制作会议日程表

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1、1,第三章 制作会议日程表,2,学习目标： 将上一章“会议通知”转换为正式文件。包括：添加抬头区与落款区，添加附件页，并在附件页内学习表格的制作技巧，形成一份结构完整的公文,学习重点： 1、复习并深入学习文字处理的其他一些技巧。包括：添加附件，文档内容的增强修饰功能 2、处理表格的方法。包括：建立和转换表格、表格的编辑、修饰与排版的技巧,3,本章学习的主要内容,转换公文的过程 1、旧文档的打印技巧 2、公文抬头与落款内容的编辑 3、添加新页与导入内容 表格处理的过程 1、表格特征与制表位的应用 2、表格结构的编辑技巧 3、表格内容的修饰技巧 综合应用的过程 1、将打开的文件更名保存及其他保存技

2、巧 2、巧用自动图文集处理公文抬头内容,4,第一节 打开旧文件的几种方式,5,重点： 认识文件的保存位置，掌握打开文件的多种方法,内容： 从Word软件中打开现有文件 从Windows桌面上打开文件,6,1、认识文件管理的重要性,文件管理的重要性 为了避免出现文件丢失，临时的慌乱查找，应有条理 的命名文件，并合理安排保存路径。,电子文档 的优点,可以保存输入文档的内容,保存了文档的一系列重要数据,可以随时存取和修改信息,保存的文件,保存路径,文件名称,文件名,后缀名,电子文档的优点及文件的特点,什么是文件?,7,2、在Word中打开旧文档,使用“打开”命令,开启“打开”对话框,“文件”菜单中的

3、“打开”,快捷键“Ctrl+O”,工具栏中的“打开”按钮,一次打开多个文件,连续取值,鼠标拖动或借助“Shift”键.,间隔取值,借助“Ctrl”键，逐一单击文件.,什么是旧文档？,8,2、在Word中打开旧文档,打开最近使用过的文件,快速打开近期使用的文档,目的,利用Word“文件”菜单,利用“新建文档”任务窗格,操作,注意事项,默认为四项，可以利用“工具”菜单中的“选项”命令，在“常规”选项卡中调整列出的文件数目。,9,3、在Windows桌面打开文档,打开最近访问过的文件,使用工具 “任务栏”“开始”“文档”。 文档中将列出曾经用过的15份文档名称。,如何清除文档纪录,打开Office文

4、档,利用“Windows资源管理器”,使用工具 “任务栏”“开始”“打开Office文档”。,使用工具 在资源管理器中通过文件夹列表打开文档。,10,第二节 将文稿转换为正式公文,11,重点： 掌握公文的基本的格式要求，深入认识文档处理的其他格式技巧,内容： 添加公文抬头与落款内容 设置文头分割线 设置带项目编号的段落格式 强制添加新页 通过多窗口导入文件（日程表）,样文： 正式公文,12,1、添加公文抬头与落款,认识正式公文的格式,添加文字内容并加以修饰,设置段落分隔线 1、用快捷键添加段落分隔线。 2、通过“边框和底纹”对话框添加和调整分隔线。,设置带编号的正文段落 使用“项目符号和编号”

5、对话框处理。 此工具的特点。 “自定义”按钮的作用。,13,2、添加公文附件页,目的 用于结束文章的某一部分，以开始新的输入内容。,使用工具 利用“插入”菜单“分隔符”命令处理。,其他添加新页的方法,14,3、导入时间表内容,目的 通过导入方法向文档中添加内容，可以避免重复输入。,步骤 1、在屏幕上平铺两个文件 利用“窗口”菜单的“全部重排”命令重排两 个窗口方便多文件编辑。 2、在多窗口中移动或复制内容 用鼠标脱拉并跨越窗口移动和复制内容。 3、恢复单一文件窗口 利用“窗口”标题栏的“最大化”按钮恢复单 窗口编辑状态。,15,第三节 建立会议日程表,16,重点： 建立表格与转换表格数据的基本

