《办公规范化管理》ppt课件

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1、办公规范化管理,大纲,公文 信息 调研 会务 协调与督办 接待,公文,1.公文管理工作的基本要求是什么？ 公文是重要的管理工具。公文管理工作的基本要求是：准确、及时、安全。 2.公文管理规范是什么？ 公文管理要做到流程合理，流转高效，拟办（审核）正确、催（督）办及时、归档完整。 3.公文管理主要有哪些内容？ 公文管理主要包括收文、发文、签报、送阅件、工作联系单等与管理工作直接有关的一系列文字类工具的管理。,公文,4.收文管理主要有哪些环节？ 收文管理主要有签收、拆封、登记、拟办、分发、传阅、批办、承办、催（督）办、归档等环节。 5.为什么说拟办是收文管理的重要环节？ 拟办是指由收文部门负责人及

2、有关工作人员，对收文办理提出建设性意见，供有关领导同志批办时参考的活动。 6.拟办人员要有哪些能力？ 首先，要有正确的指导思想和参谋意识； 其次，要有较高的政策水平； 第三，要有较强的协调能力； 第四，要有较强的文字表达能力。,公文,7.拟办有哪些要求？ 8.如何撰写拟办意见？ 拟办意见应写在收文处理单相关栏目内，并签注拟办人姓名和日期。拟办意见应针对不同情况分别拟写。 （1）对上级单位主送本单位，并需贯彻落实、办毕回复、传阅周知的公文，应提出拟送哪位领导批办或由哪个单位承办的具体意见。 （2）对来自下级或平行、不相隶属单位需要予以批转、转发和回复的公文，要指定业务对口部门予以承办，必要时应注

3、明办理时限。涉及多个部门的共同办理的公文，应注明牵头单位，防止推诿扯皮。 （3）对一般知照性公文，包括来往函件、抄送件等，可有选择地送有关领导或部门阅知，一般不必拟办意见。对于只是收文部门知道即可的阅件，仅写“此件存档”，存档备查即可。,公文,9.发文管理主要有哪些环节？ 发文管理主要有起草、会签、核稿、签发、编号、编排、校对、印制、用印、封发、归档等环节。 10.为什么说核稿是发文管理的关键环节？ 核稿亦称审核，是指公文草稿在签发之前由发文部门负责人或有关工作人员对拟发公文进行全面检查和修正的活动。 11.核稿重点要把好哪些关？ 核稿重点要把好五关： 一是把好行文关。 二是把好内容关。 三是

4、把好政策、法规关。 四是要把好文字关。 五是把好审批、签发手续和公文体例格式关。,公文,12.公文的质量包括哪些内容？ 公文质量是由文体和格式两部分组成的。 13.公文文体质量体现在哪些方面？ 公文是一种特殊的应用文，要求其针对工作中某一方面的特定内容直接表意，直笔表达，不尚浮华，不事曲笔，具有庄重严谨、质朴平实、简明得体的文风。主要体现在三个方面：一是主旨要明确，必须正确、集中、鲜明；二是结构要合理，要服从主旨，反映公务活动规律，符合思维逻辑，文种选用正确；三是语言要规范，做到平实、简明、庄重。 14.公文格式质量体现在哪些方面？ 公文格式标准主要体现在：公文编排符合国家标准、各种标识准确合

5、理。,公文,15.管理人员起草公文要掌握哪些编排技能？ 管理人员起草公文时，要掌握每页22行、每行30字，标题用华康2号字，正文用4号宋体字，正文一级标题用3号黑体字，二级标题用4号黑体字等基本编排知识，确保公文材料合乎规范。 16.什么是电子公文？ 电子公文是运用现代信息管理技术，以数字代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件，用以代替传统纸质公文的数字化形式，是具有规范格式的公文电子数据。 （在湛江市商业银行内部，电子公文通过网上办公系统（EKP）生成、编辑、审校、提交审批、生产制作、发送公文。） 17.公文正文的格式标准有什么要求？ 公文正文格式

