六西格玛辅导公司在某化工制造行业财务管理实施案例

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1、 网址: 六西格玛辅导公司在六西格玛辅导公司在某化工制造行业财务管理某化工制造行业财务管理的的实施实施案例案例 项目背景项目背景 内部控制理论的发展是与社会经济的发展水平相适应的。 当社会经济发展到 需要所有者与经营者相分离时， 形成的这种委托代理关系就需要一系列严密而科 学的管理制度对这种关系加以规范和约束，以使这种委托关系得以健康的发展， 并使关系双方从中受益。某化工制造企业随着组织规模的不断扩大，也需要一套 科学的制度对组织的成员加以规范和约束，以达到组织目标。内部控制制度十分 必要， 而利用六西格玛理论可以为企业内部控制风险评价提供一种良好的管理工 具，从而有效地改进企业内部控制评价。

2、因此，该企业希望通过天行健咨询六西 格玛专业团队来改善加强企业自身的财务内控管理。 项目目标项目目标 1、确定造成财务内控问题现状的根本原因，并得到解决、确定造成财务内控问题现状的根本原因，并得到解决 2、现在财务内控平均满意率为、现在财务内控平均满意率为 90.99% 3、财务内控管理的改进保持住了稳定的效果、财务内控管理的改进保持住了稳定的效果 4、各方管理层进行管理监督，长期保持住改进内控管理而取得更好成果、各方管理层进行管理监督，长期保持住改进内控管理而取得更好成果 5、财务内控管理水平上升到了一个新的台阶、财务内控管理水平上升到了一个新的台阶 项目过程项目过程 一、六西格玛管理法概述

3、一、六西格玛管理法概述 西格玛是希腊文的一个字母，在统计学上用来表示标准偏差值，用以描述总 体中的个体离均值的偏离程度。而在六西格玛管理法中，六西格玛是一个目标， 意味着每一百万个机会中只有 3.4 个错误或故障。上世纪 80 年代末，美国摩托 罗拉公司(Motorola)首创了六西格玛管理方法，这是一个建立在统计学基础上的 全面质量管理方法，以追求完美为目标的管理理念。其重点是将所有的工作作为 一种流程，采用量化的方法分析流程中影响质量的因素，找出最关键的因素加以 改进从而达到更高的顾客满意度。藉此管理方法，摩托罗拉公司确立了国际电子 制造业的领先地位，同时也使得世人开始知晓这一管理方法。

4、六西格玛管理方法是典型的定量决策系统，和传统方法相比，它更强调数据 的作用，强调运用统计手段和各种技术去发现过程问题的本质规律，通过 “D-M-A-I-C”的方法体系进行改进，从而从根本上消除问题。其中: 定义定义 D:界定核心流程和关键顾客，站在顾客的立场，找出对他们来说最重 要的事项，也就是关键要理清团队章程，以及核心事业流程。 测量测量 M:找出关键评量，就是要为流程中的瑕疵，建立衡量基本步骤。这是 六西格玛项目的关键工作，是体现六西格玛主题之一，以事实和数据驱动管理的 网址: 具体表现。其主要有两个目的:一是收集数据，确认问题和机会并进行量化。二 是梳理数据，为查找原因提供线索。 分析

5、分析 A:探究误差发生的根本原因。运用统计分析，检测影响结果的潜在变 量，找出瑕疵发生的最重要根源。所运用的工具包含许多统计分析工具，包括相 关回归分析、方差分析、假设检验、各种图形分析工具等等。 改善改善 I:找出最佳解决方案，然后拟定行动计划，落实执行。这个步骤需要不 断测试，以确认改善方案是否真能发挥效果，减少错误。 控制控制 C:确保所做的改善能改持续下去。 衡量不能中断， 才能避免错误再度发 生。 在过去许多流程改善方案里， 往往忽略了控制的观念;而在六西格玛管理中， 控制是它能长期改善品质与成本的关键。 因而控制阶段的主要任务就是对前几个 阶段所取得的改善成果进行保持，确保过程不再

