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1、 零星物资采购工作程序 第 0 次修订 第1页共4页 1. 目的：目的：明确零星物资（含办公用品，以下同）的采购方法及审批权限。 2. 范围：范围：本规定适用于股份公司所有零星物资的采购。 3. 职责：职责： 3.1 需求部门（工厂或职能部门）负责编制“零星物资计划采购单（含定点和非定点）”、“零 星物资计划外采购单（含定点和非定点）”。 3.2 成本管理处负责零星物资的核价工作。 3.3 配套处负责零星物资采购计划的实施工作。 3.4 检验处负责零星物资的检验工作。 4. 程序：程序： 4.1 定义： 4.1.1 零星物资：指非构成产品实体的机器设备零星修理用配件、低值易耗品、电器配件、机
2、物料（含包装纸）等。 4.1.2 办公用品（含劳保用品） ：办公所需的纸张、文具、计算机配件等及劳保所需的毛巾、 卫生纸、皂粉、劳保服装等。 4.2 零星物资采购方法及审批权限： 4.2.1 定点清单以内物资的采购方法及审批权限： 4.2.1.1 使用部门根据每月正常生产计划需要， 在每月的 22 日前编制“零星物资计划采购单 （定 点）”（须明确名称、规格型号、产地、品牌、实际数量等） ，经工厂厂长（或部门负责人） 和生产处长审核（不含办公用品和计算机及配件，办公用品需经办公室审核，计算机及配 件需经信息中心负责人审核）后传递至零星采购员，零星采购员再传递至成本管理处。 4.2.1.2 成本
3、管理处根据“零星物资定点清单”和“办公用品定点清单”上的价格并了解当前的市 场价格后进行划价，再经成本管理处负责人审核、总经理助理或事业部总经理批准后传递 至零星采购员。若市场价已明显低于“零星物资定点清单”和“办公用品定点清单”上价格， 成本管理处须及时作出决定是否需要重新招投标。若供应商提出要求涨价的，经采购部核 实确认属市场价有较大涨幅，可由采购部组织相关部门重新招标。 4.2.1.3 使用部门在月度生产过程中因突发性需求而原月度计划不能满足生产需求时，则编制 “零星物资计划外采购单（定点）”（须明确名称、规格型号、产地、品牌、实际数量等） ， 经工厂厂长（部门领导）和生产处长审核，传递
4、至成本管理处。后续程序按 4.2.1.2 条款执 行。 4.2.2 定点清单以外物资的采购方法及审批权限： 4.2.2.1 使用部门根据每月正常生产计划需要， 在每月的 22 日前编制“零星物资计划采购单 （非 定点）”（须明确名称、规格型号、产地、品牌、实际数量等） ，经工厂厂长（部门领导） 和生产处长审核， 传递至零星采购员。 零星采购员了解二家以上的供应商 （必须都有供货） 、 价格、联系人及电话填写在“零星物资计划采购单”，传递至成本管理处。零星采购员应认 零星物资采购工作程序 第 0 次修订 第2页共4页 真填写零星物资的价格，若所填的价格与成本管理处所核的价格差异较大，成本管理处应
5、 将“零星物资报价核价差异对比表”上报采购部。 4.2.2.2 成本管理处了解当前的市场价格并比较同规格物资同样品牌的历史采购价格后按“不 高于当前市场行情价格”的原则进行划价。 当成本管理处的询价低于零星采购员所提供的价 格时，在保证同种物资（相同的名称、规格型号、产地、品牌）的前提下，成本管理处可 要求直接向询价单位采购。若“零星物资计划采购单（非定点）”上每种物资合计价值在 500 元（含）以内且数量在 200 只（件）以内的，经成本管理处负责人审核后传递至零星采购 员实施采购。若“零星物资计划采购单（非定点）”上每种物资合计价值在 500 元以上 5000 元（含）以内的或数量在 20
