注重公文规范,提高公文质量

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1、,注重公文规范 提高办文质量 聂德清,一、领导和管理人员必须重视办文工作 二、注意区分一些容易混淆的文种 （一）公告与通告 （二）请示与报告 （三）请示与函 三、计划类文种 （一）计划类文种：规划、纲要、要点、设想、打算、方案、安排、意见、计划 （二）计划类文种之间的关系 （三）计划类文种的写法,目录,四、管理规章类文种 （一）法规、规章与管理规章的区别 （二）规章制度分类及区别 五、政务信息 六、行政机关公文行文制度 （一）行文关系 （二）行文方式 （三）行文方向 七、公文格式规范应该注意的几个问题 （一）注重公文文面上公文效力的确认 （二）规范公文正文、公文文面常用基本结构形式 八、公文文

2、面常用基本结构形式 （一）篇段合一式 （二）三段式 （三）总分条文式 （四）分部式（递进式）,目录,公文写作技巧,一、领导和管理人员必须重视办文工作 （一）公文是实施领导和管理、依法行政、进行公务活动的重要工具，是“三办”（办文、办事、办会）的中介和有形载体。 （二）公文是反映机关形象的门面和窗口。 （三）公文是体现领导和管理者素质的重要渠道。 （四）新形势对办文提出了更高要求。 国家行政机关公文处理办法第六条规定：各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。,公文写作技巧,1、公文规范包括：公文格式规范；公文文种规范；公文处理程序规范；

3、公文写作规范。 2、当前公文存在的主要问题： （1）文山会海、文牍主义、形式主义在一些地方和部门仍然严重存在； （2）公文中说假话、慌报政绩、掩盖真相、不实事求是的现象时有发生； （3）公文格式不够规范； （4）误用乱用公文文种的现象比较多； （5）公文处理不规范； （6）少数机关企事业单位工作人员公文意识不强； （7）有的领导对公文处理重视不够，对公文规范不熟悉。 3、公文处理不规范的体现： （1）没有集中统一管理公文。 （2）公文制发程序不规范。 （3）会议文件管理不严格。 （4）保密观念不强。,公文写作技巧,4、办文程序： 部门人员起草公文部门负责人初核公文（语言文字、所涉部门协调、公文

4、内容、格式把关）办公室审核公文（看是否需要行文、行文方式妥否、是否符合行文规则和拟制公文要求、公文格式是否规范）单位领导签发公文（内容把关、所涉部门协调、程序合规）文秘部门复核（审批签发手续是否完备、附件是否齐全、格式是否规范）印制。,5、树立公文信息经济观： （1）以最少的信息符号，传达尽可能多的信息内容； （2）立足于信息价值、求简的接受心理。 一是求真心理。 二是求尊心理。 三是求新心理。 四是求近心理。 五是求简心理。 六是求知心理。 七是求利心理。 （3）不同层面公文的要求： 宏观：说真话、实话，不说假话、大话、套话、空话； 中观：说短话、写短文、篇无赘句，句无赘字； 微观：每个文字

5、、符号都传达实信息，不要空信息。 6、树立公文写作的群体意识观： （1）强化集体智慧、群体思维，淡化个人功过。 （2）强化职务写作意识，淡化个人意识，要有很高的情商。,公文写作技巧,二、注意区分一些容易混淆的文种 （一）公告与通告 1、相同点：（1）同属周知性文种；（2）写作形式相近；（3）发布形式相同（不通过文件传达，而通过媒体或张贴的形式发布）。 2、不同点：适用范围不同 公告：向国内外宣布重要事项，公布法定事项，人大公告，法院公告。企业不能用公告，宜用通告。非法定机关不宜用公告。 通告：规定性通告，周知性通告，比如市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告、关于五路车停开的通告 通告与通知