6、方法,内容： 传统制表中的问题 用“TAB”键控制表格内容的版式 将TAB符表格转换为表格 在表格中输入内容,素材： 日程表,17,1、传统方法输入日程表的问题,出现的问题 用“空格”键来完成列的间隔处理，容易形成首行可 以左对齐，其他各列不易修饰的现象。出现版面混乱。,产生问题的原因 外文字母及数据符号不同于汉字。汉字（包括标点符 号）均为双字节字符，每一字符占用屏幕等宽位置。而 外文及符号存在不等宽特性，而所有“空格”却是等宽 的。,解决方法 少使用“空格”键，尽量以“TAB”代替上述操作，可 以保证版面整齐规范。,18,2、用TAB键整齐排列列表,TAB键的作用,常见的编辑符号,用“TA

7、B”键替换现有表格式文章中的“空格”,什么是制表符,隐藏或显示编辑符号,19,3、表格与文字的相互转换,可以转换为表格的文字内容,可作为分隔符的类型,转换的双向性,使用的工具 用“表格”菜单中的“转换”命令处理。,转换的原则,20,4、在表格中输入内容,应注意的技巧,1、确认光标位置后再输入。 2、单元格内“回车”的特点。 3、使用方向键（上下左右）处理单元格切换。 4、单元格内输入的内容避免齐线输入。 5、单元格内文字的修饰与页面文字的修饰方法相同。 6、单元格中内容必须齐线输入时的处理。,21,第四节 编辑与调整表格结构,22,内容： 表格中的光标变化 列宽与行高的调整 插入与删除结构 移

8、动与复制技巧 表头斜线与文字 调整表格大小 表格结构排列 纪录的排列,重点： 表格中的光标形态与操作技巧,23,1、表格中的光标状态,表格中的鼠标光标形态与用途,24,、调整列宽与行高,行与列的定义 纵向为列，一般边线表格管理各个项目序列。 定义： 横向为行，一般纪录相关的一组信息。,使用工具 1、通过鼠标拖动 1）特点：简单、快速。 2）注意鼠标的形状变化。 2、通过菜单和对话框选择量化数据进行处理 1）特点：复杂、精确。 2）通过“表格”菜单选择“表格属性”命令。,25,、插入和删除表格结构,目的 为表格添加新的列、行或删除无用的列、行和单元格， 此类编辑操作将改变表格的结构，所以称为结构

9、编辑。,内容 1）插入行、列或单元格 2）删除行、列或单元格 3）合并与拆分单元格 4）移动与复制表格 5）添加表头斜线 6）调整表格的大小 7）调整表格的位置 8）表格中的排序,26,、插入和删除表格结构,1）插入行、列或单元格,在表格中间插入新行,在表格尾部插入新行,在表格中插入列,在单元格中插入表格,鼠标光标置于表格中间某行，单击“插入行”按钮。,插入点“I”型光标置于表格右下角最后一个单元格。单击“TAB”键。,移动光标至一列顶部，呈 状态。单击“插入列”。,在选中单元格中，选择“插入表格”命令。,技巧：要使插入表格完全填充单元格，请用“表格 属性”对话框将单元格边距重新设置为0。,2

10、7,、插入和删除表格结构,2）删除行、列或单元格,删除行,删除列,删除单元格,通过“表格”菜单，选择“删除”命令。 选择：,“行”命令,“列”命令,“单元格”命令，显示对话框,如果,28,、插入和删除表格结构,3）合并与拆分单元格 处理表格结构的复杂编辑，控制每一个单元格的大小。是一 种常用的表格结构编辑手段，简单方便，不易破坏表格结构。,合并单元格的特点,拆分单元格的特点,拆分表格与拆分单元格的区别,29,、插入和删除表格结构,4）移动与复制表格 将表格中部分内容在表格区域内进行移动编辑。,使用鼠标拖动的方法,其他移动与复制的方法,单元格与单元格内容选定的区别,选择整行必须包括行结束标志,表

11、格对象的编辑技巧：,30,、插入和删除表格结构,5）添加表头斜线 绘制中文格式的表头斜线并添加说明文字， 使表格结构更加明晰。,表头斜线的作用,技巧 适当选择表头文字的字号，否则不能正确显示。,添加表头斜线的方法 1、使用鼠标。 2、使用“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令。,31,、插入和删除表格结构,6）调整表格的大小 改变整个表格的大小，以适应排版的要求。,调整的方法 1、使用鼠标拖拽尺寸控制点。 2、通过“表格”菜单中的“表格属性”命令处理。,32,、插入和删除表格结构,7）调整表格的位置 使表格位于合理的版面位置。,表格内文字的对齐方式 1、水平方向的调整。 2、垂直方向的调整。 3

