【5A版】采购管理制度

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1、采购管理制度,上海知是网络科技有限公司,目录,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第一条 制定目的： 规范公司采购的计划制定、预算编制流程，配合公司预算制度的推行； 规范采购方式，制定询价、议价流程，从而达成降低成本之宗旨； 规范采购作业流程，确保采购工作顺畅； 规范采购品质管理，避免物品、服务采购发生品质问题； 规范采购交货期限管理，保障采购物品、服务及时交付； 规范采购付款方式，

2、确保用款安全。,第一章 总则,第二条 适用范围 公司采购的项目包括(不仅限于)下列采购项目： 公用事业如电话及电信服务的购买及租用； 办公设施(包括各种办公家具、电脑及周边设备，如打印机、扫描 仪、调制解调器等，网络设备如交换机、路由器等，以及在上述设备上运行的系统软件、应用软件)的购买及租用； 房屋、仓库、车辆的购买及租用； 市场活动代理、会务代理服务； 宣传资料、学术资料等文稿、图片服务； 礼品定制； 保险。 第三条 权责单位 行政处负责规章制定、修改、废止之起草工作。 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。,第一章 总则,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格

3、审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第四条 采购计划的作用 编制采购计划有下列作用： 预估物品使用数量、交期、防止断供。 避免库存过多、资金积压、空间浪费。 配合公司市场、销售计划之达成。 配合公司资金运用、周转。 指导采购工作。,第二章 采购计划与预算,第五条 采购计划编制 (一) 采购计划 各部门拟定本部门各种物品、服务等之年度需求计划，填写部门物品、服务需求计划表(见附件PCHS-01)。 行政处汇总各部门之年度需求计划，编制公司年度采购计划，填写公司物品、服务采购计划表(见附件PCHS-02)。 (二) 采购计划编制注意事项 采购计划要避免过于乐观或保守，应

4、注意的事项有： 公司年度物品、服务等需求的必要性。 市场计划之可行性和可预见问题。 物品标准成本之影响。 保障需求与降低库存之平衡。 采购价格和市场供需之可能变化。,第二章 采购计划与预算,第六条 采购预算编制规定 采购预算分为物品、服务需求预算与物品、服务采购预算。 本年底预计库存中之可用物品应计入次年度之物品需求预算，但不列入物品采购预算；次年度预计库存不列入物品需求预算，但应列入物品采购预算。 同类物品不必细分(如不同规格之U盘)而以总用量预算。 物品采购预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。 采购预算应以付款季度为编列依据。 采购预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。,

5、第二章 采购计划与预算,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第一节 采购方式规定,第七条 采购方式确定依据 采购承办部门根据下列因素确定最有利之采购方式： 物品、服务使用状况。 物品、服务需求数量。 物品、服务需求频率。 市场供需状况。 价格。,第三章 采购方式及流程,第一节 采购方式规定,第八条 采购方式 公司物品、服务采购方式一般有下列几种： 集中计划采购 公司通用性物品及服务，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。 合约采购 经常使用之物品及服务，采购承办部门应事先选定供应商，议定供应价

6、格及交易条件，办理合约采购，以确保物品供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。(如：数据情报) 一般采购 除之外的物品或服务。,第三章 采购方式及流程,第三章 采购方式及流程,第九条 请购的提出 物品、服务申请部门依需要状况、库存数量、请购前置期(见请购前置期限表(附件PCHS-03)等要求，开立采购项目申请表(附件PCHS-04,其中：采购项目申请表A适用于非固定资产及计算机软件类，采购项目申请表B适用于固定资产及计算机软件类)。 采购项目申请表中应在“采购明细”一栏注明物品或服务的具体要求(比如物品的名称、型号、规格、数量、等级等；服务的内容、级别、项目明细等)，

7、依请购核准权限送呈相关人员审批。 采购项目申请表原件送交采购承办部门，自存复印件。 交期相同的同一类物品，或内容相同的同一类服务，请购部门应填具在同一份项目申请表中。 不满足请购前置期要求的请购视为紧急请购。 紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。,第二节 请购规定,第三章 采购方式及流程,第十条 请购核准权限 请购核准权限根据请购的种类和金额的不同而设定。(见请购核准权限表(附件PCHS-05)。 紧急请购，由总经理核准。 预算外请购，由总经理核准。 第十一条 请购的撤消 已开具采购项目申请表，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式逐级呈原核准人，并转采购承办

8、部门，必要时应先口头知会采购承办部门。 请购部门回收采购项目申请表，并加盖“撤消”章。 采购承办部门接获通知后，立即停止一切采购动作。 未能及时停止采购时，采购承办部门应通知原请购部门并协商善后工作。,第二节 请购规定,第十二条 询价 一般情况下，采购承办部门应选择至少三家符合条件的供应商作为询价对象。 确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况及地区会务代理服务，不受条所限。 凡属合约采购项目，采购承办部门依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。 凡属可作成本分析之采购项目，采购承办部门应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。 选择询价或采购的对象，一般情况下，应依照直接生产厂

