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1、餐厅采购管理制度及工作程序(修改版)政策餐厅采购的物品均应按制定的各种物品标准通过采购部有系统地进行，公开提供餐厅订购的物品数量及质量标准，公开让供应商以投标方式提供物品价格。目的确保采购申请、采购订单及采购在有效的系统下进行。以高透明度进行比价、以降低采购成本为目标。一、 采购管理制度（一）订货管理制度:1、 合理的订货量是餐厅成本控制的一部分，确保订购的数量就是所需要的数量是非常重要的。特别是对容易变质的食品和酒水，过量的订购不仅导致浪费，资金的损耗，而且在运营中也可能导致需要促销而降价，以防因积压、引致成本不能有效控制。2、 食品和酒水的订购量应结合餐厅就餐人数的预算和预测。特别是对于食
2、品而言，对易腐食品、冷冻食品和加工食品的要求是有区别的。应该按照产品的不同，决定是按每天、每周或是周期性采购。3 、为了保持新鲜，易腐烂的物品如水果、蔬菜、乳制品、肉类和鱼类，必须每天采购，应填写每日市场采购申请单订购。(各分点负责人填写申请单,汇总至厨师长审批后,由采购协办) 4、需要处理和加工的食品和干货应该保存在设置正常温度的储藏室里，每周采购一次。 5、餐厅经理和厨师长审批每日采购的食品和酒水。6、餐厅经理和厨师长在批准仓库补充定单时必须考虑目前仓库的存货量和预测将要在一段期间内消耗的数量，从而确保 申购数量的准确。7、采购申请单被批准后返回采购组，然后按照规定的程序订购。（二）报价及
3、定价的管理制度:1、为了以最合理的价格采购，采购组会邀请供应商参加周期性的定价，定价的频率取决物品的种类和市场价格。2、整个定价过程由采购组负责人负责(暂由厨师长牵头,采购人员配合)。定价时要结合市场调研价格和历史价格。定价后交成本组(包会计)检查复核，财务负责人、餐厅负责人批准。3、所有被邀请参加定价的供应商都要有供应优质产品的记录。 （三）现金购买制度:1、餐厅原则上不鼓励用现金购买物品，如果不能用信用方式采购时，则按以下指导原则执行。2、零星采购支出须限制在人民币1000元以内。3、采购人员现金采购的备用金为人民币1000元。4、未经财务负责人批准，采购人员无权以现金方式采购1000元以
4、上的物品。5、按照验收政策和程序所说明的，所有的项目必须通过正常的验收程序。6、零用现金报销单位应先经餐厅负责人批准，采购员凭验收单（供应商联）和发票交财务人员审核，予以报销。7、如在零星采购中采用现金购买，则采购员在比价时，将供应商一栏处填上“现金”字样，以便财务人员分清现金报销或转账支付方式。（四）采购例会制度1、 由采购人员主持，餐厅负责人、成本主管及主要物资使用者(厨师长、餐厅经理)参加了解情况。2、 餐厅、厨房将已购进的常用物资的质量和使用情况进行说明，采购将购进价格、市场价格的变化及供应商送货的表现和情况进行充分反馈。3、 了解货物市场未来的供应情况，对可能导致成本上升的物资采取应
5、变措施。4、 跟进订单处理情况。（五）供应商评估制度：（仅供参考）1、评估人：财务负责人、采购人员、成本主管、厨师长、餐厅经理及餐厅负责人组成小组，共同对供应商进行考评。2、评定合格供应商的原则：遵循公开、公正、公平的原则。3、供应商评估要求：3.1 餐厅、厨房可根据日常的使用和供应商供货情况填写“供应商/产品质量信息反馈表”交采购人员，由其以书面的形式交成本主管。成本主管每月对反馈表进行归类统计，并作为今后供应商评估的依据之一。3.2 餐厅的供应商评定小组每半年对指定供应商进行评估，评估后填写“供应商评估表”。采购人员将以书面的形式通知供应商，并建立供应商评估档案。3.3以上“供应商/产品质
6、量信息反馈表”和“供应商评估表”将作为餐厅定期采购和大宗类食品、物品采购选择供应商的条件之一。3.4供应商评估细则及分数（只供参考，酒店可另行制定评估方案） 评估的项目：序号项目得分1质量252价格253按时交货104书面投诉105送货数量和规格的准确性206单、证、文件的准确性及交货数量的稳定性10 评分标准序号项目得分1质量 (满分)这个主要是因质量问题而发生的退货率，每次扣1分252价格 （满分）重复订购货物 (满分)o 价格保持稳定，从不主动提价（价格的提升仅在双方同意之后）o 价格基本保持稳定，偶尔依据市场行情涨价o 价格基本保持稳定，但供应商经常提出涨价的愿望，价格可以保持在合理范
7、围内o 价格经常变动，供应商定期根据其愿望提价，但价格还是可以保持在合理范围内o 价格经常变动，供应商经常根据其愿望不合理地提价，价格不合理 新货品报价 （满分）o 供应商的报价总是低于本餐厅的目标成本；或在没有目标成本的情况下，供应商的报价低于市场上竞争对手的报价o 供应商的报价多数情况低于本餐厅的目标成本；或在没有目标成本的情况下，供应商的报价大多低于竞争对手的报价o 供应商的报价总是低于市场上竞争对手的报价但很少低于本餐厅的目标成本；或在没有目标成本的情况下，供应商的报价与市场上竞争对手的报价一致o 供应商的报价多数情况高于本餐厅的目标成本；或在没有目标成本的情况下，供应商的报价多数时候