6、回复至改善前的状态。 二、六西格玛在企业财务内控中的应用二、六西格玛在企业财务内控中的应用 1、财务内部控制包括以哪些内容、财务内部控制包括以哪些内容 建立健全企业风险管理是企业成功的关键， 企业内部控制评价在完善企业内 部控制风险管理方面发挥了重要的作用， 但是如果缺少一套有效的计量食和分析 方法， 就会使其作用受到一定程度的限制。六西格玛理论可以为该企业内部控制 风险评价提供一种良好的管理工具，从而有效地改进企业内部控制评价。财务内 部控制包括以下几个方面的内容。 第一，货币资金控制。 货币资金包括现金和各种存款。 良好的货币资金业务的控制制度对于现金业 务的错误记录和舞弊行为的发生有防治

7、作用。 第二，财务预算控制。 财务预算控制是使用最为普遍的控制手段。它是财务内部控制的日常工作， 在财务内部控制中的地位是十分重要的。 第三，绩效评价。 绩效评价控制是指企业通过对经营业绩的考核评价来规范企业各级管理者 的行为。它不是强电控制过程而是强调控制目标，因此，只要各级管理目标已实 现，企业战略目标也就实现了。 第四，组织规划控制。 主要包括财务治理结构的科学设置、财权和财务控制权的合理分割、明确与 财务管理相关的各职能部门间的横向或纵向财务关系、不相容职务的分离等。 第五，内部审计控制。内部审计是对会计的控制和再监督。对会计资料进行 内部审计，既是内部财务控制的一个组成部分，又是内部

8、财务控制的一种特殊形 式。 第六，财务风险防范控制。 网址: 风险一般是指某一行动的结果具有变动性。风险防范，是随市场经济发展的 深入逐渐形成同时引起人们重视的。各项经济性活动不可避免地存在各种风险， 当人们树立了风险意识以后，就要有相应的措施对风险进行防范和控制，以达到 发展事业降低和避免风险，取得最佳经济效益的目的。 2、开展六西格玛管理准备工作、开展六西格玛管理准备工作 天行健咨询公司以财务内控和六西格玛方法的理论为基础， 以某化工制造企 业为实例进行研究分析， 从而为国内企业实施六西格玛方法改善财务内控总结经 验。 该化工制造企业向各地区的财务主管以及内审人员作了一次关于企业财务内 控

9、管理满意率的月度问卷调查，调查时间共计六个月，机构得到的平均满意率仅 为 63.78%。要通过六西格玛方法来改善加强企业自身的财务内控管理，需先行 开展准备工作。 首先，开展培训。 即针对项目管理进行脱产培训。由大师级黑带(MBB)带领，以理论结合实际 案例分析的方式教学，以使项目管理者能够掌握六西格玛管理方法的理论基础， 并熟练应用相关的 JMP 分析软件。 其次，进行组织分析。 为了改进企业的财务内控状况， 项目管理者先对整个企业的财务内控过程进 行分析，了解各部门的组织功能；之后与涉及到此项目的相关部门，进行初步的 沟通和讨沦，藉此建立起一个跨功能和无边界组织的环境，从而提供团队建设的

10、基础。 最后，组织团队建设。 六西格玛管理的成功很大程度上依赖于项目团队，因此，天行健咨询公司结 合企业实际清况， 组建了一支七个人的项目团队。 该团队由项目管理者负责带领， 大师级黑带监督指导，另有五位团队成员。 3、六西格玛实施改进过程、六西格玛实施改进过程 在完成了上述准备工作之后，以改进财务内控的管理水平为项目，企业按照 六西格玛管理的五步改进体系(D-M-A-I-C)开始实施改进工作。 定义阶段 D 企业希望通过提高各地区财务主管以及内审人员的满意率来大幅改善企业 的财务内控管理水平，因此项目团队在与企业领导层沟通之后，将改进的目标定 义为通过六西格玛管理方法减少 70%的不满意率，

11、 既将相关人员对财务内控的整 体满意率提高至 89.13%。 同时，项目团队对问卷调查结果作了初步的分析，发现由发票遗失引起的不 满率占了整个不满意率的 58.22%，远超过其它因素，因此项目团队决定对财务 内控的改进将主要针对发票遗失的问题。 测量阶段 M 网址: 企业已对财务内控状况进行了一次满意率的问卷调查， 获取了第一手的统计 数据， 但是产生这些数据的测量系统并没有经过系统性的分析，如果数据失真或 者误差很大，都将直接导致分析失败以及决策失败，从而使得改进财务内控这一 目的无法实现。因此，项目团队把注意力集中在这些数据的质量上，并通过 JMP 软件对获得数据的测量系统进行考察分析。

