会务组织方法与技巧

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1、会务组织的 方法与技巧,上海交大太仓青年人才培训班,【教学目的】,通过学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。,第一节 会议概述 第二节 会务工作的具体内容 第三节 会务接待服务规范 以上三方面内容，第二部分是重点。,第一节 会议概述 一、什么是会议？ “会”聚集、见面；“议”讨论、商谈。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。,二、会议要素： 1、形式要素 2、内容要素 3、程序要素

2、 4、财务要素,1、形式 要素,2、内容 要素,3、程序要素,4、财务要素,三、会议的种类,四、会议有什么作用 （一）会议的积极作用 1交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。 2发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。 3增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。 4统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防止各行其是，减少相互矛盾。 5带动消费，促进经济。成千上

3、万的会议，已经形成“会议产业”。,(二)会议的负面作用 1造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的3033。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? 2金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺

4、张浪费。,3信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息。 4滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。,六、会议秘书工作的基本任务 1，组织的工作 .主要包括： (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排

5、座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。,2文书工作 主要包括： (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。,3生活管理工作 主要包括： (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。,4安全保卫工作 主要包括： (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)

6、会场内外的安全保卫工作。,从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。,5.会务工作的原则有哪些？ （1）准备充分； （2）组织严密； （3）服务周到； （4）确保安全。,案例分析 嘉兴市卫生局年底为表示对离退休干部的慰问，召开了迎春座谈会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要嘉宾在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签

7、，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应该在主桌的一位离休干部，结果致使该干部入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。,分析：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给工作造成了不良的影响。,第二节 会务工作的具体内容,11项,8项,6项,会前,会中,会后,一、确定会议筹备方案（大中型） 议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。具体如下： （一）确定会议主题和议题。 （二）确定会议名称。 （三）确定会议议程。 （四）确定会

8、议的时间和日期。 （五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 （六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作 (七)确定会议经费预算。 （八）确定会议住宿和餐饮安排 (九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。 （十）、会议经费的管理 （十一）进行全面的会前检查,（一）怎样确定会议主题与议题 会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 （二）怎样确定会议名称？ 会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国

9、共产党第十七次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十七次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如江苏省人民政府办公厅(单位)2010年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2009年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。 有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“强生公司2008年全体员工总结大会”。,（三）确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时 本着精简效

10、能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 （四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？ 1、会议时间有三种含义： 一是指会议召开的时间； 二是指整个会议所需要的时间、天数； 三是指每次会议的时间限度。,2 、确定会议时间应考虑： 首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。 其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如

11、日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。 再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位工作的规律，尽量避免在工作繁忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。 此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。,最后是会议时间限度。 据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。 （会议议题应集中，日

12、程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。） 安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：001l：00，下午2：304：30，人们办事的效率较高。 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。,3、会议地点问题： 第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。小型的、经常

13、性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。 第二、应考虑交通便利 。会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。 第三、会场的大小应与会议规模相符。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。,第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。 第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各

14、种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。 第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。 第七、场地租借的费用必须合理。,（五）怎样确定与会人员范围及人数 会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或本系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。,（六）怎样确定会议议程、会议日程和会议程序 (1)、三者的区别 会议议

15、程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。 会议程序：就是指在一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤，它可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。,三者的区别,会议议程,会议日程,会议程序,一次会议活动总的安排，其格式包括，包括标题、题注和正文三部分。,是指会议在一定时间内的具体安排。包括时间、内容和地点三大要素。,指在一次具体的会议活动

16、中按照时间先后排列的详细工作步骤。包括标题、题注、正文和落款四部分。,厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会程序 2010年12月12日 一、请主席台就座的领导人和颁奖对象入席 二、介绍出席会议的领导人、主要来宾 三、主持人宣布：厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会开始 四、校党委书记朱之文 作主题讲话 五、校长朱崇实宣读厦门大学关于授予李云飞教授“终身成就奖” 的决定 六、校党委书记和校长向李云飞教授颁发“终身成就奖”证书和奖金 七、学生代表向李云飞教授献花 八、李云飞教授讲话 九、市教委领导讲话 十、主持人宣布：厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会结束,上海工商外国语学院2010年度工作会议日程,嘉善市管理协会技术训练专题研讨会议程 一、专题报告： 当代发达国家经营技术训练情况与发展趋势 二、销售与服务训练演示 三、座谈讨论 四、大会交流 嘉善市管理协会技术训练中心秘书处 2011年9月8日,(2)安排会议议程和日程要注意的