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1、2015 年第 21 届上海华交会现场管理方案一、展会开幕式现场管理：（1）展会现场布置 ：布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。我们根据华交会对于布展的要求在展前划出十天作为布展时间。需安排好以下几个方面的内容：1.展会开幕现场需要布置好开幕背板、门楼或展会横幅，并在背板上写上展会名称，开放时间，展会的主办、承办、协办等办展单位的名称等（见背景板设计图） 。布置好现场空飘气球和现场广告牌（见现场空飘气球设计图及式样） ，还要按表演的需要布置好表演的场地（见舞台设计方案及图纸） 。开幕式现场要布置得庄严隆重，气氛营造要符合展会定位的需要（见开幕式现场舞台设计
2、图） 。2.展馆序幕大厅要布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广海报；展会相关活动的地点，时间，路线等告示牌等，复杂路口及交叉路口设专人引导（见上述书面设计图） 。3.展会各展馆搭建各参展企业的展位，布置好各展馆的展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及展位号一览表及名录牌，安全通道示意图，这样有利于观众参展（见图纸） 。（2）展台搭建管理参展商报到之前，主办方应督促主场搭建商做好两项工作：一是按图纸做好站台区域的地线划分工作、表明展台号；二是按图纸搭好现场服务办公的场所。展台搭建结束，交付时的管
3、理工作按展台类型不同分为两种：一是标准展台。主办方应督促主场搭建商在规定期限内交付标摊，并验收是否符合要求。比如，展台尺寸是否正确、楣板上的公司中英文名称是否正确、展台号是否正确、展台内的家具是否如数到位等。二是特装展台。由于特装工程比较复杂，对水电方面要求高，因此要特别督促搭建方规范施工。所有的施工人员必须具备相应的上岗证书。（3）VIP（very important person) 接待：对于重要贵宾和演讲人还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。在嘉宾和演讲人的休息室或会客厅配备茶水、点心或咖啡，放一些有关展会的介绍资料。如有必要还可以为其配备专门的服务人员或翻译。
4、提前预定住宿酒店。（4）媒体的接待和管理 ：在展会现场开辟一定的区域作为展会的新闻中心，配备相应的设施。展会安排专人负责新闻记者的接待和联络工作，展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系。展会要有意识的组织、引导和安排新闻媒体对展会进行报道，为各媒体提供必要的展会资料。对参访所得的资料要加以收集、分析、整理。二、会展布撤展与现场管理：（1）参展商的现场管理工作：展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册；编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网
5、上注册，发布产品供应信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。展中，主办单位为展商提供增值服务，帮助企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展” “参展手续”等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。展后，主办单位对参展企业即时走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。1、布展2、配备展台的工作人员 3、贸易洽谈4、情况记录5、其他相关
6、宣传推广活动6、信息收集工作7、细节管理注意事项8、应急处理小组（2）观众登记和入场管理：观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。1、预登记2、现场登记3、信息收集4、导引与通道维护5、告知观众展会日程6、现场服务管理（商务中心，问讯处，紧急事务处理等）7、应急处理小组（3）参展观众的统计1、依据观众办理
7、登记手续的内容进行统计2、根据门票进行统计3、参展商的客户统计（4）撤展管理 1、展位的拆除2、参展商租用展具的退还3、参展商展品的处理和回运4、展品出馆控制5、展场的清洁6、撤展安全保卫三、会展现场风险与安全管理：（1）会展现场的风险类型 ：1、从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁2、从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类（2）会展风险管理 ：1、对场地进行安全分析2、同当地相关部门建立良好的工作关系。3、确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识4、制作安全小册子/标牌以及其他交流方式 5、制定一个媒体管理计划 ，多渠道的与媒体保持沟通和联系，
8、控制媒体在危机中的活动范围。（3）重大紧急事件管理：为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。四.其它管理：（1）现场广告管理在一次大型会展活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。（2）交通、物流管理：对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的部分。会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。在整个流程中，展
9、品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。在本次展会中，我们委托 XX 运输公司来负责展品运输工作。 （会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。国际展览会的参展商有海外参展商和国内参展商之分。其中，海外参展商通常由一些国际性的运输公司代理。 ）1、展品运输（要遵循“及时、准确、经济、安全”原则）2、撤展运输3、现场联络点4、线路规划5、对展品抵达时间的掌握6、撤展管理与撤展物品监控7、紧急事件处理（3）餐饮管理：会展现场的餐饮服务要根据会展主办单位和场馆之间所签订的协议内容而定，指定餐饮服务商，提供现场餐饮服务。（4）证件管理为了便于
10、会展现场管理，同时出于统计的需要，我们对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员） 、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾） 。（5）会展设备管理 1.供电：三项交流电2.给水排水、空调3.电梯、消防（保持消防通道畅通，消防栓完好）4.通信：直线、无线电话等5.网络和信息：智能化网络系统6.公共广播:除火灾广播外，其他广播应由主办方和场地方共同审核后决定是否播放及播放次数，以免影响整体展会。7.搭建设备：展板、展架、桌椅、展柜、照明设备（
11、灯具与可燃物之间应保持 50 厘米以上的距离，室内不得使用大功率卤钨灯）8视听设备：音响、话筒、投影（6）供应商管理稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，加强供应商管理很重要。交货的及时性保证质量配套售后服务对供应商品进行质量检测或现场检查制定验收标准（7）工作人员管理1.时间要求：所有工作人员于 3 月 1 日上午 9 点到现场，保安人员每日迟半小时退场，礼仪小姐表演前 20 分钟到场。2.着装要求：着装要统一，各部分人员要统一穿戴相应的服装3人员安排主办方工作人员：做好各方面的协调工作登记人员：管理现场客户登记，发放相应的礼品接待人员：接待重要客户，贵宾安保人员：现场秩序维护，做好一般的咨询工作保洁人员：做好相应区域的清洁工作施工人员：按期完成工作，施工时注意安全所有人员要服从安排，做好本职工作，灵活处理工作中出现的各种问题。
