办公室实务课稿

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1、,怎样做好办公室工作,2012.02.29 运管局,一、公文写作基本知识 二、关于信息工作 三、领导讲话起草 四、先进事迹材料起草 五、会议承办 六、大型活动和庆典活动筹办 七、保密工作 八、督查督办 九、后勤接待 十、其他,一、公文写作基本知识,（一）公文种类 行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2000年8月24日颁布，2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法（国务院国发200023号）(以前是以国务院办公厅名义发布的)。按照办法规定，我国行政机关的公文种类主要有13种：,1、命令（令）

2、：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 适用范围：中国人民解放军机关公文条例规定，向部属下达任务、调动军队、调配武器装备、和部署其他军事行动任免干部、授予军官军衔等用“命令”。 党和人大机关公文中未设命令这一文种。 根据法律规定，国家主席、国务院及其所属各部长、各委员会主任、各级人民代表大会及其常委会、地方各级人民政府及其法定机关或人员，具有发布命令的职权。其他单位和个人不能发布命令。 命令分公布令、行政令和嘉奖令3种。,2、决定 ：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 适用范围：范围较

3、广，除国家行政机关以及党、人大、军队机关外，企事业单位乃至人民团体，都可以使用“决定”。 决定是权威性较强的文种，要慎重，常见的问题是小题大做。一般性的事务可用“通报”。,3、公告 ：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 适用范围： 公告通常由权力机关、权力监督机关使用，人民团体、基层单位一般不用。 错误使用“关于催缴养路费的公告”，应改为“通告” 4、通告 ：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （限定在一定范围内，有关方面周知的事情） 适用范围：使用比较宽泛，不仅高级机关可以使用，一般行政机关也可以使用，人民团体、企事业单位也可以使用。,5、通知 ：适用于批转下级机关的公文，转

4、发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 适用范围：适用于各级党委、人大、行政和军队机关，人民团体和企事业单位也广泛使用“通知”。通知大体可分为批转通知（自治区人民政府批转自治区经委六部门关于进一步加强市场营销、扩大工业产品销售意见的通知）、转发通知（宁夏交通厅运管局转发自治区交通厅关于加强道路危险品运输管理工作的通知）、传达通知和任免通知。,6、通报 ：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 适用范围：各级行政机关都可以使用“通报”。通报分为表彰性通报、批评性通报、传达性通报。 7、议案 ：适用于各级人民政府按照法律程序向同级

5、人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 适用范围：法规和政策方面的问题；经济计划和财政预算、决算方面的问题；各项工作中的大事和人民群众急需解决的重要问题；修改法规和强化国家机关建设方面的问题；任免政府组成人员等的问题。议案的提出要严格履行法定程序。,8、报告 ：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 适用范围：是所有相对下级机关都可以使用的文种。可分为汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告。 9、请示 ：适用于向上级机关请求指示、批准。 适用范围：是所有相对下级机关都可以使用的文种。 10、批复 ：适用于答复下级机关请示事项。 适用范围：使用批复的都是相对上级机

6、关。,11、意见 ：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 适用范围：党、政、人大各级机关都可以使用“意见”。去掉“指示”文种，使用“意见”文种，有防止上对下硬性发指示之意。自治区人民政府关于解放思想、发展第三产业的意见。 12、函 ：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 适用范围：适用于各级机关间，关键是平行或不相隶属。属于平行文，上、下、左、右都可以使用。,13、会议纪要 ：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 适用范围：属于综合性文种，既可以上报，又可下发，也可平行使用，所以兼有上行、下行和平行的特征。 举例：马骏廷副主任评议周厅长，关于吴忠市滨河大

7、道资金批复（480万元），文中指出是厅党委会议研究决定的 我们通常使用的主要是通知、通告、报告、请示、批复和函等6种公文。,（二）公文格式,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 1、涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、机密“级公文还应当标明份数序号。 2、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提“、“特急”、“加急”、“平急”。,3、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主

8、办机关排列在前。 4、发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。 5、上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 6、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,7、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 8、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 9、公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 10、成文日期以负责人签发

9、的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 11、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。,12、公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 13、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 14、文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。 15、公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。 16、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。,（三）公文排版

10、,11 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28 mm1mm 版心尺寸为：156 mm225mm（不含页码） 2 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 3 排版规格与印装要求 3 1 排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。,3 2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 3 3 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实、

11、均匀；字面不花、不白、无断划。 3 4 装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书 间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。,4 公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素

12、统称版记。 4.1 眉首 4.1.1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序,编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。 4.1.2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”隔开。,4.1.3 紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在

13、版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,4 1.4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成；对一些特定 的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识（见图三）。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm15mm(高宽)。,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过

14、多，必须保证公文首页显示正文。 415 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。 发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。,416 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺

15、排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,4.2 主体 421 公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 422 主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,423 公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 424 附件 公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。,425 成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见826。 426 公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或