6、的区别：通告，主送对象不确指；通知，主送对象确指。 会议通知的写作： （1）注意接受心理，体现人文关怀。 （2）设身处地，为对方着想，注重细节（想大事，管小事）。 （3）内容周到，语言周密（要有亲和力）。,公文写作技巧,通告与启事的区别： 通告，法定常用公文；庄重严肃，郑重其事；无求于人（有上对下之意）。 启事，（兼容性）日常事务文书；随意随和，简洁便利；有求于人（广泛性更强）。“启事”不能写作“启示”。 （二）请示与报告 1、相同点：（1）都是上行文；（2）都是向上级汇报工作、反映情况；（3）都要在正文文头注明签发人。 2、不同点： 请示：请求批准某个事项；逐级单一报送；较短；属办件；请求事

7、前指示，在事前上报。（有求于上级） 报告：汇报工作；可多级报送；为说明情况内容可稍长；属于阅件；事后汇报。（无求于上级） 注意：请示必须一事一报，有明确的要求，目的是希望上级帮助解决问题；报告可一事多报，比如工作总结、灾情汇报等。不能写成“请示报告”。,公文写作技巧,公文写作技巧,（三）请示与函 1、函的分类。包括： （1）商洽函：用于平级之间。 （2）询答函：又分为询问函和答复函，上级之间、平级之间均可使用。 （3）请批函：分为请求批准函和审批函。 2、请示与函的区别：,3、请示与函的标题：比如， 市广播电视台关于请求增加费用的请示 这里的“请求”用的不够好，最好删去。因为“请示”本身就包含

8、“请求批示”的意思。 市广播电视台关于请求增拨办公经费的函 这里的“请求”用的好。这是用的是“函”，表示关系平行对等；同时，又用“请求”两字，表示尊重。 市人事局关于批准录用国家公务员的复函 “批准”应为“同意”，更有亲和力。因为“批准”是上级对下级，而实际上不存在上下级关系，比如广播电视台与人事局是平行对等的级别单位。用“同意”更准确，有商量的口吻。,公文写作技巧,4、请示与函正文的写作： （1）请示缘由：要简明扼要，实事求是。 （2）请示事项：一文一事，具体明确，切实可行，语言得体。 （3）请示结语：语气得体。请示目的要明确，事由明确。 结语注意事项：举例 A、可否？请予批准。（不对） B

9、、可否？请予审批。（可以） C、可否，请予审批。（可以） 常用的结语： （1）特此请示，请予批准。 （2）特此函复。 （3）特此批复。 （4）此复。 （5）请批示。 （6）特此通知。 （7）特此报告。 （8）特此请示，请予支持。 （9）请予支持，为荷。,公文写作技巧,三、计划类文种 （一）计划类文种包括： 1、规划、纲要时间较长，范围较广，内容比较概括。比如十堰广播电视台文化产业发展中短期规划、十堰广播电视台十二五发展规划。 2、要点粗线条，提纲式。比如十堰广播电视台2014年文化产业工作要点。 3、设想、打算初步的，预备性的，非正式的。比如十堰广播电视台未来十年产业发展设想。 4、方案主要指

10、专项工作，专业性较强的工作，比较科学、周密的。比如党的群众路线教育实践活动方案。 5、安排时间较短，范围较小，内容相对单一且较少。比如，第三季度文化产业发展安排 6、意见指导性、建设性的。比如，关于繁荣文化产业发展指导意见。 7、计划包括各种情况、各种场合、各种工作都应有计划。,公文写作技巧,（二）计划类文种之间的关系： 1、从时间上来看：规划计划安排； 2、从程序上来看：首先有设想、打算然后有规划、计划、安排； 3、从作用上来看：计划、要点的作用意见的作用。因为意见更虚一些。 （三）计划类文种的写法： 1、标题：四项式 比如：十堰广播电视台 2014年 工作 计划 单位 时限 事项 文种 再

11、比如：十堰广播电视台 二十年 产业发展 规划 单位 时限 事项 文种 2、内容： 内 容： 目标任务 措施办法 步骤时间 督促检查 四要素： 做什么 怎么做 什么时候做 怎么督办,公文写作技巧,四、管理规章类文种 （一）法规、规章与管理规章的区别 1、条例：只能用于法规和党的中央机关。 2、基本法：全国人大。 3、法律：全国人大常委。 4、法规： （1）行政法规：国务院 （2）地方政府规章：省（市、区）人大常委；省会（区府）所在市人大；国务院批准较大的市人大；民族自治地方人大（自治单行条例） 5、规章： （1）行政规章：国务院各部门、人民银行 （2）地方政府规章：上述省市政府。 6、规章制度：

