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1、成功会议主持,福建省演讲与口才协会 龙 涛,主要内容,为什么要开会 什么是有效的会议 有效会议组织的一般步骤 如何扮演一个成功的会议主持人,什么是会议？,会议是由若干人参加，他们聚到一 起是为了解决问题或作出决定。,为什么要开会?,发布政策或指令 交流信息或沟通协调 寻求问题解决方案 人员培训指导 任务的布置或传达 业务总结或回顾,会议的频率：请将下列相关选项用横线连接起来,A、固定的部门会议 一般每两月一次 B、一对一会议 随时 C、处理突发事件的会议 按需要 D、全体会议 一般每月一次,考虑其他交流方式,电话会议 视频会议 电子邮件 其他,会议效率不高的原因及具体表现,无效会议的后遗症,与
2、会人员会抱有消极态度 借故不参加 会议结论无法有效执行,高效会议的八大特征,有效会议组织的一般步骤,会前准备 主持会议 会后跟踪,会前准备,检查会议召开的必要性 确定会议的主题及目的 选择会议的类型 确定会议主持人 会议程序和安排准备 参加者的确定和通知 资料事先备妥，会中或会后分发,电脑幻灯片制作时要注意： 醒目的标题 用足够大的字体 仅包括重要的单词 立意新颖,会前准备,电脑幻灯片制作时要注意： 文字易读 简明扼要(仅包括重要的单词) 主题突出 注意字体/大小/颜色 避免不必要的装饰 字数不能过多 字句以片语为佳,会前准备,电脑幻灯片制作时要注意： 图形视觉 线条图/柱形图/圆形图 一览表
3、:表格/组织图/过程图/流程图 地图/图画/照片,会前准备,会前准备,会议室安排 会议室宽敞，大小适中（屋长是屏幕的6倍，长*宽=4*3） 电源/设备到位 避免干扰声音 通风设备良好、温度适宜 采光好、柔和光线 座位宽敞，高低适中 讲台预留大空间 正确的位置安排,会议室安排,（3）,（2）,（1）,主持会议,营造合适的会议气氛 控制会议主题和时间 安排记录 鼓励参与 寻求反馈 协调与会人的关系 避免冲突或冗长的争论 鼓励及引导会议结果,会后跟踪,会议评估、明确会议决议 撰写会议纪要或决议 发送会议纪要或决议 检查落实情况、确定最后期限 协调有关部门的工作 追踪决议事项之进度,如何扮演一个成功的
4、会议主持人,会议主持人的特质,思维敏捷、清晰 分析概括能力 中立的态度 无偏见的立场 有耐心、善观察 有协调能力,机智灵活 沉着安然 自制力强 善表达 富有幽默感 解决问题的技巧,了解及分析与会者,谁将参加此次会议？ 谁是决策者？其影响力如何？ 做决定的人对情况的了解程度如何？ 做决定的人对目前情况的看法如何？ 是想强化/弱化/改变他的看法？ 评估做决定的人对建议案会有何种反应？ 做决定的人是属于哪种类型的？ 还有谁会参加此次会议？ 他们会有多大程度上会影响到决定的形成？,会议主持人对自己的了解与分析,自己对会议涉及问题所了解的程度如何？ 自己对会议其他参加者的了解和熟悉程度？ 自己的观点给其
5、他参与者的信服度有多大？ 自己是属于哪一种类型的人？ 自己的观点优势在哪里？有利的一面？ 自己的观点有哪些部分可能会被挑战的？,会议主持人紧张心理分析,-固有的胆怯 -缺少自信 -缺少经验 -对会议内容缺乏把握 -担心会议不成功会带来的负面效果 -过于但心与会者的反应 -过度负责感 -语言不熟练,如何缓解你的紧张,充分的准备 熟悉并检查场地和各种设备 带齐所需资料及辅助材料 对紧张的认识，适度的紧张会产生一定的兴奋（有益的） 正面思考，重新整理思路，但不要太多考虑细节 排除各种干扰因素（如；迟到、空泛私语等） 在开场前几分钟，和与会者聊天,如何缓解你的紧张,适当使用开场白 调整呼吸/放松肌肉
6、避免语速过快/过慢 手中持握小件物品 适当走动 心理暗示 上场后，首先环顾四周,开场白,使用“开场白”的目的 -营造会议的气氛 -吸引与会者的注意 -提出会议的意图 -引出所谈的话题,开场白,开场白：以什么切入主题 -自我介绍及认识与会者 -说明此次会议的目的及要达到的效果 -说明这个会议对与会者的重要性 -说明这个会议将涉及哪些内容 -说明将如何展开及安排整个会议 -询问与会者所关心的,开场白,开场白：巧妙而独特的方式 -戏剧性的开场白 -询问式的开场白 -笑话/玩笑/游戏式的开场白 -自我介绍 -直截了当式的开场白,掌握议题6个要领,1. 先安排好会议的程序，然后按部就班地进行 2. 了解