12、首先分别将每个月度的满意率输入 JMP 软件进行稳定性评估和精确性评估， 并进行 P 值假设检验。 在稳定性评估中， 整个测量系统的 “单个测量值” 以及 “移 动极差”都处于控制上限及控制下限之间，表示整个测量系统的稳定性处于一个 可控制的状态，无需对此进行调整或者改进。而在精确性评估 P 值假设检验中， 项目团队将过去六个月的平均满意率 63.78%设为假设均值，最终在检验中得到 的 P 值为 0.8703， 远高于检验标准 a 的 0.05， 表示在假设均值和检验均值之间并 没有显著的差异，既问卷调查得出的 63.78%的满意率是可以接受的。 最后，项目团队计算了差错率百分比（%Out

13、of Spec） ，既: 差错率百分比（%Out of Spec）=（目前满意率-目标满意率）/目标满意率 =(63.78%-89.13%)/89.13% =28.44% 随后通过 JMP 软件使用该百分比计算了目前的满意率下财务内控的西格玛 级别， 结果显示目前状况下财务内控的西格玛级别仅为 2.07， 处于一个比较低的 水准，需要大幅改进。 分析阶段 A 在确定了测量系统的数据是准确可靠的之后， 项目团队需要确定导致财务内 控现有问题产生的关键原因。 首先，项目团队与相关员工在召开的会议中使用了头脑风暴法，收集了大量 的潜在可能原因， 并根据鱼骨图分析及关键原因评估表确定了项目团队认为的关

14、 键原因。 随后根据发票遗失的相关书籍记录使用 JMP 软件进行了分布图的分析验证， 验证结果显示其与项目团队分析出的关键原因保持一致， 由此确定造成财务内控 问题现状的根本原因为: 原因一：以邮寄方式递送的发票被直接送至了文印间，且不需要签收。 原因二：员工报销单整理归档所使用的挂篓无法固定住单据，导致单据散落 遗失。 原因三：用于发票归档的文件夹上只标注凭证号码，无其他信息，导致难以 从诸多文件夹中找到相应的发票原件。 改进阶段 I 首先，项目团队与相关领导及员工在召开会议中再次使用了头脑风暴法，收 集了大量的改进方案， 随后对这些方案进行矩阵图分析， 通过对 “对缺陷的影响” 、 网址:

15、 “实施的难易度” 、 “实施所需的准备时间”和“成本影响”四个指标的综合打分 最终确定了改进方案: 1）所有的快递邮件都送至员工处并由员工亲自签收，不再递送至文印间。 如果三次递送该员工却都不在的话，转送至该部门秘书处签收。 2）在公司内网盘上设立一个表格，当会计人员录入发票之后，将凭证号码 记录至表格中，以此控制发票录入状况。 3）重新设置每种类型发票的对应条形码范围，以更快捷清晰地监控扫描状 况。 4）在将发票归档的文件夹归还至各地区财务主管之前，用长尾夹将挂篓中 的员工报销单全部固定住。 5）在公司内网盘上先行设置发票归还明细记录表，包括公司代码、凭证号 码的范围和凭证日期等，同时将表

16、格打印出来附在相应的归档文件夹上，既有历 史记录可查询也方便各地财务主管整理查询归档文件夹。 在改进方案实施之后， 项目团队使用之前的调查问卷对各地区的财务主管以 及内审人员做了六个月的问卷调查，最终得到的结果是平均满意率上升至了 88.95%，财务内控的西格玛级别从改进前的 2.07 上升至了 4.76，六西格玛项目 获得了初步的成功，取得了预期的目标。 、控制阶段 C 在项目改进完成之后，如果没有后续的控制实施，员工们很有可能又会回到 改进前的工作流程之中， 如此整个财务内控的管理又会倒退到最初的较低水平中 去。因此，项目团队设立了一份详细的控制计划，并协调各方管理层进行管理监 督，从而能够长期保持住改进内控管理而取得的成果: 1）由邮件收发室安排人员每天核查签收单，确保所有的发票均递送至相关 员工处并由其亲自签收。 2）财务部门扫描组的小组长每天核查扫描记录表，确保所有完成扫描的发 票均