6、0 只（件）以上的，则经成本管理处负责审核、总经理助理（或 副总工）批准后传递至零星采购员实施采购。若“零星物资计划采购单（非定点）”上存在 单种物资合计价值在 5000 元以上的，则经成本管理处负责人审核，再经事业部总经理（或 授权人）批准后传递至零星采购员实施采购。 4.2.2.3 使用部门在月度生产过程中因突发性需求而原月度计划不能满足生产需求时，则编制 “零星物资计划外采购单（非定点）” （须明确名称、规格型号、品牌、数量等） ，经工厂 厂长（部门领导）和生产处长审核，传递至零星采购员，零星采购员再传递至成本管理处。 后续程序按 4.2.2.2 条款执行。 4.2.2.4 成本管理处不
7、定期地对量大价高的定点外零星物资进行统计和市场调查后，可上报采 购部组织相关部门进行招标定价。对于中标的单位，一般执行时间为三个月，以后该单位 也可作为购买同类零件的首选对象。 4.2.2.5 对于向厂家定制或工厂部门指定厂家的刀具量检具、机器设备专用修理配件、叉车修 理配件及各种修理费，成本管理处应对采购员的采购价登记备案并签字，按类汇总上报采 购部。采购部对该类特殊的采购物资及修理费实施必要的监督。 4.2.2.6 特殊情况下因工厂或部门生产急需，零星核价员又一时了解不到该产品当前市场行情 价格，为确保生产所需，工厂或部门应在相应急需物资上注明“急需”二字并签字，同时 零星采购员要确认“零
8、星物资计划外采购单”上采购价的合理性并签字认可，零星核价员 可采取“先核后查”的方式及时核价。但零星核价员必须事后对“先核后查”的物资进行 市场调查，出具调查报告，将采购价高于当时市场价（调查价）10%以上的零星物资汇总 上报采购部。 4.2.3 经批准的“零星物资计划采购单”或“零星物资计划外采购单”（含定点和非定点）各一式 四份，“存根”联送财务处存档，“采购”联送采购员作为采购依据，“检验”联送检验处作为 检验依据之一，“仓库”联送相关仓库作以后领用的依据之一。检验员、仓库保管理必须严 格按照“零星物资计划采购单” 或“零星物资计划外采购单”（含定点和非定点）上的名称、 规格型号、产地、
9、品牌进行检验入库，对于“零星物资计划采购单”或“零星物资计划外采购 单”（含定点和非定点）已注明名称、规格型号、产地、品牌而实物或包装上却没有注明， 零星物资采购工作程序 第 0 次修订 第3页共4页 检验员或仓库保管员应拒绝接收或将该物资传递至成本管理处重新核价。 4.2.4 所有采购必须事先办理审批手续后方能采购，无特殊情况不得出现补办现象。 4.2.5 对零星采购的物资(含刀量具)，成本管理处核定的价格低于采购员了解的价格（成本管 理处应注明其他供应商名称） ，采购员不能按成本管理处核定价格及提供的信息采购，而成 本管理处却能按核定价采购货物的，成本管理处应将该情况上报上级领导对其作出相
10、应处 理。 4.3 零星物资入库手续的办理： 4.3.1 检验处负责对零星物资的生产单位（品牌） 、规格型号、质量进行检验，确保所采购的 零星物资与“零星物资计划采购单”或“零星物资计划外采购单”中的生产单位一致，规格、 质量要求符合规定要求，经检验合格后开具“检验单”。 4.3.2 仓库保管员负责审查送货单上的数量、品牌、规格型号与实物数量、品牌、规格型号是 否相符，凭合格的“检验单”对零星物资办理入库手续，在“物资入库单”的“备注”栏上注明 物资上印刷的实际生产单位、品牌（若无印刷的，则按送货单上的填写） ，对检验不合格的 零星物资拒绝入库。同时及时录入物资台帐。 4.3.3 财务处负责监