7、问题 当然是了解我们能了解及能解决 的问题 3. 控制及掌握与会者的建议 4. 分析比较要客观，最好要有数据及图形的实 际资料 5. 好的决议应由民主的方式来达成 6. 要保证决议的贯彻与执行,会议主持人的语言表达技巧,演示中的语言特点 -鲜明的目的性 -感人的艺术性 -谐和的综合性,会议主持人的语言表达技巧,语言表达时要注意： -简洁、明了易于理解 -具亲和力愿意听,乐于接受 -形象生动印象深刻,经久不忘 -启发性思维活跃,富于创造,会议主持人的语言表达技巧,声音的控制 -说话口齿清晰 -音量必须适当 -语速需要控制 -避免语调平淡 -注意运用语气,会议主持人的语言表达技巧,语言的表现力/感
8、染力 -陈述/祈使/疑问/感叹/排比 -举例/顺承/转承/假设/因果 运用不同的转承表现方式来表达情绪 爱与恨、悲与喜、忧与惧、信与疑 运用语气的升、降、平、仄 注意：主次、繁简、呼应、过渡,过渡的技巧,要做到过渡轻松自然不生硬，你可以： 用问题激起与会者的兴趣，然后再展开新内容 阐明新内容在整体结构中的地位及其重要性，从而使与会者明确目的 用与主题相关的幽默、故事或实例来开头/过渡 依靠视听手段或实物来开始过渡,会议主持人的非语言表达技巧,非语言表达功能： 有声语言的辅助和补充 具有暗示和替代作用 有助于会议氛围的控制 有助于会议主持人树立良好的个人形象,会议主持人的非语言表达技巧,非语言表
9、达的注意点： 尽可能站着讲 尽可能不使用麦克风和讲桌 与与会者保持适当距离 控制表情与格调 保持眼神的接触 适当的走动和手势 穿着打扮得体,会议主持人的非语言表达技巧,视线接触 眼睛会把我们所听到的话的情绪反应透露出来 不注视对方会弱化沟通的效力，甚至会被认为不礼貌,视线接触的方法 选定目标，一次只看一个人 一次一句话 不要逐排逐行的看，避免扫描 避开挑战目光 给重要的人士多一点视线接触,会议主持人的非语言表达技巧,会议主持人的非语言表达技巧,姿势和手势 适当走动/手势，但不要成为频繁的兜步者 站直站立，不要长时间倚靠一物体 用手势强调重点 手势要大到全部与会者看得到 手势有变化，不要长时间纠
10、和在一起 动作与动作之间有适当的停顿,暂时结束有争议性的会议,会议的结尾,归纳与总结 了解反应 解答疑问 与开场白联系 下一步行动计划 结束语,会议主持人“守则”,对事不对人 让他人有自信、有“面子” 保持建设性互动关系 预见问题并先行处理 以身作则 过分表达个人立场-要客观 替与会者做决定 用威胁口吻表达意见 言之无物,会议主持人“守则”,总结会议的目的和主题 让每一个人都讲话 不要让某一个人控制会议或讲无关事宜 安排议题的顺序和控制议题的时间 主要会场的变化及时调整 一旦形成一致，立即结束该问题的讨论 以总结来结束会议、明确各自的任务,附录：当.时，如何办?,有人总是迟到 : 准时开始 谢
11、谢其它人的准时 全体共同订立罚则 用标语提醒请勿迟到 通知他主管,当.时，如何办?,有人总是在接听或打手机 : 会议一开始就订立公约关机或者是改成振动 准时中间休息 休息次数增加，每次时间减少 当手机响，会议暂停，用眼神提醒他,当.时，如何办?,有人在打瞌睡: 表示出对大家工作辛苦的理解 鼓励大家多站起来走动 注意室内温度是否太热了 增加声音语调抑扬顿挫 会议步调加快 问与会者问题 短暂休息,当.时，如何办?,你不知道答案时: 说: “对不起,我不了解这些信息。 ” 然后: 征询与会者中专家的意见 问: “你是怎么想的? ” 笼统回答一下问题,并承诺日后会给提问者提供详细的信息 提供资源,当.
12、时，如何办?,有人问你一个对立的问题时: 尊重提问者并避免自我防卫 避免与其陷入一场唇枪舌战 邀请其在会后同你进行交谈,当.时，如何办?,你提问冷场时: 重新复述问题 解释沉默 请具体人员给予评论,当.时，如何办?,与会者过分积极时: 提醒注意“游戏规则 提限制式问题 要求结合主题发言 复述并转移话题 征求其他人的意见,当.时，如何办?,有人私下交谈时: “你们所谈的内容是否我们大家也应该知道? ” 对方错了时: “这是看待这个问题的一种方法。” “我能明白你的意思,但是如何运用到目前的情况中去? ”,当.时，如何办?,你可能卷入一场争论时: 保持冷静 倾听！复述。可能时表示赞同 你不断被征询
13、观点时: 见机行事！需要时回答问题。不然的话，让其他人参与,当.时，如何办?,对方固执已见时: “我们能否暂时谈到这?” 征询其他人的看法 对方不善于表达时: 换种说法（复述他/她所讲的话）,但不是说: “让我重复一下! ” 对方罗嗦时: 用引导的方法进行“打断”,当.时，如何办?,你引导讨论时: 始终集中注意力于要点 采用间歇性小结 作出有效打断 有效地改变方向 控制时间,当.时，如何办?,有人攻击其它与会者的意见: 对大家的勇于表达谢谢与理解。 问其它与会者的看法。 重新强调会议公约，尊重每个人的意见，如果没有马上订定。 休息时与他谈谈，请他帮忙，多尊重每个人的意见。,当.时，如何办?,真诚祝愿：,您的事业顺顺利利！ 您的家庭和睦幸福！ 谢谢！,
