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1、办公室事务管理,2015年9月,项目七 领导活动安排,任务17 领导日程安排实训 任务18 因公出境安排实训,一、情景导入,张玲芬在一家公司做秘书已有三年了，一天人力资源部经理告诉她，公司刘总的专职秘书离职，鉴于她在岗期间的表现由她接任刘总的专职秘书。做完交接工作后，张玲芬做的第一件事是查看上司的一周工作安排。刘总这几天日程安排得满满的：上午九点半与一家银行经理会谈，下午三点公司内部开会；明天上午九点半在长城饭店与美国ABC公司的代表谈合作，明天下午二点到集团公司开会 上午跟刘总见面时，刘总说他想在下周四或周五拜访一位老客户，让秘书打电话预约安排一下。下午一点刚上班，小张想着和那家老客户联系时
2、，前台值班秘书谢青来电话，说公司在华南地区的总代理张总来了，正在会客室，他想见总经理。刚放下电话，美国ABC公司的代表助理打来电话，说由于特殊原因，他们必须于明天中午乘飞机回国，所以，希望能将谈判合作事宜改在今天下午，否则，会谈将无限期推迟。,二、工作任务及要求,（一）做好上司日程的调整与协调工作。 成果为本周日程变更调整表，要求在原日程表中进行调整，说明调整原因和变更结果。 （二）预约拜访客户。 说明拜访的程序和注意事项。 （三）制订下周日程表。 成果为刘总经理下周（6月8日至12日）日程表，要求时间准确，事项清楚，相关因素齐全。,三、工作流程及步骤,（一）上司日程变化及协调工作 了解日程变
3、更原因 做好调整方案并向上司汇报 获得上司同意 与对方沟通确认 在原日程表进行标注,三、工作流程及步骤,（二）预约拜访客户 上司想要拜访某个客户，不仅需要己方有空，也需要对方有空，并做好准备工作。提前预约的工作往往是秘书帮助完成的。 秘书在预约时，可以先就以往的合作表示感谢，之后，说明拜访的目的、合适的时间段、拜访人数和拜访场所。如果是初次见面的客户，还要告诉对方自己的联络方式。 （三）制订下周日程表 区分常规性工作和突发性工作 了解上司下周内的主要活动 交上司审阅后确认,四、实训测评,五、知识点,（一）日程表的类型 工作日程表的安排，通常是按时间段来划分的，主要有年度工作日程表（简称年度日程
4、表，以月为基本单位）、季度工作日程表（简称季度日程表，以季度为基本单位）、月份工作日程表（简称月份日程表，以周或日为基本单位）、周工作日程表（时间具体到时、分）和当日工作日程表（时间具体到时、分）五种形式。 （二）制订日程表的原则 1、提高工作效率 2、请上司事先确认 3、适当保密,五、知识点,（三）安排日程表需注意的问题 在秘书的日常工作中，安排、管理上司的工作日程是其中一项非常重要的工作，也是具有一定难度的工作。秘书在安排上司的工作日程时应注意以下几方面问题。 1、时间上留有余地 2、不要懒于确认 3、上司不在时不能自行接受预约 4、注意内外兼顾 5、不适宜安排约会的时间,六、拓展提高,电
5、子计算机已经成为秘书必不可少的办公工具了，电脑中安装一套Microsoft Office办公软件会给秘书工作带来许多方便。Office 软件中的Outlook集电子邮件管理与日程安排功能于一身，可以方便、快捷地填写、分发、修改和打印日程表，是日程管理的好帮手。秘书应该很好地掌握并加以利用。Office 软件现在市面上常用的版本是2003版，Outlook 2003日程安排功能主要是约会、会议和事件。 约会：日历中限定起止事件的活动，一般不涉及其他人或资源。可按日、周、月填写日程安排，可选择按当天、五天制工作周、七天制传统周及按月方式查看。若怕忘了约会，还可用音乐设置成提前1小时或1天等不同时间
6、段提醒。填写完后可随机打印，在局域网完善的单位，还可方便地用邮件传递给相关人员。对于每天、每周或每月中固定的活动，还可将它们设置为定期约会，省了多次设置同一类型的多次约会。电子系统中对约会内容的调整更为容易，变更相关内容即可。 会议：涉及其他人员和资源的约会，即与会人员是否有空、会议室是否能用等。 事件：一般用于安排持续一天或几天的活动。,谢谢！,项目七 领导活动安排,任务17 领导日程安排实训 任务18 因公出境安排实训,一、情景导入,方程在一家大型股份制企业做秘书，在总经理没有上任之前，他是公司三个副总的秘书，最近集团人力资源部新任命了一位总经理，方程成为总经理的秘书。新来的许总经理工作认
7、真负责，经验丰富，年富力强。不久，公司收到美国加利福尼亚州一家跨国公司的邀请函，就双方的经贸合作进行商谈。公司对这次合作非常重视，决定派总经理和技术总监和市场总监一同前往。许总在此之前没有出过国，相应证件和手续办理工作就交给了方秘书。请你以方秘书的身份完成这项任务。,二、工作任务及要求,（一）办理出境所需证件。 要求说明护照、签证和黄皮书等出境所需证件和文件的办理过程。 （二）出国准备工作。 要求协助上司办理出境前的各项准备工作。 （三）说明出入境有关事务。 要求事务明晰，条理清楚。,三、工作流程及步骤,（一）办理护照 填写出境申请表 单位出具同意出访派遣函 提交出境申请资料，等候领取护照 办
8、理签证 办理黄皮书,三、工作流程及步骤,（二）出国准备 秘书协助上司办理的出国准备工作主要有编制旅程方案、订购机票、兑换外币、准备文件资料和物品、根据前往国习俗准备赠送礼品、编制时差表等。其中编制行程方案和国内出差相似。其中订购机票、办理保险、准备外汇、时差计算与境内出差不同。 （三）出入境有关事务 在国际机场出入境时要有以下事务： 1、安全检查。 2、边防检查。 3、海关检查。 4、健康检疫。,四、实训测评,五、知识点,（一）护照 护照是出国人员必须办理的证件。 1、护照的类别及颁发机关 2、护照的颁发对象 3、护照的有效期 4、护照的换发或补发 （二）旅行支票 旅行支票是一种定额本票，由非
9、银行金融机构（统称旅行支票发行机构）为方便国际旅行者在旅行期间安全携带和支付旅行费用而发行的一种固定面额票据。,五、知识点,1、旅行支票的特点 （1）安全。 （2）使用方便。 （3）无使用期限。（4）经济划算。 （5）多种币别可供选择。 2、旅行支票的购买 国内各大商业银行代售的旅行支票，主要是美国运通国际股份有限公司发行的AMERICAN EXPRESS旅行支票，主要有美元、日元、加拿大元、澳大利亚元、英镑、欧元、瑞士法郎等币种。,五、知识点,3、使用注意事项 （1）除非兑换、消费或转让旅行支票，否则不要在旅行支票上复签。 （2）购买和约、护照最好与旅行支票分开保管，方便在旅行支票万一丢失后办理挂失补偿手续； （3）如遇填写错误、潮湿霉腐、破损残缺，可到银行填写注销证明书，注销该票。 （4）旅行支票如果不慎丢失或被窃，要尽快致电旅行支票发行机构或前往当地银行申报挂失，以便获得相应补偿。,六、拓展提高,现代社会，各国之间的贸易往来越来越多，秘书或助理们有必要了解世界主要国家风俗习惯，入乡随俗，在跨文化沟通中才会少一些纷争，多一些理解和支持。下面简单介绍世界主要国家和地区的风俗。,谢谢！,
