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1、行政后勤工作手册部 门： 文件编号： 版 本 号： 生效日期： 内部资料 妥善保管 请勿外传目录第一章 综合办公室组织结构1第二章 行政管理2第一节 制度建设2第二节 行政查房3第三节 假日值班管理4一、目的4二、值班安排4三、值班要求4四、行政值班职责5五、其它值班人员职责5六、附件5第四节 会议管理6一、会议分类、分级与组织6二、会议申请6三、会议计划、报批6四、会议计划执行6五、会议通知6六、会议资料和会务准备7七、会议进程管理7八、会议纪要8九、会议决议、决定的督办8第五节 会议室管理8一、使用范围：8二、使用管理8三、使用规定9四、使用注意事项9第六节 印章管理10一、总则10二、领
2、取和保管10三、使用管理10第七节 档案管理11一、总则11二、档案整理、收集、归档、借阅11三、档案的保密12四、顾客档案管理12五、医疗仪器设备档案管理12六、文件收发13七、档案柜管理制度13八、档案借阅流程13九、档案的鉴定与销毁制度14第八节 证照管理14第九节 收发快递管理16一、总则16二、权责16三、寄件规定16四、收件规定17五、附件：快递件收发登记表17六、快递收发工作流程18第十节 关于办公文件柜、抽屉等的钥匙管理19第三章 后勤管理19第一节 物资管理19一、总则19二、物资采购19三、物资入库20四、物资仓库管理20五、物资领用20六、物资交接与收回21七、对讲机管理
3、21八、工装管理21九、物资采购、报销工作流程22第二节 安全保卫管理23一、门卫安全管理23二、外来人员管理23三、门禁卡使用管理24四、消防安全管理24五、医用氧气的安全管理25六、财务安全管理25七、监控管理25八、安全培训管理26九、安全隐患排查与整改26第三节 环境卫生管理26第四节 车辆使用管理27第五节 关于医院水电、空调使用管理规定28一、空调28二、水电28三、污水处理管理29第六节 网络与信息安全管理29一、组织管理29二、技术管理30三、安全管理30四、工作站管理31五、计算机管理31六、安全监督32第七节 员工宿舍管理32一、总则32二、宿舍管理岗位职责32三、宿舍相关
4、规定33四、宿舍管理34五、宿舍活动室管理36六、图书管理37七、员工宿舍检查标准38八、附件40第一章 综合办公室组织结构第二章 行政管理第一节 制度建设一、行政部根据建立、健全并规范公司制度体系的需要，结合公司运营实际情况制定公司相应的管理制度。涉及到具体职能部门工作事项的，相应部门必须认真配合协助，确保所制定制度的合理性和可操作性。二、公司各项管理制度由总经理签发生效。三、初制定制度原则上第一个月为试行期，此期间公司所有人员均有权利和义务提出改进建议。在此期间的执行过程中遇到较大问题的，报请总经理进行核定和裁决。四、由行政部在总经理的授意下临时对公司制度进行修订。五、在无新的制度推出执行
5、之前，按原有制度执行。六、如果旧有的管理制度出现了明显不合理但是新的管理制度又一时未能制定出台的，可由行政部制定临时条例报总经理签批后暂时执行。七、行政部定期对公司管理制度进行全面的整理和修订，修订周期原则上以一年为准。原则上每年的定期修订于次年3月20日前完成，3月20日至3月30日为讨论和内审期，报总经理签批后4月1日起正式开始执行。八、除临时修订和定期修订外，行政部有义务随时关注公司管理制度的实际执行情况，不断收集信息，进行管理制度的修订和完善。九、公司行政部负责管理制度执行情况的监督工作。十、凡针对管理制度执行过程中责任追究上出现了问题或者不到位的，行政部有权利和义务及时向总经理汇报反
6、馈，报请处理，必要的直接报请董事长处理。十一、制度建设的基本原则：1、和国家相关法律法规或者通行法则保持一致原则。2、符合公司内部运作实际和管理需要原则。3、保障和促进公司安全原则。4、促进和提升公司运作效益原则。5、促进和推动公司长远发展原则。6、不破坏员工正常权益和公司口碑形象的人本原则。十二、行政部有权利和义务指导和协助其他部门进行内部制度条例制定。十三、行政部有义务关注国家相应法律法规的变动情况，从公司管理制度的角度保障和提升公司的运作安全。第二节 行政查房一、医院行政查房是领导带领行政各职能部门负责人定期深入科室，有计划、有重点地对科室各项工作进行全面检查、现场办公解决问题的一种管理
7、形式。二、行政查房由行政部负责通知，参加人员一般由行政院长、行政部、医务部、护理部、后勤主任组成，参加行政查房的行政管理干部到办公室集中，进行查房前的安排部署准备工作。三、行政查房采取如下四种方式：1、集中听取科主任、护士长的近期工作汇报以及各科室存在工作困难的汇报，时间为510分钟；2、现场检查；3、办公环境5S规范管理的执行情况；4、检查各种记录或原始资料；5、随机抽查，抽查对象包括医生、护士、顾客及其家属。四、行政查房分组情况及检查内容：1、职能组主要检查科室行政管理、考勤和医德医风。具体包括：会议传达、执行情况；工作日志等各种记录；制度落实情况；管理措施；医德医风、服务态度、“红包”问
