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1、英文电子邮件的写作特点和格式 一、主题 主题（Subject ）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如 greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过 35 个字母。 YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长） 主题框的内容切忌含糊不清。 NO：像 News about the meeting 这样的表达， YES：应改为 Tomorrows meeting canceled。
2、 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于 5 个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上 URGENT 或者 FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT ：Submit your report today! 二、称呼 1、E-mail 一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Saluta
3、tion）通常无须使用诸如 Dear Mr. John 之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者 Mr. Smith。 2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt,
4、Dr. Howard E. Hyatt 4、多过一个男人,用 Messrs,就是 Misters 的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦. YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用 Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams
5、-Quinn 。 5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用 Ms.算了. Ms. Sarah Gray 6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President Ken Green Vice President of International Operations NO：Ken Green Vice President of Unicom China YES： Ken Green Vice President, Unicom China 7、老外的名字有时有 Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下
6、都是正确,不要笑人: YES：Michael J. Smith, Jr. Michael J. Smith Sr. 8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司： YES： Gentlemen or Ladi
7、es: Ladies or Gentlemen: 9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES：Dear Mr. Jones: (非常正规 ) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正规) 三、拼写 1、E-mail 的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然 Outlook Express 等软件的拼写检查功能可以助你一臂之力。 2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差. 3、标点要准确 NO：He did not make repairs,
8、 however, he continued to monitor the equipment. YES：He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 4、大小写要注意 非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。 NO：MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。 YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。 四、结尾部分 A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词 ,例子: 1、 Very Formal 非常正规的(例如给政府官员的)
9、 Respectfully yours, Yours respectfully, 2、 Formal 正规的(例如客户公司之间啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3、 Less Formal 不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4、Informal 非正规的(例如朋友,同事之类) Regards, Warm regards, With kindest regar
10、ds, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 有时在 we, I, and you 之间选择是很烦的事- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有时可以一
11、起用啦.: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting. 那么 I 和 you 呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要 ,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用 you 有时会有隔阂的感觉. You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your promp
12、t response will be appreciated. (好像欠你一样) I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope youll agree to serve. (这就友善多了) Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to e
13、very one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落) 总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度. B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：Thanks，Best ，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。 C、签名：不要把 Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的. 签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签 Bill 也可以,给陌生人就最好用 Gates 或者 Bill Gates 啦.
14、五、其它注意事项： A、文法 1、切忌主客不分或模糊 例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment. 应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We 我们是主语, 不是 report。) 2、句子不要零碎 例子：He decided not to aud
15、it the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起。 3、结构对称，令人容易理解。 例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alteration
16、s of the contract. 4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。 例如：An authorized person must show that they have security clearance. 5、动词主词要呼应。想想这两个分别： 1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted. 2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted. 6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。 7、选词正确 像 affect 和 effect，operative 和 operational 等等就要弄清楚才好用啦。 8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了 One,例子: 127 Ninth Avenue, North
