学籍管理操作流程

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1、电子学籍操作流程,一、系统初始设置调整,电子学籍操作流程,（一）系统管理,1.系统设置 进入“系统管理系统设置”，对各年级允许普通用户（班主任）修改的学生基本信息字段进行设置。,注：对于毕业班学生户籍信息，要审慎授权；学生照片一般由学校统一维护，不授权普通用户管理。,（一）系统管理,2.用户管理 （1）用户组管理：进入“系统管理用户管理用户组管理”，对学校用户组进行维护，调整设置各个用户组的公共权限。,说明：“全体教师”为系统默认用户组，学校不能自行修改，其信息来自省师训平台，凡师训平台信息有变更（如新增、删除、修改等），学籍系统将会自动更新；其他用户组由学校维护，但不建议学 校分设过多用户组

2、。,（一）系统管理,2.用户管理 （2）用户管理：“用户管理”中，可在组内添加/取消用户，可设置/取消学籍管理员，可启用/禁用普通用户帐号。,说明：每学校原则上在同一时段（学期）只能设置一位学籍管理员。,（一）系统管理,2.用户管理 （3）用户权限管理：用户权限管理中，可进行功能权限分配和班级管理权限分配，其中组成员默认具备所在组相应公共权限。,（一）系统管理,说明：用户帐号经授权方能登录学籍系统使用，授权时务必坚持“最小授权”原则，即每位用户仅授予完成其职责所必须具备的权限（如普通任课教师只授予“学生成绩录入”权限），尽量防止“交叉授权”（即两个或多个普通用户对某项同一内容都具有操作权限）。

3、,（二）基础信息管理,1.进入“学校（机构）基础信息管理”，调整、更新学校基本信息、简介。 2.进入“学校信息管理”，调整、更新各年级段长，姓名直接录入。 3.进入“班级信息管理”，调整、更新各班班主任，姓名从系统列表中选择。 4.进入“教师信息管理”， 核实本校教师用户信息，已有 用户信息有误的，通过省师训 平台修改；有跨借用的，做 好“跨校转移”。,（三）课程设置,1.小学各年级基本课程及学校 自行开设的课程，由学校根据实 际开设情况于学期初进入“学生 信息管理学生成长档案 成绩管理班级课程”中自行 设置。学校自行不能设置的可要 求教育一科代为设置。,（三）课程设置,2.课程的学业评价方式

4、，建议采用“优秀、良好、合格、不合格”四级制。,（三）课程设置,3.成绩录入权限设置：进入 “成绩成绩录入权限”， 展开全体，为每位普通用户 调整设置其本学期所任教的 班级和课程，若同时教几个 班，可以采用“复制”的方 式快速设置。,二、规范学籍变更操作,电子学籍操作流程,（一）新生档案建立,1.小学新生学籍申报 各小学要根据县招生系统审核结果，以实际报道注册学生为准，在规定时间内完成新生电子学籍申报工作。一年级新生招生分班后，根据“学生导入模版.xls”中的范例，补充完整招生系统导出后的其他各项信息，通过“学生信息管理新生注册”中的“导入学生”功能，将一年级新生信息导入学籍系统；也可在学籍系

5、统中逐个新增。,说明：对于因各种原因未入户籍（无身份证号）的适龄儿童，经学校、学区查实符合入学条件的，可先安排就读，学校建立临时纸质档案。学校应督促家长尽快办理入户手续，待户籍（身份证号）确定后，再上报建立电子学籍。 新生全部入库后，学校要再次将学籍系统记录信息与招生系统确认的录取信息做一对比，人员及关键信息不符的，及时上报处理。县教育局将对学籍系统与招生系统学生及其关键信息一致性进行核查，凡学校擅自为未经招生系统核办的学生建立学籍的，以违反招生纪律论处，并注销相应学籍。 学生学籍辅号由县教育局统一执行一次全年级重编（按班级及班内编号顺序编排流水号），重编后锁定，不再修改。,（一）新生档案建立

