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1、托 维 环 境 亮 化 工 程 有 限 公 司电 子 车 间时间管理培训2012年8月编制：何文勇培训大纲第一节 时间管理的概念第二节 时间管理的误区第三节 时间管理的六项基本准则第四节 如何进行时间管理/计划第五节 省时之道第一节 时间管理的概念一、 时间的管理的概念1、 小故事：我们从故事中能体会到什么？1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下： 诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。 这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年
2、富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。 有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？ 我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。 至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。 诸位，11万页书可以使你成
3、为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！ 易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。 学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。 再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。看到胡适先生的这一番语重心长的话语，你有何感受？“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？我们常常听到 “我要是在大学多学点东西就好啦！” “我应该少看些电视，好好地约束自己，多读点书
4、！” “时间根本不够用，公司股价节节下降，董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包；同事间争权夺利，我总是担任和事佬的角色；家人总也见不到我，几乎把我登报作废！” 世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。那么时间究竟是什么呢？ 2、 我们来了解，什么是时间？它有什么特性？时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。（1）无法开源：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。 （2）无法节流：时间不象人力、财力、物力和技术那样
5、被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。 （3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。 （4）不可再生：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。3、 什么是“时间管理” “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。（1）所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。（2）所谓“自管理者的管理”你必须抛弃
6、陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。（3）四类时间管理理论：A、着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。B、强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到计划的重要。C、将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。D、强调每一天的行动，都要与未来的方向一致，与目标接近。4、 小案例：如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又
7、有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？案例讨论的目的：由于时间所具有的独特性，时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。在上面的“银行拨款”案例中，我们不难发现：每天我们有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。拥有这样的一笔财富，我们怎么可以视而不见？又怎么可以随意处之？第二节 时间管理的误区所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。误区一：工作缺乏计划1、尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条： （1）因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； （2）不做计划也能获得实效； （3）不
8、了解做计划的好处； （4）计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； （5）不知如何做计划。2、我们作为管理人员，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？ （1）固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？ （2）不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。 （3）
9、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。3、缺乏计划会导致的恶果（1）目标不明确 （2）没有进行工作归类的习惯 （3）缺乏做事轻重缓急的顺序 （4）没有时间分配的原则 写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成
10、全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。误区二：组织工作不当1、组织工作不当的主要体现在以下几个方面（1）职责权限不清，工作内容重复（主要是员工的当天任务安排） （2）事必躬亲，亲力而为 （3）沟通不良 （4）工作时断时续 2、如何解决这些问题？ （1）学会如何接受请托： 对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合
11、情理的；尚有一类请托则属无义务予履行的请托。 倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。 （2）学会利用资源： 对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想
12、了解本月度部门考勤信息，不妨去问问车间文员；想解决电设备方面的问题，直接找电工或PIE人员协助；等等 （3）抛弃以下错误 A、担心下属做错事 B、担心下属表现太好 C、担心丧失对下属的控制 D、不愿意放弃得心应手的工作 E、找不到合适的下属授权其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。 误区三：时间控制不够在讲述这一误区前，我们先来做一个“自我考评”-参照附件1先提交各位的考评分数时间控制管理中我们容易陷入下面的陷阱：（1） 习惯拖延时间（2） 不擅处理不速之客的打扰（3） 不擅处理无端电话的打扰（4） 泛滥的“会议病”困扰。误区四：整理整顿不
13、足办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。” 当你的上司向你索取订单进度情况，你是否能在第一时间从容不迫地回复？当你需要一份信息时，你是否需把文件夹翻个底朝天？ 误区五：进取意识不强我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面： （1）个人的消极态度 （2）做事拖拉，找借口不干工作 （3）唏嘘不已，做白日梦 如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！ （4）工作中闲聊 第三节 时间管理的六项基本原则原则一：明确目标。1、 目标刺激我们奋勇向上。在人生的旅途上，没有目标就好像走在黑漆
