《时间管理有技巧》ppt课件

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1、时 间 管 理,不能管理时间，就什么也不能管理！ -管理学之父彼德杜拉克,讲技巧,一、时间概论,什么是“时间”,时间的定义： 从过去通过现在到将来，连续发生的，各种事件的“过程”。,时间与“事件”的关系,时间的意义： “时间”本身不以如何人的意志为转移； 因此，时间对如何人都没有实际意义。 怎样使时间具有意义：,“事件”的控制,我们能够控制的： 去哪、吃啥、干啥、不干啥； 我们不能够控制的： 宇宙规律、自然现象、既定原则。,“水桶效应”的启迪,水桶效应： 一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！ 问题： 哪一块是我们走向成功的“短板”？ 关键词： 必须设法找到那块短板！ 必

2、须充分利用那块短板！,“时间”的特性,特性一：时间不可再生； 特性二：时间不可逆转； 特性三：时间不可停滞； 特性五：时间不可伸缩； 特性六：时间不可替代。 关键词： “时间”是世界上最稀缺的资源！ “时间”是最珍贵的资源短板！,“时间”是否能管理,事实： 你绝对不能够让时间停止下来。 因此： 时间本身是不能够被“管理”的。 所以：,时间管理的关键,时间管理的具体内容： 选择、支配、调整、驾驭； 分析、计划、理解、实施。 关键词：,危险的信号,不想上班，没兴趣； 什么事情都看不惯； 待办工作堆积如山； 天天是救火队队长； 不能判断轻重缓急； 工作总是被人干扰； 与同事们很难相处； 害怕见自己的

3、上司；,平日及假日经常加班； 健忘，身体越来越差； 没乐趣，今天不回家！ 不想活动，越来越懒； 惧怕新工作和新挑战。 很内疚，不是好丈夫、 好父亲、好子女； 别理我，烦着呢！,学习时间管理的目的,误区： 在单位时间内比以前做更多的事。 目的： 学习判断那些是对你最重要的事； 充分的利用时间产生最大的价值。 关键词：,二、时间管理的沿革,第一代：“公鸡型”,做个备忘录，当日事当日毕。 好处：知道自己做了那些工作； 坏处：你被各种“事件”所控制。 结果： 逢山开路、遇水架桥； 后知后觉，忙而无效！,第二代：“仓鼠型”,事先做一个工作计划，未雨绸缪； 好处：事先有准备，效率明显提高； 坏处：你会更忙

4、碌，可能迷失方向。 关键词： 你可能会成为一个忙碌的“工兵”！,第三代：“北极熊型”,先明确个人价值观与目标的关系； 好处：确立了个人价值观及与目标； 坏处：可能会缺乏整体的团队观念。 结果： 对事件的判断取决于个人价值观。,第四代：“群狼型”,追求集体利益： 定义：先做对的事，再把事做对！ 强调： 选择和确定最重要的事情先去做； 强调企业、团队、个人的均衡性； 通过改变思想来改变团队的行为。,第五代：“熊猫型”,追求社会公益与人生价值： 定义：服务群体，同时追求人生价值！ 强调： 认真工作、幸福生活、劳逸结合； 服务社会、享受人生、二者均衡； 社会进步、人生幸福、世界大同。,五代时间管理间的

5、关系,第一代：有了一个备忘录，但缺少一个计划！ 第二代：你有了一个计划，但缺少一个目标！ 第三代：你有了一个目标，但缺少团队精神！ 第四代：你有了团队意识，但缺少人生规划！ 第五代：你即有人生规划，又有社会公德心！ 关键词： 循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！,三、时间与“习惯”管理,习惯的定义,什么是习惯： 无意识、不经思考的行为方式； 是精神或性格的一种固定趋向； 我们会受制于各种各样的习惯。 关键词： 你的潜意识会构成无数个习惯。,习惯的判断,什么是好习惯，什么是坏习惯？ 问题： 好习惯、坏习惯、一般的习惯， 那一种习惯的危害性最大？ 案例： 大象为什么不逃跑？,习惯与“舒适区”的