8、高于市场上竞争对手的报价o 供应商的报价远远高于本餐厅的目标成本；或在没有目标成本的情况下，供应商的报价总是高于市场上竞争对手的报价25131310741121296303按时交货 （满分）o 从不晚交送o 1次失误o 2次失误o 3次失误10107404书面投诉 （满分）这一项主要的评分依据来自于本餐厅相关使用班组的有关记录o 从不晚交送o 1次失误o 2次失误o 3次失误10107405送货规格、数量的准确性和外观包装的可靠性206单证文件的准确性及送货数量的稳定性10（六）附件：）食品和酒水的采购标准1、采购标准的制定必须根据自身的运营特色和原料的供应情况，确定所需原料的等级、规格、产地
9、、质量、价格等标准，并且以书面的“商品描述”作为采购依据。2、在确定采购标准前，应进行大量的产品测试工作，确保采购标准与成本控制的有效结合。3、食品与酒水采购数量必须根据消耗规律与预期的消耗量来确定。4、建立食品和酒水的质量标准是厨师长、餐厅经理、成本主管的责任。必须参与选择供应商 的过程，以达到预期的目标。 5、比价的过程由采购人员负责，采购组把报价单资料交由财务人员录入电脑。 6、当考虑定价的时候，相关管理人员（供应商评估小组成员）除了需要供应商报价以外，亦应充分考虑市场现货价格、上次相同货品的采购价格和货物的生产地等等。还有运费和关税等是否已包含在报价中，因为这些费用也是购买货物的成本。
10、 7、成本主管在收到采购组转来的供应商定价选择报告决定后，检查、复核录入的报价数据，抽查市场价格，把相关发现和意见进行上报。8、财务负责人审批定价报告。9、成本组和厨师长为了更了解市场货源、价格、供应商的真实供货情况和能力，应亲自不定期的对市场进行调查。10、餐厅规定所有采购的货品包括固定资产（零星采购除外）必须要有三个以上的供应商参与报价，特殊情况采购组需要书面说明原因。11、 当货品的供应商只有唯一代理机构和代理商时，可以是一家报价，但只适用于已经选定的品牌或设备，并且已进行了适当的挑选过程。12、价格一经审批后，任何人不能修改，如在实行过程中发生价格变动情况，由采购人员填写“价格变动申请
11、表”后附供应商价格变动相关资料，由成本主管在予以调整。2）价格维护周期1、食品项目建议价格维护周期库房备货采购：食品原料 一季度 酒水饮料一季度每日市场采购：蔬菜、水果类十天河海鲜三十天禽蛋类、肉类、十五天豆制品、菌菇类、米面制品及其他一季度酒水饮料一季度 2、物料用品项目建议价格维护周期仓库备货采购：电脑用品及配件 一个季度文具、培训和装饰品清洁和厨房、印刷和宾客用品半年定制和定牌印刷、棉织、印刷品一年 3、维修用品 项目建议价格维护周期仓库和直拨采购 半年二、程序1. 采购申请种类餐厅采购的方式一般分3种包括：1.1 库房采购申请；1.2 每日市场订货申请；1.3 零星采购申请。2. 库房
12、采购申请程序：2.1 库房采购申请属补充库存量物品，所采购的品种主要适用在餐厅运行过程中更新期较长，日常消耗量较大，在采购过程中需要一定的采购周期和起订量，市场价格变化较少且供应商相对固定的物品。货物运送到餐厅的当日，验收、库管组会直接把货品送至库房储藏以备后用，其成本计入存货价值，待日后领用时记入该天的食品成本或费用。2.2库管员根据存货的安全储备量在系统中打印“采购申请单”。“采购申请单”应包括货品名称、代码、参考价格、当前库存数、申请订货数量、建议到货日期等。2.3为了确保采购内容的有效性，“采购申请单”应由餐厅经理、厨师长及时完成审核；若申购的货品是各部门共同使用的，“采购申请单”由仓
13、库主管当日完成审核工作。2.4 审核范围 存货项目审核人食品厨师长(楼厨)餐具餐厅经理(李经理)2.5 “采购申请单”流转至采购组，采购组在规定时间内与供应商确认相关事项，然后书面告知财务人员，由其手工录入交货日期。2.6 根据业务特点及流程，制定相应物资采购申请的审批权限（参考附后：库房存货采购申请图）2.7 采购组收到审批后的“采购申请单”后， 与供应商进行订货。2.8 库房存货定价及采购申请流程图: 2.8.1采购定价流程供应商根据采购组提供的仓库库存项目进行投标报价- 按开标程序开标- 财务人员把供应商报价录入系统- 根据财务、采购核准过的比价表由具有审批权限的人员确定最终采购价格成本
14、主管审核财务负责人审批餐厅负责人审核 2.8.2申购流程库管员填写“库存物资申购单”按所需要的库存数量补充使用部门负责人批准餐厅负责人批准采购组负责人分派给相关采购员跟进采购员将一份采购订单交至验货人员 货物送达餐厅时库管员与采购员、厨师长/餐厅经理共同验收；库管员手工填写实收数量，在送货单上签名或盖章。 财务人员将送货单上的实际数量输入电脑。成本控制审核3. 每日市场订货采购程序 3.1 每日市场采购的适用范围为每天需要消耗的食品和饮料；保质期较短、仓库不作备货、不经库房储存，直接运至厨房当日予以消耗，其成本记入当天食品成本的原料。3.2厨房各分点负责人在清单上填写好第二天的申购项目。3.3 厨师长分别负责审核申购的每日运作所需的原材料，避免申购超量或短缺，及时完成审核。3.4 每日市场采购流程（以食品为例）厨房分点负责人填写每日市场采购物资申购单厨师长审批采购组负责人分派给相关采购员跟进 采购员将一份采购订单交至验货人员 货物送达餐厅时验货员与采购员、厨师长共同验
