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1、公路工程竣工文件材料的收集公路工程竣工文件材料归档范围包括工程项目建设全过程中的各种文件、原始记录、施工图（表） 、试验资料、照片及音像资料等。各施工、监理单位应按照各自的职责范围，分别将工程竣工文件材料（包括电子文件、声像材料）收集齐全，并进行规范化整理，保证工程项目档案的齐全、完整、准确、系统。一、监理单位收集范围监理单位文件材料包括监理管理文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件六大类，各监理单位文件材料收集范围如下：（一）监理管理文件监理单位管理性文件归档范围包括：监理大纲、规章制度、行政管理文件、会议文件、声像材料。其内容如下：1、监理大纲及
2、规章制度内容包括：监理大纲、监理规划、监理实施细则、规章制度等。2、行政管理文件内容包括：（1）监理单位与业主、承包人、指定分包商、第三方之间以及监理机构内部的往来文件、大事记、施工组织设计、试验室资质批复文件等。（2）监理组织机构，规定办法，人员变动，奖惩文件，会议纪要，劳动竞赛，考评结果与通知。3、会议文件内容包括：工地例会、重要会议纪要，会议记录等文件。涉及质量、费用、变更方面的会议纪要，归入质量、费用控制及变更类。4、监理日志:按监理机构、单位工程及形成时间组卷。5、监理工作月报、年报 。6、声像文件材料内容包括：反映工程质量，施工工艺，隐蔽工程，重大变更的工程地质条件（地形地貌，地层
3、岩性，地质构造） ，建设过程重大活动、重大事故、自然灾害、异常现象，建设前后对比以及上级单位检查的声像资料等。（二）合同管理文件1、工程分包管理：有关情况和文件。2、工程变更管理：有关情况和文件，并附台帐。（ 1） 、 上报审批的设计变更及有关文件：省局批复变更（包括建管处转发文件，不必区分合同段） 、建管处批复变更（ 2） 设 计 、 施 工 中 重 大 技 术 问 题 的 往 来 文 件 、 会 议 纪 要 等 。3、其它有关情况和文件。4、 工 程 变 更 竣 工 资 料 分 为 A、 B 两 类 ， A 类 为 完 善 图 纸 时 的 变 更 资 料 ； B 类为 正 常 施 工 过
4、程 中 的 变 更 资 料 。（三）工程质量控制文件1、路基、路面、桥梁、分离立交、互通立交、隧道、环保、交通安全设施、机电、房屋建筑、连接线等工程的单位、分部、分项工程质量检验评定表及监理抽检文件材料。2、质量管理文件主要归档内容包括：导线点、水准点、断面复测、原材料料源、配合比、施工方案的申报及批复文件，测量、试验仪器、拌合楼检定证书、张拉机具校验证书、阶段性检测结果，工程质量事故报告，监理指令、停工、返工、复工令、质量巡查通知及回执等文件材料。3、工程验收（1） 监理工作报告及监理总结等文件材料。（2）有关工程验收的文件材料。4、其它工程文件材料（四）安全管理文件安全生产组织机构、生产制
5、度、生产操作规程、文明施工等监督性文件。关于安全及文明施工方面的巡查通知及回执、监理工作指令、停工、复工令。（五）计划、进度控制文件1、工程总、年、月进度计划归档内容包括：各年度有关进度计划文件材料。2、进度计划完成情况的年、月报表归档内容包括：年计划，月计划，月调整计划与旬计划文件材料等。3、其它进度文件材料。（六）费用控制文件1、索赔申请及批复文件。2、计日工申请及批复的文件材料。3、计量单价调整申请与由于国家物价指数调整引起的变动的文件材料。4、暂定金额使用情况申请及批复文件。5、其它费用及支付证明文件材料。6、工程造价及分析报告、工程单价分析等文件。7、监理支付报表 。8、其它费用支付
6、问题的来往文件材料。二、施工单位收集范围施工单位文件材料包括综合类文件、路基工程、路面工程、桥梁工程、分离立交工程、互通立交工程、环保工程、交通安全设施、房屋建筑工程、机电工程、连接线工程、原材料试验、其它工程等单位、分部、分项工程施工检测记录。收集范围如下：（一）综合管理类文件1、行政管理性文件包括项目经理部内部组织机构设置、项目人员变动、管理规章制度、规定办法、综合性的会议纪要、奖罚措施文件、劳动竞赛、考评结果通知、施工总结、试验室资质批复文件等方面内容。2、质量技术文件包括施工组织设计、施工方案、 施工要求，工程质量事故报告，阶段性检测结果，导线点、水准点、断面复测、原材料、配合比等的报
7、批文件、测量、试验仪器、拌合楼检定证书、张拉机具校验证书等。建设单位或监理单位关于质量方面的巡查通知及回执、监理工作指令、停工、返工、复工令。3、安全及文明施工文件包括安全生产组织机构，安全生产制度，安全生产操作规程，文明施工采取的措施等方面内容。建设单位或监理单位关于安全及文明方面的巡查通知及回执、监理工作指令、停工、复工令。4、进度控制文件包括施工单位上报的年、阶段、月计划或调整计划、进度计划保证措施，施工月报。建设单位或监理单位关于进度控制方面的巡查通知、监理工作指令、停工、复工令，开工令。5、费用支付文件工程量清单台帐及工程数量批复单、分项工程计量台帐、索赔文件等内容。6、合同管理文件
8、包括施工过程中形成的工程分割、分包、材料供应等合同、协议 。7、设计变更文件包括施工过程中形成的设计变更及工程量、费用报批文件，图表 等。8、施工日志9、照片及音像文件材料内容包括：反映工程质量，施工工艺，隐蔽工程，重大变更的工程地质条件（地形地貌，地层岩性，地质构造） ，建设过程重大活动、重大事故、自然灾害、异常现象，建设前后对比以及上级单位检查的声像资料等。综合管理类文件立卷一、文件收集的要求（一）综合管理类文件应集中统一管理，避免分散在业务部门和个人手中，要遵循文件材料的自然形成规律，保证项目档案的完整、准确、系统。（二）各单位的收文、发文要收集齐全，同时要保证文件材料的闭合性。（三）所
9、有归档的文件材料必须是原件。二、综合类文件不归档范围（一）上级单位的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料、任免、奖惩非本单位人员的文件材料。（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，如会议通知，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，不需办理的一般性来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料。（三）同级单位的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料。（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（五）涉及本单位费用（直接或间接）或技术指标、施工方案的普发性文件、抄送文件或转发文件需要归档。三、综合管理类文件卷