6、有以下要求：一是每自然段要左空2个汉字的位置，回行顶格。二是正文结构层次必须分项标号。第一层为“一、”，标题结束后不跟任何标点；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。三是正文不得穿插图表。,公文,18.为什么要严格控制转发类公文？ 随着办公信息化不断发展，目前各单位普遍都建立了内部网，对需要转发的公文，可充分利用网络的优势迅速传播。因此，为减少重复劳动，避免层层转发，提高工作效率，现在对转发类公文，除涉及国家秘密和湛商行核心商密以外的，一律采取上网转发的原则。对有具体贯彻落实要求的，可通过电子邮件等形式解决。 19.如何正确选择发文字号？ 发文字号的选用一般与行文方向，文件

7、内容有关。以总行为例：一般以行的名义报上级单位的公文，选用“湛商银”；以行的名义下发的公文，要区分政策性、规范性和事务性两类，对政策性、规范性公文一般用“湛商银发”或“湛商银办”，用事务性公文一般用“湛商银函”或“湛商银办函”，业务方面具体事务的行文，由主办部门直接行文；对向非隶属关系单位的行文，一般用“湛商银函”或“湛商银办函”。实务中，各单位可参照上述规则制订本单位公文发文字号的规则，注意与上级单位的衔接，前后保持一致即可。 20.如何标识附注？ 一般公文不设置页眉、页脚、批注、脚注，如有正文外需说明的事项，可以附注形式加于文后。附注一般应当加括号，左空2个汉字，标识在公文落款日期下一行，

8、如请示等上报文需标识联系人、联系电话等。,公文,21.如何标引主题词？主题词的标准格式是什么？ 22.如何引用公文？ 引用公文一般应从发文机关起先引标题，后引发文字号。如“根据银监会下发的关于进一步加强工作的通知（银监办发2011168号）精神要求，现将有关事项通知如下”。若引用的文件中还有文件，应使用单书名号。比如：“根据关于印发管理办法 的通知（湛商银办2011号）精神”。 23.常用公文文种有哪些？使用范围是什么？ 法定公文文种包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。根据我行实际，常用公文文种包括决定、通知、公告、通告、通报、报告、

9、请示、批复、意见、函、会议纪要11种。 非法定公文文种包括讲话稿、计划、总结、会议记录、调查报告、述职报告、工作要点、方案、规划等。法定公文文种具有固定格式，一般可套红印发，具备法定权威和效力，非法定公文文种只可内部流转，需要向外部发送时，必须以法定文种加载。,公文,24.公文的语体风格是什么？语言运用的特点有哪些？ 25.如何组织“传阅”文件？ 传阅是指文件只有一份或很少几份的情况下，需要阅知的人较多，故在他们中间传递阅知。 26.公文办理时限是如何规定的？怎样进行“催办”？ 公文办理时限规定是：一般公文不超过7天，急件、特急件，不得超过3天。但不能超过文件要求的时限规定。 27.如何“签发

10、”文件？经领导签发的文件，若发现有错误，如何处理？ 28.签报和送阅件有什么区别？重点要把握什么？ 29.工作联系单有什么作用？,信息,30.什么是信息？ 31.信息材料的收集有哪几种方法？ （1）综合法。 （2）追踪法。 （3）调研法。 （4）会议收集法。 32.收集和筛选信息有哪些步骤？ （1）占有尽量多的第一手资料。 （2）深入钻研，挖掘揭示主旨的典型材料。 （3）量体裁衣，决定材料的取舍。 33.如何提炼和深化信息主题？ （1）主题须鲜明突出。 （2）采用新的观察角度。 （3）深入挖掘事物的本质。,信息,34.信息的具体写作要求有哪些？ （1）内容充实，忌空洞无物。 （2）紧扣题旨，忌

11、芜杂堆砌。 （3）客观准确，忌华而不实。 35.撰写信息时有哪些语言要求？ 做到在内容上观点正确，材料适合，观点和材料高度统一；在表达上概念明确，判断恰当，符合逻辑。信息应该是最大的确定性，最小的不确定性，尽可能不用基本、较好、差不多、部分等语言；能用数字定量分析的，尽可能用数字说明问题，以准确地反映信息的内容。 36.如何把握信息需求规律？ （1）形势发生变化，会对各项工作带来不同程度的影响。 （2）在决策的不同阶段，信息需求的重点不同。 （3）对同一项工作，在不同阶段，对信息的需求不尽相同。 （4）某些工作有季节性、时期性。,信息,37.收集信息材料的范围有哪些？ （1）贯彻落实中央重要会

