时间管理及计划制定

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1、时间管理与计划制定,理念篇,主要内容：三大理念,课程主要内容,方法篇,推荐方法：优先矩阵法,操作篇,建议篇,重要内容： 1、任务类型 2、月度计划表 3、每日计划表,主要内容： 1、桌面整洁 2、锦囊妙计,因为我们不知道 究竟什么对我们最重要， 所以每件事好像都很重要。,因为每件事好像都很重要 所以我们不得不每件事都做。,有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。,每件事都做让我们非常忙碌， 所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。,忙 人 的 告 白,茫、盲、忙,你真的很忙吗?,确定事件,你的时间流到哪里去了？,确定事件,突发事件,确定事件,突发事件,琐碎事件,确定事件

2、,突发事件,琐碎事件,浪费,重要性秩序无所调整 没有目标、秩序和计划 对问题缺乏理解就匆忙行动 害怕犯错或完美主义而犹豫不决 缺乏组织能力或资料不全面 缺乏自律（情绪化、懒惰） 分不清责任和权力，一个人包打天下 文书工作及繁文缛节 打扰（电话、不速之客、会议、上司的干扰） 十. 找东西,时间的十大窃贼,用一个词描述你目前的工作生活状况 描述你心目中理想的时间管理状态是什么样？,时间管理 (理念篇),有效方法,合理有效,以达到工作和生活的目标,组织运用时间资源,自我控制观念,计划观念,成效观念,时间管理应具备的三大观念,认识时间价值表,你的时间价值,时间管理 (方法篇),有效方法,生命倒计时法,

3、请写出你签写前面表格的直接感受,“假如明天是你生命中的最后一天”你打算如何去度过？请列出你最想做的三件事,以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性； 有效个人管理的六个标准,柯维时间管理法,一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致； 平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展； 有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做； 重人性：个人管理的目的在人而不在事； 有弹性：可因个人作用和需求的变化而调整； 携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。,生理节奏法,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时

4、段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题； 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时；,写下你明天要做的6件最重要的事； 用数字标明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求； 然后再开始完成第二项、第三项； 每天都要这样做，养成习惯。,艾维利时间管理法,用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户； 用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）； 用20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,20/80时间管

5、理法,优先矩阵法,案例一：,4 D 原 则,DO IT NOW,DO IT LATER,DELEGATE,DONT DO IT,稍后做,授权,不做,立即做,普通人的时间安排,成功人士的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,“我要得到什么样的结果？” “这件事是否可以不干？” “这件事是否可以交给别人去干？” “是否还有更好的方法？”,日程表时间管理法,案例二：,制作方案,2小时,修改手册,整理资料,其他,30分钟,4小时,1小时,27%,53%,13%,7%,时间管理 (操作篇),有效计划,确定角色,设定目标,制定计划,逐日调整,评估总结,时间管理流程,安排计划工作时你会考虑哪些

6、问题？,时间点的设置,重新分类整理客户资料,访谈重要客户了解服务需求,客户的抽样意见调查，并制成统计表,估计不准 无法预知因素 同事或其他原因,尽量准确，留有余地,不可并行,精力充沛时做,策划型,作业型,交替安排,自控型,他控型,开始时间尽量提前,给最后期限设留缓冲区,能同时做的事情不要分开去做,可并行,任务类型,任务类型,月历（月度工作计划） 行事历与甘特表 效率手册 便签 闹钟 其它工具,时间管理的工具,推荐,你的下周工作计划,列出你下周所有要做的工作项目 - - 写出完成这些工作项目的时间点 - - 列出你所做工作项目的关键点活动（时间价值回报较高的活动） - -,一周行事历,周计划表,

7、时间记录表,每日事务清单,时间管理通则,把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做,时间没有具体确定的待处理事项； 时间已具体确定的事件； 电话、记录等信息,每日计划表,整理资料 2H,资料寄送 0.5H,工作总结例会,整理资料,电话拜访 .5H,工作例会 0.5H,会议,工作计划例会,资料准备,电话拜访,业余生活及学习安排,今天必须 做的事,今天应该 做的事,今天可以 做的事,今日三件事,时间管理 (建议篇一),突发情况处理,客户投诉,项目合同发送错了,突发情况发生怎么办？,业务顾问小王,客户突然来拜访,同事的问题咨询,打印机坏了,突发情况有哪些？,职责内,紧急

8、程度、重要程度,职责外,马上处理,暂缓处理,突发事件,计划事件,减少突发情况发生,努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析（WhoWhenWhy），建立一种工作模式,减少计划外事件数量 累计计划外事件，创建自由时间块 缩短每个计划外事件 的时间长度,缩短计划外时间,时间管理 (建议篇二),根除拖延,你属于哪种行为模式？,狮子型,考拉型,紧迫感 喜竞争 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐心,放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心,拖延者的借口,强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子,拖延的代价,浪费了今

9、天 一时工作拖延，三倍时间偿还 逃避积极的人生 健康不良 待处理问题的不断增多 长期在压力下工作的忧虑,动手去做你能做或梦想要做的事， 勇气包含了天分、能力与奇迹， 只有动手，心灵才会启动； 开始做，工作才会完成。,解决拖延的秘诀,-唯一的办法就是去做它,与拖延决战,承认：拖延是一种无益的生活方式 把大工作分解 当机立断，直接面对不愉快的工作 平衡表法 给自己设定最后时限 奖励自己,时间管理 (建议篇三),桌面整洁,管理好办公桌 才能管理好时间,请说出它们的用途,打孔文件夹 强力文件夹 双页文件夹 插袋文件夹 插边文件夹 公文袋 文件架 文件筐,笔盒 笔筒 便签纸 告示贴 空名片盒,废纸篓,计

10、算机,日历,文件架,电话,文具盒,便签纸,文件筐,计算机,文具盒,电话,文件架,文件筐,便签纸,日历,常用电话,周计划,周计划,常用电话,剪刀、尺子,计算器,曲别针等,名片夹,工作台,储藏地,想一想： 你每年、每周、每日都要用什么东西？ 容易取得 去除造成分心的因素,建立有效的办公环境,尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉,活动,文件的处理,信息,资料存档,待送出文件,待办文件,备忘档案夹,分级 处理,A B C,文件处理原则,每次只处理一份文件，一份文件只处理一次 每天排出固定

11、的时间批量、集中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件,时间管理 (建议篇四),锦囊妙计,充分利用记事本,待办琐事 物品清单,让脑子空下来，装更有创造性的事情,善用零星时间,通勤时间 旅途时间 等候时间,不要随便打发你的零星时间,背包原则,将同类的事情尽可能成批量处理,琐事也有琐事的处理方式,逆势操作,当别人不去做的时候我就去做, 每天读一点没有人读的东西 每天想一些没有人想的事情,昨天是一张作废的支票，明天是一张未兑现的期票，而今天是你唯一拥有的现金所以应当聪明把握。,种下思想， 收获行动 种下行动， 收获习惯 种下习惯， 收获品格 种下品格， 收获命运,我们先养成习惯，然后习惯造就我们,课程总结及应用,理念篇,方法篇,操作篇,建议篇,1、时间价值表的制定。,1、在七种方法中选择适合自己工作的时间管理方法并应用。,1、结合绩效合约内容制定月度计划表，在每个月底完成； 2、每天下班前花10-30分钟制定明天的工作计划；每周末完成下周的工作计划，养成习惯。,1、对办公桌及文件进行重新整理； 2、对电子文档进行重新分类及整理。,