10、内排列顺序（一）综合类文件按照问题结合单位、分部、分项工程组卷，同一类别内的文件材料可按事由、时间排列。同一事由的相关文件应该排列在一起。这里的事由可以指一件具体的事情，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。简单地讲就是指前面归档范围各类别中所列举的一个文件内容就可作为一个事由，例如：某个标段路基挖方工程量需要变更，施工单位拟文上报驻地监理办请求批复，驻地办根据自己的职责权限直接批复或上报管理处批复，这一过程中形成的文件材料就作为一个事由必须排列在一起。（二）同一事由文件材料批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后（定稿也就是通常讲的拟文稿纸，定稿一般放在文件的最后） ；正文在前，附件在后
11、；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后。针对一个批复文件有多个单位的请示的情况，批复在前，其次附批复所针对的请示文件，最后是依次上报的请示文件。（三）不同事由间文件排列可按事由形成时间的先后顺序排列，要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。也可按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其它工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面，例如，某施工单位某一卷行政管理性文件，可按管理制度、内部组织机构、人员变动、工作总结等问题的顺序排列。（四）收文包括公文处理
12、单有公文处理单的放在文件最前面；发文包括定稿（拟文稿纸） ，排序为红头文件在前，其次是附件，最后是定稿。文件的附件均不在卷内目录中出现。（五）对于一份文件涉及几个标段和几个问题或涉及一个标段内几个问题的，这类文件单独组卷。 （六）施工图审查文件，由负责该项工作的单位和部门进行收集，按照问题分类整理组卷。（七）变更设计文件以合同段为单位、按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后竣工图档号对照一览表（见附件 11：设计变更文件与竣工图档号对照一览表） 。（八）支付报表、计量证、工程量清单台账，由建管处收集，分别按照合同段、结合时间分别整理组卷。（九）施工日志按照合同段，结合单位工程
13、及时间分别整理组卷。如果施工日志内容涉及不同的单位工程，在案卷题名中写明所记录的单位工程名称。声、像资料的收集与整理一、声、像资料收集（一）收集范围1、各级领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像照片。2、公路工程项目建设过程中各阶段的重大活动的录音、录像及照片，如招投标仪式，开工典礼、通车典礼等活动。3、征地拆迁过程中的录音、录像及照片。4、记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像及照片。5、反映工程质量、施工工艺等关键工序和隐蔽工程施工时的照片或录像。6、反映重大变更的照片或录像。7、反映工程项目建设前后地形地貌，地层岩性，地质构造对比的照片或录像。二、照片分类照片按照
14、问题结合单位、分部、分项工程及时间进行分类组卷。三、案卷编目（一）照片案卷题名应简洁概括，准确反映本卷照片的项目名称、合同段号、责任者、内容、名称等基本内容。例：某合同段领导检查、特大暴雨水毁情况、路基、桥梁、隧道施工的照片。案卷题名：大 呼 高 速 公 路 大 同 至 右 卫 段 合同段项目部 2009 年 1 月 20日至 2010 年 5 月 6 日领导检查、特大暴雨水毁情况、路基、桥梁、隧道施工等情况的照片。（二）照片总说明照片总说明全面概括揭示本卷照片影像所反映的全部信息，准确反映本卷照片的基本内容、人物、时间、地点、事由、数量、摄影者等要素尽可能齐全。（三）卷内目录1、照片号：要求
15、与“照片说明的编写”中的“照片号”一致。照片号应靠右对齐填写，以便于在后期整理时编号。2、题名：应简洁概括，准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。例：桥梁桩基、混凝土灌注的照片题名：大 呼 高 速 公 路 大 同 至 右 卫 段 合同段施工人员 2009 年 4 月 20 日在 K+ 大桥工地上，对左幅 2 号墩 1 号钻孔桩进行混凝土灌注。3、日期：用 8 位阿拉伯数字表示。例：2006 年 2 月 5 日写作 20060205。（四）照片说明的编写单张照片可单独编写说明，若干张联系密切的照片可做为一组照片编写说明，说明包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影
16、者、文字说明，各项说明如下：1、照片号：（1）单张照片：案卷内照片，从 1 开始编顺序号。例如：第 15 张照片的编号为 15。（2）组照片：同一组的每张照片的编号应在张号后标出联组符号，按顺序依次编写。例：2，2，2，。（3）照片号应靠右对齐填写，以便于在后期整理时编号。2、参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体的档案号。3、时间：用 8 位阿拉伯数字表示。例：2006 年 2 月 5 日写作 20060205。4、摄影者：一般填写个人。5、文字说明：概括揭示照片影像所反映的全部信息或仅对题名未及内容作出补充，或注明照片版权、来源等。单张照片的说明可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。一组（若干张）联系密切的照片，按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单张照片说明可从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息及其他需要说明的事项，并指出所含照片的起止张号和数量。组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照