6、关系,每个人都有自己的舒适区； 因为舒服所以就不愿离开； 舒适区是由习惯所构成的。 不舒适的 舒适的 不舒适的,走出你的舒适区,危机管理：“谁动了我的奶酪”； 要想舒适，首先必须先不舒适。 例如： 犹太民族的忧患意识及危机意识。 关键词： 不舒适的具体行为：变革与创新！,改变习惯的收益,你的家人及朋友们会刮目相看； 你的上司和同事会惊讶及赞赏； 你自己会有成就感以及满足感； 你生活、工作及事业获得提升。 关键词：,改变旧习惯的困难,可能出现的问题： 你可能又会延续过去的习惯； 你可能会被旧的习惯所牵引； 你可能会感觉不舒服不自在。 关键词：,创造改变习惯的环境,又有可能出现的问题： 同事们可能

7、会感到疑惑和不解； 甚至感到威胁而破坏你的努力； 迫使或诱惑你放弃努力的目标。 关键词：,四、时间与价值管理,时间的四个象限,不良的时间分配,最佳的时间分配,四象限的区分（示例）,重大项目的谈判 紧急问题的处理 重要会议或工作,愿景价值观的澄清 计划、准备、预防 学习、培训、休闲,重 要,无谓的电话、信件、 报告、会议、应酬 符合别人期望的事 打麻将三缺一,不 重 要,各种琐碎的闲杂事 无用的广告、函件 发呆、上网、闲聊 游荡、逃避性活动,紧 急 不 紧 急,“莫菲定律”,事实： 事情往往不是你想象的那么轻松； 凡事往往都比你想像的复杂困难。 当心： 问题往往出现在最不可能的时候。 例如： 爱

8、人结婚了，新郎不是你！,改变传统的时间观念,误区： 在最短的时间内做最多的事。 正确的方法： 依照重要性程度来安排顺序； 要遵循你心中的目标和方向。,你对时间的控制,以下时间那个最难控制？请排序： （ ）工作的时间； （ ）业余的时间；（酒、赌、玩、侃） （ ）上司的时间； （ ）下属的时间； （ ）客户的时间； （ ）女友的时间； （ ）家庭的时间； （ ）哥们的时间。,时间是怎样流失的,问题： 时间总是被干扰、控制、割裂、破坏； 所以： 你往往总是感觉时间实在太不够用了！ 困惑： 你的时间到底到那里去了？,时间不够用的原因,午餐吃太饱或吃太久 上司找麻烦,时间管理的核心六步骤,定角色和职责

9、(明确价值观) 公私兼顾，价值为先 列出事件清单 按照主动性与应对性分类 排定事件优先次序 以重要性和紧急性来排定 制定时间计划表 预留弹性，保证重点 言行一致地执行 排除干扰，有效授权 调整和改善 自我评估，持续改善,关于时间的事实,事实的一方面： 有些事情我们认为能够左右和管理，但其实我们不能！（没问题！） 事实的另一面： 有些事情我们认为不能左右和管理，但其实我们能！（啊呀,不行) 关键词： 学习分辨和处理这些事情！,关于“猴子”的故事,问题： 总是有人企图把他的猴子交给你； 照顾别人的猴子会非常耗费时间； 猴子令你的生活痛苦和工作忙乱； 猴子会成为一个个“烫手的山芋” 。 关键词： 你

10、应该怎么办？,有效的建议,建议一： 建议二： 建议三： 建议四：,干扰的判断,自问： 是否经常会有人打扰你的工作？ 你是否清晰别人打扰你的目的？ 目标、程序、制度是否不明确？ 紧急突发状况是不是经常出现？,来自上司的干扰,来自上司的干扰往往最难控制。 有效的方法：,来自同事的干扰,来自同事的干扰往往最难推却。 有效的方法：,来自下属的干扰,来自下属的干扰往往容易忽视。 有效的方法：,来自自己的干扰,来自自己的干扰往往最难察觉。 例如： 没有目的的游荡、与属下闲聊； 各种不良的习惯，想改改也难。 有效的方法：,五、时间与工作方法管理,时间自然法则总结,找到你生命中的“西瓜”,我们生命中总是会遇到