6、,2.新生名册建立 各学校于9月底前将新生数码照片导入系统，详见学生数码照片导入学籍系统操作指南。并在查询统计打印中心选中新生名册打印新生名册留档备案。,说明：学校可统一组织为学生拍摄数码照片，以便于统一照片格式，但不得向学生及家长收费。,（一）新生档案建立,3.初中新生档案迁移 各初中要根据县招生系统审核结果，在9月10日前完成初一新生档案迁移预登记，开学后再根据招生系统最终审核的学生实际报道注册情况，调整相应登记，并根据实际分班结果调整班级，9月20日前迁移入库新生档案。,3.初中新生档案迁移,（1）新生登记 （a）县内小学毕业生 县内就读的应届小学毕业生，由学校根据学生“姓名”、“学籍辅

7、号”或“身份证号”查找增加。 县内就读的往届小学毕业生，由学校根据学生“姓名”、“身份证号”逐一查找增加。 （b）县外省内小学毕业 县外省内就读的应往届小学毕业生，由学校根据学生“姓名”、“身份证号”批量（逐个）查找导入（增加）。 （c）省外小学毕业生 省外就读的应届小学毕业生，由学校根据学生“姓名”、“身份证号”或“全国学籍号”在跨省就学逐个查找增加。,3.初中新生档案迁移,（d）省内离校生 因各种原因省内离校未毕业的，由学校通过“学籍变更异地离校生转入”逐个上报，同时提交书面情况说明。 （e）小学未建立学籍学生 因各种原因未在全国范围内建立电子学籍的，由学校通过“学籍变更其他增加”逐个上报

8、，同时提交书面情况说明。,说明：当学校在学籍系统查找不到学生或有疑问时，要及时与学生家长联系，确认其学籍状态，必要时要求其提供原毕业学校打印的学生基本信息；只有再三确认确实在小学未建立学籍的，才能使用“其他增加”上报。 招生结果有争议或档案迁移核办有困难的，学校要及时通知学生家长，并及时上报教育行政主管部门协调解决。 对于因各种原因未入户籍（无身份证号）的适龄少年，经学校、学区查实符合入学条件的，可先由就读，学校建立临时纸质档案。学校应督促家长尽快办理入户手续，待户籍（身份证号）确定后，及时上报建立电子学籍。,3.初中新生档案迁移,(2)新生分班 8月底，学校及时根据实际报到学生的分班情况，在

9、学籍系统中做好新生分班工作。,3.初中新生档案迁移,（3）新生入库 新生分班完毕，且登记迁移学生经各相关主管教育行政部门核准后，进入“新生入库”，逐一选择初一班级，全选后，点击“入库迁移档案”，完成新生档案迁移。,3.初中新生档案迁移,（4）新生名册制作 初一新生名册由教育局统一制作，各学校于9月底前将新生数码照片导入系统，覆盖原有照片，详见学生数码照片导入学籍系统操作指南。于10月底前将初一新生简明表上报县教育局教育一科备案。,说明：学校可统一组织为学生拍摄数码照片，以便于统一照片格式，但不得向学生及家长收费。,（二）学籍日常变更,1.基本流程 学生及其监护人申请学校申报教育局核准,（二）学

10、籍日常变更,2.申报核准时限 学生增加类变更（含转入、复学等其他增加）在开学前上报县教育局预审通过后，于开学2周内完成电子学籍系统登记；减少类变更（含转出、休学、退学、死亡、其他减少）一般在实际发生时间两周内及时办理。,说明：增加类学籍变更由学校统一上报核准，县教育局不直接受理学生、家长个人提交的增加类学籍变更申请。本学期增加类上报预审时间截止9月2日，（沿江各小学上报时间已电话通知校长，8月25日上报预增加名单，初中学生在8月31日前上报预增加学生名单，预报后还有增加的学生可以再补报），系统登记时间截止9月15日（逾期系统由省厅统一自动关闭登记功能），学校在系统中登记后，由县教育局根据通过预

