《个人时间管理》ppt课件 （2）

《《个人时间管理》ppt课件 （2）》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《个人时间管理》ppt课件 （2）（118页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、欢迎参加,个人成效和时间管理培训,行政细节,上课时间: 09:00,上午休息时间: 10:00 10:15,午餐: 12:00 13:00,下午休息时间: 15:00 15:15,下课时间: 17:00,为了维持良好的学习环境，敬请将您的手机和BP机关闭或调至安静档。,根据哈佛大学关于知识留存的一项研究：,关于这本手册,只用口述,口述 + 视觉,口述 + 视觉 + 笔记,80%,60%,40%,15%,0-5%,60%,40-50%,80%,60-70%,首先,请和我们分享一下：,1) 你的名字及你喜欢我们怎么称呼你,2）工作经历,3）简单介绍贵公司,4) 你喜欢工作的那些方面,5) 你不喜欢

2、工作的那些方面,6) 你对这次培训的期望,目标与介绍,质量,数量,业绩,技巧和 知识,计划，时间管理， 系统及工具,此次培训的目标,1. 分析你们目前做得很好的地方,加强,2. 分析你们目前做得不太好的地方,改善,改进个人工作的成效,目标与介绍,目標,加強知識及技巧,完成个人管理所有環節,創造一套时间管理工具,提高自我管理能力, 完成工作任务,头脑热身,把图案分成4个相同面积和形状的部分,头脑热身,把图案分成5个相同面积和形状的部分,学习的过程,目标与介绍,传达概念,案例学习,小组作业及讨论,笔记,参与及分享,个人作业及练习,模拟演练,继续进行.,影 响 工 作 成 效 的 因 素,影响成效的

3、因素,公司外部因素,信息技术的发展,原材料供应,天灾人祸,政府的政策,市场透明度,激烈的竞争,公司内部因素,产品/服务,部门间配合,设备维修,人员,影响成效的因素,人员因素,生产人员的态度,足够的行动,提供合适的服务,针对内部客户,知识与技巧,影响成效的因素,继续进行.,R A C 模 式,绩效的分析,我们应该考虑两种分析： 现况分析: 目前情况 动向分析: 将来的去向 准则必须基于公司政策而定，并让员工清楚了解。 我们需要一套统一的准则。 利用相关的工具来监控绩效，使它能配合公司政策。 只分析结果是“危险”的。,每个星期有168 个小时，其中56 个小时在睡眠中度过，21 个小时在吃饭和休息

4、中度过，剩下的91 个小时则由你来决定做什么每天13个小时。,T1 T2 T3 T4 T5,活动的数量,这是一位员工要达到他目标而付出的活动。 我们必须衡量那些直接影响 “结果”的活动。,活动的方向,这是员工必须花费在不同活动以达到目标的时间。 我们根据以下来衡量： 产品优先性 对象优先性 在工作过程中的主要任务,活动的质量,这是一位员工把他的活动转变成为绩效的能力 我们会用不同的比率方式来衡量活动的质量 员工在与客户面对面时其活动的质量,活动的分析,当我们衡量活动时共有三个考虑因素。 活动应该分为三个主要的领域： 数量 方向 质量 记住：今日的成果是来自以前的活动。 因为绩效是活动的成果，所

5、以我们应该对活动和绩效一样重视。,能力的分析,三项能力的主要因素影响努力： 知识和技巧 天份 激励 应该只衡量那些我们可以影响的准则，而不是那些我们不能够影响的私人因素。 衡量和发展员工的能力是一项重要的任务。,取得业绩的模式,业 绩,外部因素,内部因素,行 动,数量,方向,质量,知识 + 技巧,天份,激励 / 态度,能力,继续进行.,工 作 作 风,我必須完成什么？,1. 我的工作的特殊性是什么？ 如果我的工作沒有做到，那什么就無法達成？ 3. 我的老板對我的期望為何？ 4. 我工作的優先次序為何？,对计划的态度,1.0 - 1.4 你对制定计划抱很大的反感，说不定你以前 的所有工作都因此而

6、遭到失败。 1.5 - 2.4 你反对制定计划，在以往的工作中就难以按 计划行事。 2.5 - 3.5 你对制定计划既不反感也不积极，但也希望 因计划而或益。 3.6 - 4.5 你对制定计划抱积极态度，并因制定计划而 收益匪浅，但在制定计划方面仍存在一些问题。 4.6 - 5.0 你对制定计划抱非常积极的态度，你的所有 业绩都来自于完善的计划。,8分钟计划节省一小时,每天8分钟的准备，并且按计划执行，就可以每天挪出一小时的时间来作重要的事情。,时间计划为您带哪些好处？,1、达成目标更好、更迅速地达成个人与职业的 目标 2、节省时间节省并赢得时间以便处理真正重要的任务及目标（领导任务，同事，创

7、造力，家庭，休闲时间） 3、整体观对所有的计划、任务之整体观 4、减少忙碌与压力，对日常工作更有前瞻性,最重要的计划原则是书面化,1、整体观只存在脑子里的时间计划没有整理观（看不见，记不得）而容易弄错 2、工作减轻书面计划就是减轻记忆负担 3、自我激励制定书面的计划在工作上有自我激励的心理作用。朝向目标，处理日常事处，而且坚持遵循日程表行事。,4、专心藉此，减少分心（专心）而执着，比无计划的人更快地完成手头上的工作。 5、检讨透过每日工作检讨，不会遗漏那些尚末处理之事（移转全登录至其它的日子）。 6、成就透过每日计划，可以更准确预估您的时间需要与干扰时间；为预期外的事，留出合理的缓行时间，如此