9、商、代理商、经销商之顺序选择。 询价后，应确认各家供应商报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。,第三章 采购方式及流程,第三节 询价、议价,第十三条 议价 询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。 议价时应注意品质、交期、服务兼顾。 第十四条 询价、议价注意事项 以下状况采购承办部门应加强与供应商议价： 市场价格下跌或有下跌趋势时。 采购频率明显增加时。 本次采购数量大于前次时。 有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。 根据公司策略需要降低采购成本时。 其他有利条件时。,第三章 采购方式及流程,第三节 询价、议价,第十五条 其他注意事项 专业物品或服务项目，采购承办部门应会同申请部

10、门共同询价与议价。 供应商提供报价之物品规格与请购规格不同或属代用品时，采购承办部门应送请购部门确认后方可议价。 所采购物品或服务项目由多项可单独报价之子项时，应分别进行单项和总和询价，并填写比价项目明细表(见附件PCHS-06)。非比价项目一并填入比价项目明细表，但不参与比价。,第三章 采购方式及流程,第三节 询价、议价,第十六条 呈核及核准 采购人员询价、议价完成后，于采购确认表(见附件PCHS-07)上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。 根据询价、议价结果及议价有效期限拟订供应商与交付期限，依采购核准权限逐级呈核。,第三章 采购方式及流程,第四节 采购审批及执行,第十七条 订购作业

11、 对于物品类采购，由采购承办部门根据经核准之采购项目申请表及采购确认表，拟订购单(见附件PCHS-08)或订购合同或要求供应商提供供货单或销售合同，走合同审批流程(参见合同管理制度)。 对于服务类采购，由请购部门根据经核准之采购项目申请表及采购确认表，拟订购合同或要求供应商提供销售合同，走合同审批流程(参见合同管理制度)。 订购物品或服务之项目应与采购确认表及比价项目明细表中所请购物品或服务之项目一致。如因任何原因需要调整项目内容或者调整项目单价，而且所调整项目的单价上涨超过10%，需重新填报采购确认表及比价项目明细表，走询价、比价、议价审批流程。如所需调整不改变请购物品或服务之项目，只是相同

12、项目下数量上的增减，在不影响单价的前提下，采购承办部门获取请购部门书面确认后，可以继续走后续流程。 采购人员应控制采购交期，及时向供应商跟催交付进度。,第三章 采购方式及流程,第四节 采购审批及执行,第十八条 采购承办 (一) 以下采购由公司行政处集中承办： 公司总部、办事处公用事业如电话及电信服务的购买及租用； 公司总部、办事处办公设施的购买及租用； 公司总部、办事处办公房屋、仓库、车辆的购买及租用； 公司资产安全保险； 全国性市场活动代理服务，国际、国内会务代理服务； 宣传资料、学术资料等文稿、图片服务； 公司礼品定制。 (二) 以下采购由各申请部门自主承办： 联络处公用事业如电话及电信服

13、务的购买及租用； 联络处办公用品、办公设施的购买及租用； 联络处办公房屋、仓库的租用； 地区性市场活动代理服务，地区会务代理服务。 (三) 公司员工劳动保险的购买由人事处承办。,第三章 采购方式及流程,第四节 采购审批及执行,第十九条 验收与付款 依相关检验与入库规定(见库房管理制度)进行验收工作。 依财务管理规定(见资金管理制度)，办理供应商付款工作。,第三章 采购方式及流程,第四节 采购审批及执行,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第二十条 报价依据 请购部门提供物品、服务之规格、品级要求，作为采

14、购承办部门成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。 非标准物品或服务之请购，一般由供应商先提供样品或服务项目明细，供请购部门确认可用后，方予报价。,第四章 供应商及价格审核规定,第二十一条 供应商确认及价格审核 采购承办部门一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。 供应商根据请购部门对物品或服务的规格要求，于规定期限内提交报价单。 采购承办人拟订供应商及价格，以采购确认表呈申请部门负责人确认。 采购承办人递交经申请部门确认的采购确认表，报采购部门负责人审核。 采购部门负责人认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，必要时可亲自与供应商议价。,第四章 供应商及价格审核规定,第二十二

15、条 价格调查 采购承办部门必须经常收集市场供应信息资料，作为降低成本之依据。 公司各有关单位，均有义务协助提供价格信息，以利采购承办部门比价参考。 在同等价格、品质条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作。,第四章 供应商及价格审核规定,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第二十三条 物品、服务订购前，应在订购单或订购合同内予以下明确规定： 订购物品、服务之规格、等级、技术要求等。 各种检验规范、标准或适用规格。 所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。 第二十四条 合格供应商之选择 物品、服务采购，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件： 经本公司供应商调查，列入合格供应商名列。 提供的样品经本公司确认合格。 类似物品、服务以往采购之良好记录。 同行业中之信誉良好者。,第五章 采购品质管理规定,第二十五条 物品品质保证协定 物品类采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，公司可根据需要要求供应商承诺下列品质保证： 厂商品质管理体系需符合必要之品质保证系统(如ISO9000体系等)。 所提供之产品，通过必要之产品认证(如UL、TUV、CCEE等等