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1、MSOP-00- 43 合同管理程序 E-2003 MSOP-00-43 合同管理程序 1 目的 为加强公司合同管理规范公司合同行为预防经济纠纷提高经济效益根 据中华人民共和国合同法国家电力公司合同管理办法及有关法律法规制 定本程序 2 范围 适用于公司与其它经济法律关系主体签定的各类合同包括工程承包合同 买卖合同涉外合同租赁合同及具有合同性质的意向书和协议书等 3 术语 合同管理是指公司对签订的合同进行审查监督管理包括资信调查商 务谈判合同签订履行变更等 4 职责 4.1 公司设立合同管理委员会公司合同管理委员会职责 4.1.1 领导协调公司重大合同的订立履行及管理工作 4.1.2 监督检查
2、合同法及相关法规和公司规章制度的执行情况 4.1.3 审核公司合同管理制度并监督执行 4.1.4 决定对在合同管理工作中作出显著成绩的部门和个人给予奖励对疏于管理 玩忽职守给公司造成经济损失的部门和个人按照公司过失追究办法给予处罚 4.1.5 其它需要协调解决的合同管理中的重大问题 4.2 企业管理部是公司合同主管部门 项目部设兼职合同管理员 负责项目部的合同 管理并对公司企业管理部负责并报告工作各有关单位设兼职合同管理员具体 负责本单位的合同管理工作 4.3 公司企业管理部合同管理员职责 4.3.1 制定完善公司合同管理制度办法 4.3.2 组织各部门贯彻实施公司合同管理制度办法并对合同的订
3、立及履行情况 进行监督检查 4.3.3 组织编写公司有关合同文本对一般合同条款的合法性有效性进行审查 - 209 - MSOP-00- 43 合同管理程序 E-2003 提出修改意见参与重大合同的可行性调查和谈判签约活动 4.3.4 办理重大合同的公证鉴证代表公司参加合同纠纷的调解仲裁诉讼及 非诉讼代理 4.3.5 管理公司法定代表人授权委托书及合同文本 4.3.6 负责公司合同专用章使用管理 4.3.7 负责监督公司合同的实际履行对各个部室工程处的合同进行全面监督管 理组织协调公司对外商务活动和索赔 4.3.8 组织合同管理现代化促进资料数据上网 4.3.9 协助公司人力资源部对各单位的兼职
4、合同管理员进行专业知识的培训 4.3.10 总结合同管理经验通报合同状况及时解决合同活动中出现的问题 4.3.11 参加承办部门组织的招标议标活动并协助编写招标议标有关文件 4.3.12 按规定每半年向省局主管部门填报合同管理统计报表 4.4 项目部合同管理员主要职责 4.4.1 负责公司合同规章制度在项目部的贯彻实施 4.4.2 负责协助工程承包合同的贯彻履行研究合同条件工作范围熟悉管理程 序负责条款解释和监督执行及时了解现场发生的问题并给出合同方面的意见 对外协助日常合同事务的协调及时协助解决现场发生的合同分歧经项目经理批 准后提出合同索赔并组织各有关单位搜集有关证据做好索赔准备工作 4.
5、4.3 负责监督项目部的采购合同和分包合同的合同签订履行并协助监督项目 部合同付款参加项目部权限范围内合同的谈判签约活动并协助办理相应手续 对出现的问题提出意见 重大合同 标的额在50 万元以上 可以提请公司总部审核 4.4.4 经过项目经理及公司合同主管部门审查同意根据合同规定协助合同承办人 办理解除变更合同手续并做好记录以备查询 4.4.5 对合同履行中出现的违约和纠纷问题按照公司重大事项呈报制度及时向公 司企业管理部报告 4.4.6 负责收集项目部合同签订履行的资料信息并及时传递到公司 4.4.7 负责项目部合同副本及相关资料管理合同数据及时上网 4.4.8 协助项目经理协调项目部各部门
6、合同事务的处理 - 210 - MSOP-00- 43 合同管理程序 E-2003 4.4.9 负责各种行政事业性收费的审核如额度巨大或影响较大应报公司总部审 查 4.4.10 负责项目部公司合同专用章的管理使用 4.4.11 参加项目部招标议标并参与招标文件的编制 4.4.12 其他合同管理事务处理 4.5 公司审计部对合同的订立及履行进行审计监督其职责是 4.5.1 贯彻执行国家合同法和财经法律法规 4.5.2 参与拟定经济合同管理规章制度 4.5.3 审查经济合同价款或酬金来源和结算支付方式的合规合法性 4.5.4 参与合同订立及履行的监督检查及其他职责 4.6 各单位职能分工 4.6.