12、、水平与垂直方向的共同调整。,表格在页面中的排版方式 调整表格的页面位置 “表格属性”中的“表”选项卡 调整表格占用页面的方式“根据内容调整表格” “根据窗口调整表格” “固定列宽”。,表格的自动调整与平均分布方式 1、使用“表格与边框”工具栏上的平均分布行或列 2、“表格”菜单的“自动调整”命令中的平均分布。,33,、插入和删除表格结构,8）表格中的排序 将表格信息按一定规律显示。 即针对某一项目（列），对所有记录（行）重新组合与排列,排序的作用,排序的方法 1、使用工具栏： 2、使用“排序”对话框：,34,第五节 表格内容的修饰技巧,35,内容： 格线设置 背景设置 自动套用格式,重点：

13、正确掌握表格修饰操作的 应用范围与对象,36,1、为表格添加边框和底纹,为表格分区添加水平分割线 1、水平分隔线的作用。 2、使用“表格和边框”工具栏。 3、使用“边框和底纹”对话框 处理。,为表格添加背景底纹 1、使用“表格和边框”工具栏。 2、使用“边框和底纹”对话框 处理。 3、比较“表格和边框”与“边框和底纹”之间的区别。,使用“表格自动套用格式”功能 1、“表格自动套用格式”的功能与作用。 2、使用“表格和边框”工具栏或“表格”菜单处理。 3、对现有表格与新建表格的自动套用。,37,第六节 保存当前文档 （“另存为”的使用）,38,内容： 更名保存 加密保存 数字签名,重点： 掌握三

14、种另存为方法的特点 使用安全保存技巧,39,1、将文档更名保存,目的 为保留原文，通常在借用原有的文件格式更改其中内容 后，需要将此文件更名保存，否则覆盖原文。,更名保存与更改路径保存的区别,40,、文件的安全性,Word提供的解决方法 1、“授权”方式。 2、“签名”方式。,文件在安全方面存在的隐患,设置文件打开和修改的密码（授权方式） 1、设置密码的两种方法。 2、打开权限与修改权限的区别。 3、“建议以只读方式打开文档”的作用。,数字签名（签名方式） 1、什么是数字签名及其作用。 2、设置数字签名的两种方法。,41,、其他与文档安全相关 的功能简介,关于文档的恢复功能,1、检测并修复与O

15、ffice 程序相关的问题。 2、不能修复个人文件，例如电子表格或文档。 3、不能用于Office 2000以前的Office应用程序。,打开并修复,错误报告,目的：打开被损坏的文档。 工具：“打开”对话框中“打开”按钮右侧的选择按钮。,42,第七节 其他创建表格的方法,43,内容： 通过“插入表格”方式建立表格 使用绘制法建立表格,重点： 掌握表格结构的计算方法与手绘 表技巧,44,1、使用“插入表格”方法建立表格,通过工具栏按钮插入新表 1、使用工具栏的特点。 2、插入点及选中内容时插入表格的特点。,通过“表格”菜单插入新表 1、使用该对话框的特点。 2、“插入表格”对话框中各个选项的作用

16、。,使用此方法的特点 结构性强，比较精确，但制作复杂。,使用工具 1、“常用”工具栏上的“插入表格”按钮。 2、“表格”菜单中的“插入表格”命令。,45,2、使用“表格和边框”工具手绘表格,使用手绘表格的特点 模拟传统制表方式。操作简单。 但不易控制尺寸，需要后期编辑。,使用工具 “表格和边框”工具栏中“绘制表格”按钮。,46,第八节 用自动图文集简化固 定内容输入,47,内容： 插入自动图文集 建立自动图文集,重点： 掌握图文的建立与使用技巧,48,1、插入自动图文集词条,什么是自动图文集及其作用 预先将一些固定的输入内容组织在一起，使用时可直 接添加，避免重复输入相关内容。,插入自动图文集的方法 1、使用“插入”菜单。 2、使用“自动图文集”工具栏。,注意事项 插入点所在的文字种类（中、英文）对插入词条的影响。,49,2