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1、文 件 编 号 X X - Q P - 0 1 XXXX 汽车配件有限公司 文 件 版 本 A 1 页 数 1/4 文件名称 文件管理程序 发 布 日 期 2 0 1 2 年3 月1 日 1目的：目的： 对于质量体系有关的文件及资料进行受控，确保各场所使用文件的有效版本，防止失效或作废文件的 误用。 2.范围范围: 适用于本公司范围内的文件和资料的控制。归口部门：技质部 3.定义：定义： 3.1 文件：指可用以追查为达成产品质量及质量体系是否有效运作的资料。 3.2 受控文件：指需随时保持最新资料，并有分发签收记录，当失效时资料需依规定撤销者，如质量手册、 程序文件、作业指导书等。 3.3 非
2、受控文件：分发时为最新资料，如提供客户或评鉴部门之质量手册，更改及修订时无需按规定撤销 者。 3.4 外来文件:指顾客提供的质量标准和工具手册或外购的国家或部门法律、法规、标准和工具手册。 4 关键指标关键指标 5 相关文件相关文件 序 号 序 号 文件名称文件名称 编号编号 责任部门责任部门 备注备注 1 记录管理程序 WY-QP-02 技术部 6 相关表单相关表单 序 号 序 号 表单名称表单名称 收集、整理部门收集、整理部门 保存保存 期限期限 1 文件总览表 技质部、技质部 3 年 2 文件发放回收记录表 技质部、技质部 3 年 3 文件更改申请单 技质部、技质部 3 年 4 文件更改
3、记录表 技质部 3 年 序 号 序 号 指标名称指标名称 计算方法计算方法 责任部门责任部门 收集收集 频率频率 1 文件受控率 100% 抽查文件受控数抽查文件 总数100% 技术部 年 2 文件的有效性 抽查 技术部 年 文 件 编 号 X X - Q P - 0 1 XXXX 汽车配件有限公司 文 件 版 本 A 1 页 数 2/4 文件名称 文件管理程序 发 布 日 期 2 0 1 2 年3 月1 日 7 工作流程工作流程 序 号 流 程 责任部门 说 明 记录名称 1 技术部 各部门 1文件的编制、审核、批准 1.1技质部按标准要求组织编制质量手册及归口管 理的程序文件。 1.2 各
4、部门负责归口管理的程序文件的编写。 1.3 各责任部门负责本部门管理及作业文件编制。 1.4 各责任部门负责本部门表格的编制。 2 管理者代表 部门负责人 2.1 管理者代表负责质量手册及程序文件的审核。 2.2各部门负责人负责本部门管理性及作业文件和 表格的审核。 3 总经理 管理者代表 3.1 总经理负责质量手册及程序文件的批准。 3.2管理者代表负责各部门管理性及作业文件和表 格批准。 4 技术部 各部门 各接收部门 4 文件编号 4.1 文件编号规则 4.1.1 质量手册的编号 WY - QM 01 流水号 质量手册代号 公司代号 4.1.2. 程序文件的编号 WY - QP - 流水
5、号 程序文件代号 公司代号 4.1.3 其它管理、工作文件的编号（必要时,后面 可加年份） WY QW- 流水号 管理、工作文件代号 公司代号 4.1.4 记录格式编号见记录管理程序 4.1.5 文件编号不允许编号重复使用。 4.1.6 外来文件的编号按原编号。 记录管理 程序 Y 文件编号 文件审核 文件编制/更改 批准 N A 文 件 编 号 X X - Q P - 0 1 XXXX 汽车配件有限公司 文 件 版 本 A 1 页 数 3/4 文件名称 文件管理程序 发 布 日 期 2 0 1 2 年3 月1 日 序 号 流 程 责任部门 说 明 记录名称 5 技术部 5、文件的标识 5.1
6、 技质部负责对公司质量手册、程序文件、本部 门管理文件进行标识，标识包括：文件的编制、审 批、更改记录、编号、发行版本、修订号、各类印 章等。 5.2 各部门对具有存档责任的文件和资料，须加盖 “存档”印章标记。 6 技术部 编制部门 发放部门 发放部门 技术部 技术部 6、文件的发放、接收、回收、处理 6.1 质量手册、程序文件及管理性文件审批后由技 术部统一加盖受控印章、 编号发放到质量体系涉及 部门（人员），并填写“文件发放和回收表”做好 发放记录。 6.2 对文件破损、遗失或因工作需要领用文件时， 经文件发放部门批准后重新按程序发放， 同时收回 旧文件,并填写“文件发放和回收表”做好发
7、放回 收记录。 6.3 质量体系文件换版时，发放部门要在发放新文 件的同时收回旧文件，若需保留旧版文件的，在保 留文件上加盖“作废”章并隔离存放。 6.4 作废文件如需留用的，应加盖“作废”“留用 参考”章。 6.5 当人员调、离本部门或公司时，应及时将领用 文件退回其工作所在部门。 6.6 技术部室负责建立公司体系文件的“受控文件 一览表”。技质部负责管理文件复印和印发，并保 存原本，其它部门不得随意复印。 文 件 发 放 和回收表 受 控 文 件 一览表 7 技质部 原审批部门 /人员 7、体系文件的更改、修订、换版 7.1技质部负责组织质量体系管理文件和资料的修 订和换版。 7.2质量体
8、系文件的修改由申请人员填写“文件记 录申请单”，经文件的原审批部门/人员审核、批 准后，交技质部进行修改。 文 件 记 录 申请单 更改/修订/换版 发放/接收/回收/处理 A 文件标识 文 件 编 号 X X - Q P - 0 1 XXXX 汽车配件有限公司 文 件 版 本 A 1 页 数 4/4 文件名称 文件管理程序 发 布 日 期 2 0 1 2 年3 月1 日 序 号 流 程 责任部门 说 明 记录名称 7 编写部门 技质部 7.3如文件需部分修改时， 由技质部指定专人按 “文 件更改申请单”，采用杠改或添加的方式在体系文 件上直接进行修改。在更改处标明更改标记，并做 好修改记录，
9、修订次数加 1。当修订次数达到 9 次 或文件内容要进行较大修改、调整时直接换版，版 次序号按 A、B、C递增。 7.5 当发生以下情况时，应对文件进行评审是否需 要变更： a.公司主要领导者及机构发生重大变化； b市场环境发生重大变化，质量体系不适应质量 方针、目标的实现； c管理层觉得必要时。 7.6 需临时借阅文件的人员应填写“文件借阅申请 单”，质量手册和程序文件经技质部长批 准，、作业性文件经归口部门负责人批准，方可借 阅，并在指定日期内归还。 文 件 记 录 申请单 文 件 借 阅 申请单 8 责任部门 8、外来文件控制 8.1 对接收的外来文件应做好记录，并注明其有效 版本，每年评审或确认标准、文件的有效性，确保 文件、标准是最新版本。 8.2 其中各种标准、文件，包括顾客提供的技术图 样、产品标准以及相关的国家、国际标准由技术科 负责管理； 外 来 文 件 接收记录 更改更改/修订修订/换版换版 外来文件控制