12、管理规章、一般规章。,公文写作技巧,（二）规章制度分类及区别： 1、规定：具规范性；应该、可以做什么，不能做什么；倡禁结合。比如，十堰广播电视台关于加强作风建设的若干规定。 办法：具可操作性；应该、可以怎么做；正面为主。比如，十堰广播电视台中层干部年度考核办法。 2、守则：面向一定范围群体；倡禁结合；内容涉及面宽；通俗短句；篇幅短。比如十堰广播电视台职工守则。 规则：面向一定范围工作、部门、场合；正面为主；内容有限度范围；长短句；篇幅稍长。比如，十堰广播电视台文明办公规则。 3、规范：体现标准性。比如，十堰广播电视台技术操作规范。 规程：体现程序性。比如，十堰广播电视台节目上载规程。 4、制度

13、：属于自上而下的行政行为；具行政效力；长短句结合；篇幅稍长。比如，十堰广播电视台考勤制度。 公约：自下而上群体行为；具社会公德约束力；通俗短句；篇幅短。比如，村民公约。,公文写作技巧,五、政务信息 1、特点：政策性、宏观性、预测性、广泛性、针对性、机密性、权威性、时效性都较强。 2、写作要点： （1）树立全局观念、超前观念、增强信息价值。 （2）善于选择典型。 （3）注意信息的广度深度，善于综合分析。 科学分析方法：综合、概括与归纳；因果分析；定性与定量分析；纵比与横比；学会“平衡”手法。 （4）关注信息层面，深刻提炼信息。 提出问题 分析问题 解决问题 工作成绩、效果 原因 设想打算 工作措

14、施、办法 成果 对策研究 存在问题 恶果 意见建议 困难 影响 发展展望 基本情况 评价 作出结论,公文写作技巧,（5）用好背景材料 背景材料的作用：说明信息产生的背景和历史条件、深化主旨；使读者深刻理解信息的重要性。 背景材料的类型： 对比性材料：正与反、优与劣、对与误、前与后、此与彼、现实与历史、计划与实际、个别与整体 说明性材料：政治背景、现实条件、地理环境、历史演变 注释性材料：科技名词术语,公文写作技巧,六、行政机关公文行文制度 （一）行文关系： （1）领导关系存在上下级关系。 （2）指导关系在业务上有指导。 （3）平行关系比如各部、各局之间。也很明确。 （4）不相隶属关系比如各局与

15、企业之间。比如，我们跟电信公司、跟移民局等。 （二）行文方式： （1）逐级行文只能一级一级地行文。 （2）多级行文向多个部门发文。 （3）越级行文直接越过上一级主管部门，向上反映。 （三）行文方向： （1）上行文请示、报告、意见（上、下、平都行） （2）下行文批复、决定 （3）平行文函 说明：（1）对应的是下对上，是被领导关系，比如，请示、报告；（2）对应的是上对下，比如，批复、决定；注意的是，“意见”即可上行，也可下行、还可平行；（3）对应的是平行关系和不相隶属关系，比如，函。,公文写作技巧,七、公文格式规范应该注意的几个问题 （一）注重公文文面上公文效力的确认： 空间效力范围：主送 抄送 时间效力范围：规定的生效日期 成文日期 权力效力标识：印章 签署 发文机关标志 1、主送机关（单位） （1）专指性要强 （2）用规范全称、简称、统称 （3）一般不送领导者个人 （4）一般要逐级行文 （5）标注形式要规范。所有主送单位小层次打顿号，不同层次前打逗号。比如，台属各单位、各部门，各总支、支部。（说明一下） 主送时的排名要严格按规定排序：市委、人大、政府、政协或相对应的