英文商务信函写作格式

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1、英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成： (1)信头 The heading信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。(2)编号和日期 The reference number and the date方便以后查信使用。Your ref: （你方编号） Our ref: （我

2、方编号）日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如 May，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。 (3)信内地址 The inside address与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置 24 行，也可在签字位置下 24 行。 书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词 The，也不能随意改用繁写及缩写，如 Company 与 Co.之间不能互换，否则会被认为

3、是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。 (4)称谓 The salutation在英文信函中，相同于“阁下 ”、“ 先生”等类礼貌性称谓，常用 Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用 Madams， Ladies；无具体收信人姓名用 Dear Sir or Madam 称呼收信者。 收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如 Mr.(先生 )，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。 (5)开头语 The open sentences开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句

4、把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。(6)正文 The body of the letter正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。 (7)结尾语 The closing sentences结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信

5、来函定货” ，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。(8)结束语 The complimentary close英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上” 的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully 等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely， Sincerely yours 等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。 (9)签署 The signature签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下 5 行的位

6、置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President 或 Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事 )，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处长)，Section chief( 科长)等。 需要指出的是，写信人如要代表企业

7、单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。 （10）、附件 Enclosure如果信中有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。例如：Encls: 2 InvoicesEnc.: 1 B/Lading(11)其它 商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况： 写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上 Attn.(Attention 的缩写) 字祥，也可在字下划横线表示。 写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由” 项，

8、记在信文的上方，并在 Subject 底下划横线，以提醒对方注意。 为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。 为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。 如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用 P.S.(Postscript 的缩写)引导。 对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，地址 340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,注意 Attn：Mr. Jack G.

9、Johnson SCHARFMAN BROS. INC CABLE ADDRESS Export 一 Manufacturers TELEPHONES信头 HEMPSTS Representatives 一 Importers (516)292 一 1750 Sauco 393 FRONT STREET TELEX: 96-7725 HEMPSTED NEW YORK 11550称呼 Dear Sirs。 Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。 信文： We are lea

10、sed to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。 P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。 信尾谦称 Very truly yours， 公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC. 签 字 写信人姓名 Michael Seharfmah 写信人职务 Manager 发信人及打字员 MS am 附 件 Encl. One 样信一：1、收信人的邮箱2、发信人的邮箱3、写信日期：写日期时，请注意以下几点：a. 年份要写完整，不能用 03 代替 2003。b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如 31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可 以用英文缩写，比如用 Aug.代替 August。 4、时间5、主题6、称呼7、正文8、结束语9、签名10、联系方法：这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址） 。写地址要注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。