《办公室管理》复习题

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1、1 以下哪点不是办公室事务管理的特征？（B决策性） 。2 办公室布置要注意（D各种沟通、保密） 。3 文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方） 。4 以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些） 。5 在办公室里， （D靠近窗户）的位置是上座。6 传真机的使用哪一项是不对的？（B随时随地可向对方发送） 。7 在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（A接通电源可立即复印操作） 。8 以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（A录音时需将监听开关至于“O

2、N”位置） 。9 以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（D应设置电脑的桌面屏幕保护功能） 。10 以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（B制造） 。11 以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（B让员工们随意领取办公用品） 。12 以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（B文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力） 。13 文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（D可以按照文员自己的习惯进行工作） 。14 文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力） 。15 以下关于文员管理好时间的说法，

3、哪一个是不正确的？（D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做） 。16 以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（C标准的零用现金单据有一个签名） 。17 文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见） 。18 文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（B应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 ） 。19 以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系） 。20 以下哪个接打电话的行为是不正确的？（A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击） 。21 文员在接打电话时，正

4、确的做法是（B在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来 ） 。22 以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话） 。23 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（C按私人公务标准分拣） 。24 文员在拆邮件时，不正确的做法是（A拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开） 。25 文员如果误拆了非本公司的信，应该（A在信封上注明“误拆” ，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去） 。26 邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（D应提高办事效率，把取邮件与其他事

5、一起办） 。27 邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（D爱好） 。28 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C姓名、部门、地址、国名） 。29 传真机最好用来传送以下哪种邮件？（D感谢信） 。30 以下关于握手的礼节，不正确的是（C双方有很多人时，可以交叉握手） 。31 文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（A初次写信，或有过激言行的） 。32 文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办）。33 在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（C作会议记录时离开会议室接

6、听电话） 。35 文员做会议记录时，可以在会议记录中（C与发言者用词不一致但意思完全一致） 。36 会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（D征求主持人意见，停止笔录，关录音机） 。37 上司决定参加某个会议时，文员不应该（A只在便笺上写好会议名称） 。38 以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（C圆桌型） 。39 以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（A审查功能） 。40 有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（B发表意见） 。41 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（D如果上司出差，可以在他回来

7、的当天安排约会） 。42 文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃） 。43 在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解务的轻重缓急；另一是具有（B说话的技巧） ，了解要求约会者的心理。44 以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（A以电话方式决定面谈或开会的重要计划，不用再以书面形式确认）。45 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（B代替上司制定约会计划） 。46 以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（D不一定要弄到确认旅馆预

8、订的传真或其他书面形式的证明） 。47 上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（D不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认） 。48 照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（D应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助） 。49 以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（D各自只能当面递送，寄去是不礼貌的） 。51 以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（D穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰） 。52 社交场合很讲究礼仪一般（B 以右为尊） 。53 当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（D查证消息的可靠性） 。54 文员协助举

9、行宴会时，不用考虑（D有无休息室） 。55 以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可） 。57 以下餐巾的使用方法是正确的（C用来擦嘴唇嘴角） 。59 以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（C 未用完莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内）。60 上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A通知上司家人把衣服送达） 。61 以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（B由过程先说） 。62 接受忠告的正确反应是（D切勿感情用事）。63 办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是合适的话题？（A有共同利益的

10、话题） 。65 值班人员不应该做以下哪类事情？（A签发文件） 。66文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A下级单位报送的报告，统计报表等） 。67以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（A. 按通讯者特征立卷） 。68文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（B归档范围、归档时间、归档耍求） 。69文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、 （A归档时间）和归档要求。二、判断题1 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。 （）2办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。 （）3 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（）4 没有两位办公室

11、人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 （）7 文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。 （）8 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。 （）13 文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。 （）16 男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。 （）17 按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。 （）20如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。 （）23 文员作介绍，应先介绍地

12、位高的人，再介绍地位低的人。 （）24 文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（）31 代表会议依法定期召开与会代表必须达到法定人数方为有效，应仔细核对出席人数（）36 文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。 “做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。 （）37 对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对” ，并把它退回去（）38 假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 （）43 文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，

13、膝盖与大脚可分开。（）47 宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。 （）50宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。 （）51 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结” ，便表示穿无尾正式礼服。 （）52 鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。 （ ）53 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。 （）60 值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。

14、 （）61 面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。 （）63 列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。 （）64 注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。 （）65 档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （）66 即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。 （）67 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档” ，有归档范围和要求，但没有期限。 （）68 文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条

15、款归人卷内，即为年终归卷工作（）三、简答题1什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？答：受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作总署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意，易于判断和领会。另一种是间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。文员不定期要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许”和“暗示” ，以免弄巧成拙。要做到：a、备好记录

16、本，记录下指示要点。b、注意倾听，用心判断指示的用意。C、必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。d、如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。e、接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求而作的汇报。进言具有以下的意义和作用：（1）参谋作用。文员主动地向上司提出建议或工作方案，有利于发挥参谋作用，也是文员参政议政的一种手段。 （2）补缺作用。智者千虑，必有一失；愚者千虑，必有一得。上司在工作上难免有疏忽、缺点，文员看到及时提出拾遗、补缺，或适当地批评、规劝，有利于上司工作的改进，也有利于文员发挥助手作用，也有利于变被动服务为主动服务。 （3）增进关系