当前报表的格式添加到系统的预定义格式中，并命名该格式。,自动套用格式对话框,6.4.2 添加背景图案,操作步骤如下： （1）在数据库的报表对象下，打开要添加背景图案的报表，切换到报表设计视图。 （2）打开属性窗口（单击报表工具栏上的“属性”按钮），单击“报表选择器”，可见

10、到属性窗口中的对象窗口显示“报表”。 （3）在属性窗口中选择“格式”选项卡，设置报表对象的格式属性 。 （4）切换到报表的打印预览视图显示报表，显示效果 。,添加背景图案的属性设置,为报表页眉节添加徽标,通常企业或公司都有自己的特定徽标作为标志。在报表中经常需要在报表页眉节的左侧添加一个徽标图案。 如果在使用数据库向导创建数据库时，在“输入数据库标题”对话框中指定图片选项，则在该数据库的所有报表的左上角都会出现所指定的图片；还可以在报表设计视图下，通过工具箱中的“图像”控件，将图片添加到报表的任何位置。,6.4.3 使用分页符强制分页,操作步骤如下： （1）在报表设计视图下，单击工具箱中的“分

11、页符”按钮 。 （2）在报表中需要设置分页符的水平位置单击鼠标左键。注意，将分页符设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。Access将分页符以短虚线标志在报表的左边界上 。 如果要将报表中的每个记录或分组记录均另起一页，可以通过设置主体节或组页眉、组页脚的强制分页属性实现。,6.4. 添加日期和时间,操作步骤如下： （1）在报表的设计视图下，选择“插入”“日期和时间”命令，弹出“日期和时间”对话框 。 （2）在对话框中，选择是否显示“日期”或“时间”及其显示的格式，单击“确定”按钮。 除了通过从上述的对话框中添加日期和时间，还可以在报表中添加一个文本框，将其控件来源属性设置为日期或时间的表达式。如设置为：=Date( )或=Time( )等。显示日期或时间的文本框控件可以放置在报表的任意位置，一般习惯放置在报表页脚节。,添加日期和时间对话框,6.4. 添加页码,操作步骤如下： （1）在报表的设计视图下，选择“插入”“页码”命令，弹出“页码”对话框 。 （2）在“页码”对话框中选择页码格式、位置和对齐方式。如果打算在报表的首页只显示标题，无报表内容的话，则取消选中“首页显示页码”复选框。,添加页码对话框,“对齐方式”选项及含义,