7、1 各有关单位按照其职能具体承办其授权范围内的合同并协助办理其它合同 事务 4.6.2 物资公司负责材料设备买卖合同的签订及履行中催交催运验收保管 发放等全过程管理项目部物资公司在总部物资公司授权范围内签订履行合同 4.6.3 机械部负责机械及配件买卖合同的签订及履行中的催交催运验收移交 等管理并负责公司机械设备技术改造修理合同的管理工作项目部机械部在公 司授权范围内签订履行机械采购合同 4.6.4 开发部负责国内外工程承包合同的合同评审和合同签订的组织协调工作 4.6.5 公司计经部参加工程承包合同的签订工作并负责分承包合同方的评定负 责工程分包合同的签订工作项目部计经部协助项目经理具体实施
8、工程承包合同以 及负责工程分包合同管理并负责在授权范围内的工程分包合同的签订履行工作 4.6.6 财务部负责参与重大合同的签订履行并依据有关规定对各项合同付款监 督审核及资金落实和结算的监督控制 4.6.7 鸿源公司负责办公用品合同和公司房地产租赁合同的签订履行 4.6.8 工程部参加工程承包合同的签订履行以及分包合同的签订履行参加物资 采购及分承包方提供产品或服务的验收检查并负责施工技术引进合同的签订和组 织实施 - 211 - MSOP-00- 43 合同管理程序 E-2003 4.6.9 项目经理经公司经理授权负责工程总承包合同的贯彻实施指标分解落实等 4.6.10 实业总公司负责其职权
9、范围内的合同的管理 5 程序 5.1 公司对合同实行授权委托归口签订分级管理制度形成领导主管合同管 理机构统管各职能部门分管承办人员专管的合同管理体制 5.2 合同管理分公司总部项目部两级管理项目经理经公司经理授权后在授权 范围内洽谈签订合同 5.3 公司采购遵循公正公开的原则确定供货方/分包方采用招标议标方式进 行如有特殊情况必须经过公司经理/项目经理签字批准公司投资建设合同必须 按照招标议标方式实行公开选择施工单位 5.4 合同审查与签订 5.4.1 一般规定 5.4.1.1 签订合同必须遵守国家的法律法规除公司法定代表人外其他人签订经 济合同必须持有公司法定代表人签发的授权委托书 5.4
10、.1.2 签订合同应仔细研究合同文本当事人协商同意的有关修改合同的文书 电报电传和图表是合同的组成部分 5.4.1.3 合同应以公司的名义签订项目部签订合同应在授权范围内操作超出 范围必须得到公司经理特别授权 5.4.1.4 公司的具有独立法人身份的子公司可以自己的名义自行签订合同但必须 向公司企业管理部备案 合同标的额超过以下标准的必须将有关资料和合同草案报公司企业管理部审 查并经公司经理/分管经理批准但公司经理特别授权的除外 a标的额在10 万元以上的工程承包合同加工承揽合同 b标的额在5 万元以上的买卖合同工程分包合同 c标的额在3 万元以上的其它合同 5.4.1.5 合同签订按照职能分
11、工由各承办单位负责实施相关单位参加意见 相关单位是指计经部工程部财务部审计部物资公司机械部包括但 不限于本条所列单位 - 212 - MSOP-00- 43 合同管理程序 E-2003 5.4.1.6 签订合同前承办单位应对签约对方进行商务安全调查并形成书面报告 调查的内容主要有主体资格资信情况履约能力业绩等如果存在困难可以 提请公司企业管理部协助调查 5.4.1.7 合同签订过程中确定分包方/供货方标的额在20 万元以上的必须以招 议标方式进行特殊情况须公司经理/项目经理签字批准 a. 采购合同采用招标议标方式进行的执行公司物资公司机械部计经部相 关招标议标办法 b. 标的额在标准以下以及公