8、题；考勤管理情况；顾客意见等。2、后勤组主要检查：电脑系统运行情况；物资管理；环境卫生；水、电、灯、空调等管理；维修问题；安全保卫、消防情况；药械供应和维修情况；医务人员及顾客用餐问题等。 五、行政查房的程序：先集中听取科室整体工作汇报，然后对口检查，检查完以后再汇总、反馈。六、行政查房的重点：管理环节、医护环节或后勤供应维修环节急待解决的问题以及上次查房未解决的遗留问题。七、行政查房工作由院办牵头组织，必要时提前通知被查科室，做好行政查房前的准备工作。八、各部门检查情况必须于当天汇总以表格形式简明向办公室主任汇报。第三节 假日值班管理一、目的在节假日（法定节假日、休息日）期间，为了确保公司的
9、正常运营，妥善处理突发、紧急事宜，特安排全体人员轮流正常上班。现拟制本规定，对值班人员予以管理，以便促进节假日期间的管理工作更加规范。二、值班安排1、行政值班由综合办统一安排值班班次，值班人员应按规定的值班表执行。2、其它岗位值班人员由各部门主管各自安排本部门的值班人员，于节假日放假前（休息日于放假前一天、法定节假日于放假前三天）将值班人员名单上报综合办。3、值班时间安排：周日及国家法定节假日等非正常行政办公时间，早上9:00-下午17:00。三、值班要求1、遵守值班规定，有事先请假，以便安排临时代替人员。2、值班人员要提高认识，严守纪律，以高度认真负责的主人翁态度，积极主动地做好值班工作。3
10、、值班人员要严格坚守工作岗位，严格履行工作职责，不得擅离职守，不做与工作无关的事情。4、值班期间确保手机畅通。5、值班人员须与行政值班多沟通、汇报，遇到紧急情况能立即取得联系。6、如遇有紧急或重大事件，值班人员要及时向行政值班报告，根据行政值班的意见迅速办理，并将办理结果予以反馈。7、值班人员遇到上级职能部门检查工作，及时通知行政值班，根据行政值班的要求，要积极主动配合、协助搞好相关工作。8、值班人员下班前，应将当天的工作情况（顾客接待、投诉等紧急情况）向行政值班汇报，并检查电灯、电脑、电器类设备是否关闭，确保安全。四、行政值班职责1、值班期间履行各项管理职能，认真做好防火、防盗、安全保卫工作
11、。2、负责组织处理值班期间的医疗、行政、后勤等临时事宜及突发事件，并向主管领导上报并按照指示抓好落实，清楚记录办理过程及结果。3、认真巡视检查（一天不少于三次巡查），负责检查各岗位值班、各区域的用水、用电安全及火灾隐患的排查工作，认真做好值班记录。4、下班前要认真检查和关好各房间的门窗；关闭不需要的电源；关好水龙头等，消除一切隐患。五、其它值班人员职责1、负责本岗位的日常工作。2、负责承办和反馈领导交办的工作事项。3、维护公司正常运营秩序，及时联络、处理事务。4、负责相关来访人员的接待，接听电话，处理来电来函。5、在行政值班负责人的指导下，办理值班期间的突发、紧急事件。六、附件1、紧急联系电话
12、2、医院平面图（水、电总开关位置图）3、突发事件应急预案4、值班工作记录表5、行政值班工作记录表6、突发事件记录表第四节 会议管理一、会议分类、分级与组织根据各类会议召开的议题、周期、频率、组织方式、适用范围等因素的不同，将会议分为几类：由公司组织的，需所辖各部门人员参加的会议，称为公司会议；公司高层组织召开的称为董事会议；所辖各部门召开的均称为部门会议。二、会议申请1、公司高层应于每周六前对下周需公司高层人员参加的会议，报办公室，并由办公室填写会议登记表报行政部登记。2、办公室应于每周六前对下周需要公司各部门参加的会议，填写会议登记表报行政部登记。3、公司各部门应于每周六前对下周需要本部门人
13、员参加的会议，填写会议登记表报行政部登记。三、会议计划、报批1、公司行政部对上报登记的各类会议进行汇总和统筹协调，制定出每周会议计划。2、会议计划需报公司总经理审批，由公司行政部于周一前下发。四、会议计划执行1、会议严格按计划执行，一般不得调整；2、因各种原因，会议不能按计划召开的，发起部门必须提前一天通知行政部取消会议。五、会议通知1、会议通知责任：公司会议由办公室统一发布会议通知，负责通知到需参加会议的各部门参会人员。董事会议由办公室统一发布会议通知，负责通知到公司高层参会人员。部门会议由会议发起部门负责人直接通知参会人。2、会议通知方式：书面通知：以书面形式将会议信息发到集团各系统或所辖
14、各公司。网上通知：直接在信息平台（微信、QQ）公共群中发布的会议。采用网上通知方式时，应对部分参会人员辅助以电话追踪核查确认。电话通知：以电话形式直接通知。会议承办部门应提前到达会议会场（视会议规模等合理安排到场时间），按时签到，及时催请未到者。3、会议通知时间：会议通知应至少提前一天进行发布。六、会议资料和会务准备1、会议资料准备会议资料由会议发起部门提供（明确发放及回收要求），交会议承办方备发和回收。2、会议资源和会议服务协调会议资源指会议所需的场地、设施、设备、文具、茶点、奖品、纪念品等。会议服务指会议所需的茶水供应、设备操控、多媒体调试、节目表演等。会议承办部门对会议登记表所需的会议资源和服务进行确认，如需集团会议资源和服务，则向集团或公司行政部门（综合办）申请；如需外部会议资源和服务，则由会议承办部门向总经理申请批准后自行联系解决。对在公司会议室举行的、有集团主要领导或重要客人参加的会议提供会议服务，其他会议