11、西瓜和芝麻； 我们想得到西瓜，却总是在拣芝麻； 结果我们错误的用数量代替了质量。 关键词： 拣芝麻没有有大价值，拣西瓜却有！,确认你的“西瓜”,时间 成果,时间 成果,20%,80%,80%,20%,确定有效目标,前提： 工作不能没有目标设定； 目标没有计划就是空想。 所以： 计划必须要考虑期望值； 计划必须考虑资源配置； 目标必须设定最后期限。,高回报目标（1）,改善工作： 1、按时执行完成每一项工作； 2、会客必须在规定时间之内； 3、会议前必须拟定会议提纲； 4、准备完整资料提供给客户。,高回报目标（2）,当需要时怎样找到任何东西： 1、把所有的文件从桌子上清走； 2、把名片放在一个固定

12、的地方； 3、把重要文件放在固定的地方； 4、建立电脑及文件的归档系统； 5、重新归类未审批处理的文件； 6、彻底整理办公桌及电脑文档。,工作确定的顺序,回答以下问题： 要做什么事情？ 为什么要去做？ 用什么标准做？ 什么时间开始？ 哪些人参加做？ 怎样分配时间？ 关键词： 合理调整时间及资源分配的顺序。,效率和效益的分别,问题： 99张1元和1张百元钞票，你先拿哪张？ 分别： 追求效率：是把事情做对； 追求效益：是做对的事情。 关键词： 抓西瓜和拣芝麻截然不同！ 战略正确，战术才有意义！,低回报工作拣“芝麻”,问题： 拣芝麻可以将你的时间消耗殆尽； 不必关注芝麻，不要被芝麻诱惑。 方法： 将

13、芝麻分类，集中时间处理他们； 坚决停止你习惯性的拣芝麻行动。 关键词： 做慢而对的事比做快而错的事好！,如何避免拣“芝麻”,可能的感觉： 我工作很努力，然而没有成就感！ 可能的原因: 不良习惯偷走了你宝贵的时间； 解决的方法： 持续时间记录，提供精确资料； 记录每天或30天内的活动内容； 增强观察进入时间的有效流程。,六、时间管理工具与TIPS,时间管理的好工具,周工作计划/小结表 效率记事本（每日事件安排表）,5月第3周工作计划/小结表(5月14日至5月20日),(样表),有效时间管理TIPS,墨非定律： 凡是可能出错的都会出错； 每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方； 不论您估算多少时

14、间，计划的完成都会超出期限； 不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； 您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。,崔西定律： 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程； 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。,有效时间管理TIPS,文件处理流程： 投掷：将不用的资料丢掉； 转手：将资料转交给别人去做； 行动：重要的事情一定要马上去做； 归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之

15、内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。,有效时间管理TIPS,有效时间管理TIPS,心理建设： 欲望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望； 决定：决定达成作好时间管理的目标； 操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯； 决心：下定决心持续学习，直到能运用自如。,有效时间管理TIPS,提高生产力： 一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律； 养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作； 用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事； 要有坚

16、忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间 工作中断时，要有“回去工作”的驱动力； 要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果； 维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高； 集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长； 设定完成工作的期限； 达成对别人的承诺。,有效时间管理TIPS,克服拖延的习惯 要有良好的组织； 由重要的事情开始著手工作 建立一个报酬时间表； 培养紧急的意识 以快节奏工作； 一旦开始，不要停止； 订出一段特定的时间工作； 从最糟的事情开始； 详细的计划； 不要找借口； 设定截止期限。,有效时间管理TIPS,提高别人的工作效率 清楚地让对方了解你对工作成果的期望 拟定计划（月计划、周计划）彻底执行 知道评量工作成果的标准 了解你的同事，并适度地调整与其共事的方式 让对方承担起应负的责任，对于对方不合标准的工作诚实地给予指正 提供解决问题的出路，在批评