11、督采购审批单与入库单中物资的品名规格及生产厂家是否一致。若发现有 不相符之处，及时汇报，暂缓付款。 4.3.4 所有物资必须先办理入库手续后使用，不允许出现空进空出现象。对于一些特殊物资， 无法搬至仓库的，仓管员和检验员必须到现场查验实物后办理入库手续，否则视为空进空 出。 4.4 报销手续的办理： 4.4.1 所有的发票在审批过程中， 必须附有“零星物资计划采购单”或“零星物资计划外采购单”。 4.4.2“零星物资计划采购单”或“零星物资计划外采购单”作为财务处付款的依据之一，各部门 在填写时，必须书写工整、整洁，严禁随意涂改、增删采购物资等现象的出现。“零星物资 计划外采购单”的复印件不能
12、作为报销依据（但一次未采购完毕的“零星物资计划外采购单” 的复印件经财务内审人员盖章后仍有效） 。“零星物资计划采购单”或“零星物资计划外采购 单”年内有效，跨年度无效。 4.4.3 计划内采购的物资报销时，财务处要审查物资采购数量是否在计划内，不在计划内的物 资将不予报销。 4.4.4 计划外采购的物资报销时，经办人员必须要附批准的“零星物资计划外采购单”，经审批 后的发票附“零星物资计划外采购单”存档于财务处。若“零星物资计划外采购单”的某些物 资未报销完毕，财务处内审人员复印一份“零星物资计划外采购单”，并在复印件上将已报 销的物资在“零星物资计划外采购单”的备注栏中盖“已报销”字样印章
13、后返还给经办人员， 作为以后其它物资报销的依据。 4.4.5 零星物资发票报销时，按“浙江钱江摩托股份有限公司审批一览表”规定执行。 零星物资采购工作程序 第 0 次修订 第4页共4页 4.4.6 采购员购买的物资价格必须在成本管理处核定的价格内，否则应事先提出申请。 4.4.7 若供应商无法提供 17增值税发票，则允许其提供普通正式发票（按不含税价结算）或 6增值税发票（按不含税价加发票税率结算） 。 4.4.8 入库单须经采购员本人、仓管员、划价员、需求部门负责人及计划配套处负责人签字后 方为有效。 4.5 成本管理处每二星期对量大价高的物资组织人员进行市场调访， 每次调查的物资种类不得
14、少于 10 种，调查完毕后编制“市场价与核算价调查比较表”，经成本管理处负责人签字后交 一份采购部，同时对市场价低于核算价的，应及时更正核算标准。采购部将以此作为考核 成本管理处的依据之一。 4.6 若定点单位提供的物资与市场上新找到的物资相比，存在价格明显过高或质量低劣的，采 购员须及时向成本管理处反映，由成本管理处出具书面报告，报事业部总经理批准后立即 予以定点调整。 4.7 对于定点采购的物资，严禁采购员向其他单位采购。若出现 4.6 条款情况的，必须由公司 正式下文或打报告经事业部总经理批准后，采购员方可向定点外单位采购。本条款由财务 处审查把关，一经发现私自向定点外单位采购的，财务处
15、一律不予付款。 4.8 成本管理处每月到仓库抽查 10 种以上的常用物资，检查实际入库物资的规格、型号、品 牌和数量是否与“零星物资计划采购单”或“零星物资计划外采购单”上的一致，同时咨询使 用者对质量的意见，编制“零星物资月度质量调查报告”，送报事业部总经量和采购部各一 份，采购部将以此作为考核配套处和检验处的依据之一。 ）各部门若对采购过程有意见的， 或采购的物资与原物资相比存在质量问题的，须及时向成本管理处和采购部反映，也可直 接向公司办公室投诉。 4.9 使用部门或零星采购员在填写零星物资的产地、品牌时，除质量明显好于或价格低于以往 采购过的零星物资外，一般应按以往产地品牌的物资进行填写、采购。 5. 相关文件：相关文件： 6. 相关记录：相关记录： 6.1 零星物资计划采购单 6.2 零星物资计划外采购单 浙江钱江摩托股份有限公司管理文件 2010 年 5 月 10 日实施