12、司经理/项目经理签字批准的可以直接执行 5.4.1.10 条款的程序 5.4.1.8 签订重大合同以及有预付款的合同或者承办人认为必要的合同为保 证履行应要求对方提供担保并审查担保人的担保资格和担保能力或者担保物的 状况法律规定或实际需要必须办理有关登记手续的应办理有关法律手续由承 办人负责办理企业管理部协助工作 5.4.1.9 合同的条款一般应包括 a标的 b数量和质量 c价款或者酬金 d履行期限地点和方式 e违约责任 f生效的条件 g争议解决方式 5.4.1.10 合同签订的一般程序 a. 合同准备阶段由合同承办单位指定承办人按照批准的采购计划或者分包计 划编制招议标文件合同文本等组织招议
13、标活动拟定谈判方案明确谈判目 的原则和条件等并形成书面报告对分供方进行商务安全调查并形成书面资料 b. 确定分供方后合同谈判应由具备相应专业技术知识和法律知识的人员参 加合同谈判过程中应保持谈判人员的相对固定无特殊情况不得更换相关部门 应积极配合承办单位做好谈判工作 - 213 - MSOP-00- 43 合同管理程序 E-2003 c. 合同资料提请审查应提交下列文件但不限于下列文件 批准的计划书 商务安全调查书面报告(合格供货方合格分包方证明) 按照规定需要招标的必须提供招议标的书面资料或者批准文件 合同文本草案 合同评审材料工程合同申请审批时必须报该项材料 其他需要资料 d. 合同文本
14、草案 签字前 承办单位填写 合同审查意见书 连同5.4.1.10C 所列文件一起按下列顺序提交相关单位审查后再提交公司经理/分管经理审查批 准 工程合同工程部安监部计经部财务部审计部企业管理部 买卖合同财务部审计部企业管理部 其它合同参照办理 e.承办单位将5.4.1.10 C 所列文件提交相关单位审查应预留12 个工作日 f. 合同在全部程序完毕并审查无误后 企业管理部报请公司经理/分管经理批准 后加盖合同专用章生效 5.5 承办人 5.5.1 签订经济合同实行承办人负责制 5.5.2 承办人是指经公司授权委托具体办理合同签订事务的人承办人可以是一人 或者若干人承办人为若干人时应指定一人为主
15、要承办人 5.5.3 承办人应具备下列条件 a公司正式职工 b合同标的在其管理的业务范围内 5.5.4 承办人应对合同自立项准备到履行的全过程负责因过错给公司造成经济损 失的应承担经济或者行政责任利用签订合同之便进行违法活动构成犯罪的移交 检察机关处理 5.5.5 合同履行由承办单位承办人负责执行各职能单位按照分工协助履行 5.6 工程分包合同的签订 - 214 - MSOP-00- 43 合同管理程序 E-2003 5.6.1 工程分包合同的签订遵照公司分包合同招议标有关规定同时执行分包工程 管理办法(2001A)并遵守本程序的有关规定如有冲突报请公司计经部企业管理 部协调解决. 5.6.2 工程分包合同的履行执行分包工程管理办法(2001A)并遵守本程序的有关规 定 5.7 买卖合同的签订履行 5.7.1 买卖合同应依据批准的采购计划签订 5.7.2 买卖合同的签订履行程序 a承办单位根据批准的采购计划提供采购渠道 b承办单位组织相关部门对供应商进行评审形成书面材料 c审计部物价审核限价 d承办部门组织相关部门招标议标 确定供应商 起草合同文本 提交审查 办理签订合同事宜 e企业管理部加盖合同专用章并由承办单位下发合同 f承办单位以及相关单位履行合同 g工程部/机械部/需用单位参加验收 h企业管理部/项目部合同管理员对合同履行情况审核后财务部审查
