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1、公文规范格式标准,二O一三年十月,公文格式标准,公文格式的范畴： 一是公文的组成要素，如文头、正文、版记等； 二是承载公文的介质，如纸张、规格、印刷等； 三是公文数据的表现形式，如文字、数字、字符、单位、标点等。,一、总体要求,1公文用纸采用GB/T148中规定的A4 型纸，尺寸为：210mmX297mm。 2页边与版心尺寸公文用纸天头为37mm，公文用纸订口为28mm，版心尺寸为156mmX225mm。 3字体和字号，如无特殊说明，公文格式各要素一般用小3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 4. 文字颜色，如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。,一、总体要求,5. 订位为两钉眼距版面上下
2、边缘各70mm处，允许误差4mm；平订钉与书脊间的距离为3mm-5mm。 6. 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，如只有密级无保密期限，密级中间空一行。 7. 紧急程度。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下排列。,一、总体要求,8. 发文字号。行文编排在发文机关标志下空二行位置，居中排列。部门文件在红色分隔线下一行居右排列。发文机关代字用3号仿宋字体，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”
3、括入。 9. 版头分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 10. 发文稿纸：要准确完整填写发文要素，标题、拟稿人、主送单位、抄送单位、文种，若需会签填写会签单位。,二、公文主体部分,（一）标题。 一般用2号小标简体宋，编排于红色分隔线下空二行位置（20mm），分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。副标题用3号楷体。副标题中的人名，两个字的中间加开二个字，三个字的中间各加开一个字，日期用3号楷体。 文件标题的三要素：发文单位、事由、文件。,二、公文主体部分
4、,（二）主送机关 编排于标题下空一行位置（10mm），居左边顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多，导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。 主送：是指文件的承办单位和部门。 抄送：是指文件相关协办单位，以及需要知晓了解文件内容的部门及人员。,公文标题,二、公文主体部分,主送机关 各市州分（支）行，省分行各部室、营业部： 抄送机关 抄送：人民银行武汉分行，湖北银监局，省邮政公司； 行内：行领导，个人业务部、公司业务部、监察部。 部门文件 抄送：行领导，各部室。,二、公文主体部分,文件会签 各部门起草的文件，应根据公文内容会签相关部门，培训类会签人力
5、资源部，费用类的应会签计划财务部，表彰类的应会签人力和工会部门，授权、合同类公文应会签合规部门。,二、公文主体部分,（三）正文 公文首页必须显示正文。一般用小三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段首左空二格，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”“（一）”“1. ”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋_GB2312体字标注。 2正文中一般不出现图形图象，如有可以添加到附件中；正文中单一表格应在同一页面中，可以通过调整（行间距一般为了30磅，可在28-30磅中微调）行间距来调整版面。文件正文中日期、金额需用数字。 文件正文一般在3500字以内，
6、原则上不超过4000字。,二、公文主体部分,（四）附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（“附件：1.XXXXXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 附注。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,二、公文主体部分,（五）发文的日期和印章 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、成文日期为准居中，印章端正，成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内，（正文结束
7、后，空四行为发文日期。）,二、公文主体部分,（六）附件 附件”二字及顺序号用小三号黑体字，编排在版心左上角第一行，后无须加冒号。 附件标题在第三行。 附件的排版方法与正文相同。,三、版记部分,（一）主送和抄送 如需把主送机关移至版记， 除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 （二）印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋字体，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。,四、行文规则,行文应确有必要
8、，注重实效，少而精简。 行文关系，根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 各级行可以职权范围内向相应的部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，不应以文件形式向无隶属关系的单位和部门行文。 请示应一事一请（一类事），需上级行批复的事项，必须主送上级行，不得直接主送上级行职能部门。 除请示文件外，其它文件不得夹带请示事项，凡在其它文种中夹带请示事项，上级单位不予批复。,二、公文主体部分,（六）附件 附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文发文字号，并在
9、其后标注“附件”二字及附件顺序号。,四、行文规则,公文种类及文种的选择 即根据功能属性进行的分类，简称文种。 国务院发布的国家行政机关公文处办法中规定的文种有15种。命令、决定、决议、公告、通告、公报、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,五、公文格式的注意事项,（一）发文字号中跳号的使用方法。 （二）主送机关：是公文的主要受理机关，它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。主送机关的排序 （三）抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其它机关，可以是上级、下级及不相隶属机关。具体排列：先上级机关，再平级机关，后下级机关。一般用4号仿宋体字，回行后与冒号后
10、的首字对齐，最后一个抄送机关名称后加标点句号。,五、公文格式的注意事项,（四）附件说明：公文附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。若公文存在2个或2个以上附件，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称。在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。附件顺序号和附件标题与附件说明表述不一致。,六、发文管理,（一）发文时限要求： “特急”，拟稿部门应在拟稿后2个工作日（建议拟稿部门审核1个工作日，会签1个工作日）提交办公室审核。办公室在送达之日起，3个工作日内办结（包括审核、签发、文印、校对、盖章分发等） “急件”，拟稿部门4个工作日，后续7个工作日。 普通件，拟稿部门7个工作日
11、，后续10个工作日办结。,六、发文管理,（二）文件的签发 文件一经签发，即具有法律效力。公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视建作自废止之日起不产生效力。 （三）文件的校对 必须由拟稿人自已校对，确保准确无误。校对包括：发文稿纸、正文、附件；检查有错字、缺字、漏字、重字；检查校对稿与原文意思是否一致；发现文稿有问题时，应及时与办公室核稿人员联系，未经签发人同意，校对人员不得随意改动文稿内容。,七、办公室审核中发现问题的处理,（一）文稿内容涉及有关部门应会签而未会签的，将文稿退回拟稿部门补办会签手续。,七、办公室审核中发现问题的处理,（二）办公室在不改变原意的情况下，可对文稿进行文字加工
12、；如语句不通顺、错别字、表述不清等，办公室核稿应审核修改，如必要，则退拟稿部门修改。 （三）若办公室与主办部门不能就文稿的修改协商一致，上报相关领导审定。,八、常见问题,抄送：各市州分（支）行，省分行营业部。行内：法律合规部、审计部。,八、常见问题,八、常见问题,1附件标题前不标注“附件2”字样，仅写标题。图中附件2和附件3格式错误。 2如无特殊原因，原则上一个附件上传一个文档。 3附件序号和附件标题应与附件说明一致。,关于进一步精简会议、文件和简报的通知（鄂邮银办2013461号）,精简文件，改进文风 减少发文数量。严格发文审批程序，实行省分行文件数量控制，凡国家法律法规和党内法规已作出明确
13、规定的，或者只提一般贯彻要求、照抄照传的文件，一律不发。对可发可不发的文件，应坚决不发。,压缩文件篇幅 各市州分支行 报送省分行党委、省分行的请示、报告不超过1500字，特殊情况不超过2000字，调研报告不超过3500字，文件超过规定篇幅的，退起草单位自行压缩后再报。,提高文件质量 各类文件尽量减少关于重要性或意义的一般性论述，做到开宗明义、意尽文止，条理清楚，文字精炼。各市州分支行应严格按照省分行办公室的有关要求，对文件的报送程序和格式进行规范，对不宜发文或不规范的文件，坚决不发。,提高文件时效 加强综合协调和审核把关，切实提高运转效率，推行OA网上办公，实行机密级以下文件网络传输和网上办理，积极推广电子公文，降低成本。公文的发文处理环节应做到日清日结，急件应及时处理，确保发文的时效。,谢 谢！,