8、，您可达到更高的成就。 7、资料档案分别收集的书面时间计划表就是您的资料档案。在某些状况下，可以当作您积极作为或非积极作为的记录。,SMART Objective,S pecific 具体的 M easurable 可以衡量的 A chievable 可以達到的 R elated 有相關性的 T ime-Frame 時間限制的,花费20%的时间产生80%的成效,80：20-规则（Pareto-原则） 时 间 成 效 20% 80% 80% 20%,设定目标： 对20：80%成就因果关系的优先顺序,在职业及个人生活中，可根据20:80%成就因果关系，就设定目标，在拟定计划及达成目标的行动间，选出

9、并执行最优先的事项。,工作行為,把你的分數加起來再除以10。 1.0到1.4你是一個明顯的A型 1.5到2.4你有強烈的A型行為傾向 2.5到3.5你是非A非B型 3.6到4.5你有B型的強烈傾向 4.6到5.0你的工作行為是明顯的B型,A型 竞争的 攻击的 成果 數據 動作快,工作作風,B型 冷靜的 放鬆的 品質取向 好好先生 動作慢,工作作風,A型 潛在的問題,1. 工作控制不良 2. 缺少授權 3. 對優先次序的不確定 4. 時間計劃有偏差 5. 犧牲品質的可能 6. 與人相處的問題,A型 行動重點,1. 建立實際的目標 2. 加強授權 3. 改善優先次序和時間計劃 4. 維持適當的品質

10、 5. 投資時間與人交流,B型 潛在的問題,1. 受壓力才計劃 2. 不實際的品質標準 3. 不清楚的授權 4. 鬆懈的團隊控制 5. 放棄數量的可能,B型 行動重點,1. 設立緊湊的目標 2. 計劃較高的輸出 3. 建立實際的數量標準 4. 較明確的授權 5. 較嚴密的團隊控制,較理想的工作作風,1. 控制的A型 2. 投資時間在人際關係 3. 追求品質,继续进行.,管 理 你 每 天 的 时 间,个人练习,我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时 间管理。 请先完成个人小，在后面我们将以它作为讲解 实例。,在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？

11、在制订时间表以前， 请： 1把要做的事情全部看一遍 2确定每件事情的重要等级 3根据重要程度把事情重新排序,时间表可以参照下页的格式： 时间 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 每天上班时间为8 点-18 点（含往来交通时间，中午有1小时休息） 08.00 08.30 09.00 09.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 。 18.00 18.30 19.00 。 22.00 22.30 23.00,请把你的回答写在下面： 哪些事情被放弃不做？为什么？ 哪件事情有最高的优先级？为什么？ 你会高兴地执行这个计划吗？ 为什么？,时间管理,时间管理是：控制自已的时间

12、与工作，而不是让它们控制自已。,有效的时间管理系统包含以下五个步骤： 1 明确你的价值观 2 确定你的目标 3 对你的目标按优先级排序 4 明确你的任务 5 对任务按优先级排序,时间管理系统,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。 健康看牙医，洗澡，等等 家庭给家里打电话，等等 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐，等等 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱夜间兼职的面试，等等 兴趣看演唱会，等等 重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。,价值观,目标是我们的需求和

13、愿望我们想得到什么。它们直接源于我们的价值观。 例如，任务表中有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。 它们分别代表什么？ 对它们如何排序，完全取决于你的价值观和目标。,目标,任务的类型 请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。 拿出一张白纸，画出一棵树，如下： 在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图。,只处理一件事情明确的优先顺序,成功的经理

14、人可以处理很多完全不一样的事情，但是他们在一段特定的时间内，只专心致力一件事情上。所以他们总是执着地按照计划，每次处理一件事情。先决条件是要设定明确的优先顺序，然后遵守不渝。,设定优先顺序的优点,（1）重要性首先只作重要或必需的任务 （2）紧急程度必要时，也可依紧急程度处理 （3）专注每次只专注在一件事务上 （4）节约时间在既定的时间，更有效地处理事情,设定优先顺序的优点,（5）达成目标在某些状况下，依然圆满地达成既定目标 （6）授权将所有可以由他人处理之事，授权出去 （7）每日成果在计划周期结束时（如：一个工作天），至少解决了最重要的事情 （8）提高能力对于与您或您个人能力考评有关的任务不会

15、置之不理,重要工作，今天必須完成 重要工作，可以稍后再作 可以授權，但寧願自己做 預期外的工作,A B C X,工作類型,核心時間,生 產 效 率,時間,核心時間,6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 8,能力曲线,+50%,能力 100%,- 50%,时间,生理能量状态的偏差,能力高峰在早上 能力的高峰在早上，整天都不会再达到这个水准 午后的能力谷底 下午接着是从所周知的午后谷底，有人用咖啡来对抗它，可是却因此被拉长了。 入夜前的次高潮 过了入夜时分的次高潮，能力曲线持续下降，然后在子夜过后数小时，到达它的绝对最低点。,个别差异及共通性,个人每日韵律,能力高峰期：任务 A 能力低弥期：任务 C 次高期：任务 B,我们每个人都必须调整适应这种个人能力的起伏。重要的是要找出您个人的每日韵律，您可以在上午能力高峰期，处理复杂而重要的事（任务 A）；在能力低弥期，您不须违反您的生理韵律而工作，试着放松，利用这段时间作社交接触或例行工作（任务 C）。下午稍晚，能力曲线回升后，你可以再做些较重要的事情（任务 B）。,个人每日韵律,最佳休息值： 工作一小时后最多休息十分钟,根据医学研究显示，最佳休息值大约在工作一小时后，休息十分钟。因为在最初的十分钟内，休息效果最理想，过后就有下降的趋势,