12、议、重要政策及重大措施的情况以及存在的问题及建议。 （2）对党政领导和行领导的重要指示、批示的办理落实情况。 （3）当地领导、各类工作组来行调查研究、检查工作、解决问题的情况，包括对重要事项的表态或提出的批评意见等。 （4）领导下基层调查研究、检查工作、参加会议、发表讲话、解决问题及基层贯彻落实的情况。 （5）年度、季度和阶段性重点工作，主要措施，进展情况，存在的问题及对策。 （6）在业务发展中出现的新情况、新问题，以及解决问题的具体措施、成效。 （7）在经营管理、营销和产品创新上的新进展、新经验。 （8）紧急情况、重大突发事件、重要社情民意及后续情况。 （9）重要经济指标完成情况，季度、半年

13、经济形势分析及预测信息。 （10）各地经济发展，融市场新变化，同业竞争的新举措、新动态。 （11）对工作的意见和建议。,信息,38.总行层面目前有哪几种信息载体?分别有什么特点? 为了提高信息传递的有效性，目前总行办公室主要管理 种信息载体:分别为湛江市商业银行简报、行内动态、新闻及内部网。简报主要面向全行，不定期出刊，主要刊发一些经验类信息，要求反映有一定深度、典型的工作，以供大家参阅；内部网是近几年出现的信息传播工具，目的就是为了让全行及时了解上级行的信息，提高全行的策略连接度。 39.目前信息工作是如何考核的? 信息工作一般都有考核制度，主要由办公室制定。下一步党群文化部也会对信息报送工

14、作作考核，主要是针对行刊的材料收集。 40.信息报送流程有何规定? （1）领导参加的重要活动、重要工作等有关信息，应在24小时内经有关单位领导审核后尽早报送办公室。 （2）向领导提供的情况分析和政策建议，都应先汇总至办公室，再由办公室统一编发有关领导。 （3）各类信息都须各单位负责人审定后报送上级行务信息邮箱。,信息,41.动态类信息和经验类信息有那些区别？ 动态类信息是指反映某项工作、活动或事件发生、发展和变化情况的信息。 经验类信息是把各种富有特色的典型事例、对系统内一些值得推广的做法等进行提炼、加工、整理，高度概括，以揭示事物全貌，反映事物本质和规律的信息。 42.如何抓好信息管理工作？

15、 （1）抓好信息管理员队伍建设。 （2）明确信息工作流程和职责。 （3）及时处理重要信息。 （4）逐条把好信息内容的文字关。,调研,43.调研工作的一般程序有哪些？ 调研工作的程序大体上可分为：确定调研的任务和目的、制订调研计划或方案、开展调查、综合分析、撰写调研报告等。 44.调查研究的主要方法有哪些？ 调查研究的方法主要有：重点调查法、典型调查法、抽样调查法、定点调查法、对比调查法、问卷调查法、统计调查法等。 45.怎样选择调研课题？ 一要围绕各个时期经济、金融工作中心选题；二要围绕领导决策需要选题；三要围绕热点、难点、疑点问题选题；四要围绕倾向性、趋向性问题选题。 46.怎样召开调查会？

16、 首先要制定调查提纲；其次要让被调查者明确调查的内容和目的，知道汇报什么，反映什么，谈什么；第三要合理确定参加调查会的人数，人数以服从调查了解情况的需要和时间限制为前提；第四要注意选择好参加调查会的人员，应安排那些对调查的情况或问题比较熟悉的人员参加；第五要始终围绕调查提纲，注意启发引导，避免偏题跑题。,调研,47.怎样进行个别访谈？ 个别访谈是通过调查者和被调查者面对面交谈而获得调查资料的调研活动。 48.怎样撰写调研报告？ 调查报告就是将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式表述调查情况的一种文书。调查报告分为情况调查报告、典型经验调查报告、问题调查报告三种。调查报告一般由“标题、正文”两部分组成。 （1）标题。标题可以有两种写法。一种是公文式标题，另一种是自由式标题 。 （2）正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。,会务,49.会议管理有哪些主要环节？如何策划？ 通常，按照会议进程，会议管理可以分为会前、会中、会后三个部分，包括：会议策划、会议筹备、会议记录和纪要整理、会议督办等主要环节。 50.如何选择