11、审名单在学籍系统上核准。各学校不得安排未通过县教育局预审的学生先行在校就读；安排就读时要考虑学校班额及班级间人数相对均衡，新增学生原则上要优先安排到人数相对较少的班级就读。,（二）学籍日常变更,3.核准权限 各项学籍变更由县教育局核准（直属校经学校审核后直接报县教育局核准）。,（二）学籍日常变更,4.转学相关规定 （1）转学条件。学生因户口所在地、家庭居住地或者监护人工作所在地变化等正当理由，在符合当地相关政策的前提下，由学生及其监护人提出申请，经转入和转出学校同意，经主管教育局核准，方可转学。 （2）基本原则。转学不得变更就读年级，毕业班学生一般不予转学，学生在休学期间不准转学。 （3）所需

12、材料。转学申请报告，原就读学校打印的学生基本信息表，学生及其监护人户籍、居住、工作等证明。,（二）学籍日常变更,5.变更操作。（进入“学生信息管理学籍异动申请”）,（1）转学。（流程：转入学校转入教育局转出学校转出教育局） 转入：由转入学校进入相应的转入类别（省内转入或省外转入），选择欲编入班级，点击“增加”，选择学生所在县区、学校，输入学籍主号等相关信息查找，查出学生后点击“确定”，选择转入班级、输入转学原因后保存；省外转入的直接录入信息保存，数据实行跨省对接。,省内转入,省外转入,转出：转出学校打印学生基本信息表并盖章作为学生学籍证明，待转入学校在系统中登记后及时在“转往省内”或“转往省外

13、”中做出是否核准处理。,异地离校生转入（用于恢复县外省内原来通过“退学”、“其他减少”、“转往省外”等方式减少的学生档案）：进入“异地离校生转入”模块，点击“增加”，选择欲转入学生所在省县、学校，输入查找条件（学籍主号、辅号或姓名），点击“查找学生”，选择相应学生后确定，输入“转入原因”，选择“编入班级”后保存。,说明：转学全部由转入学校开始登记，省内实行电子化核准方式，跨省转学中若对方规定必须提供转学联系表的，我方可予配合；跨省转学采取部、省服务器中间库非实时对接方式，学籍信息对接检索有延迟，需要先以学籍系统打印的基本信息表确认学生原学籍状态。教育部教基一厅20162号文件上学期已上传到群共

14、享，特别是简化转学证明材料了详细的说明，可能今后纸质办理逐步取消，如家长仍需要办理转学联系单，这学期学校照样给予办理，但须学校统一上报盖章。,（二）学籍日常变更,（2）休学/复学 休学 a.条件：学生连续病假三个月以上或其他特殊原因，无法坚持正常学习者，由学生及其监护人提出书面申请，可办理休学。b.材料：县级及以上医院证明，住院病历、结算单、家长申请报告、休学审核表（一式两份），c.系统登记流程：进入“休学”，选择欲休学学生，点击“增加”，输入休学时长、原因、病种、保存提交申请，打印“休学审核表”（一式两份），经学校签字、盖章后，连同相应证明材料报县教育局核准（需提供医生证明、结算发票、病历、

15、家长申请报告等材料）；学校留一份作为学籍变更档案存档。,说明：毕业班学生一般不予休学,复学：进入“复学”，出现可复学学生列表，选择要复学的学生，点“复学”，选择复学班级，提交县教育局核准。,说明：学生休学时间一般为一学年，凡2015学年第一学期及以前休学但仍未康复需要继续休学的，先申请复学再办理续休手续；凡2015学年第二学期办理休学手续的，本学期不受理复学申请。,（二）学籍日常变更,（3）出国/回国留学 出国：进入“出国”，选择欲出国学生，点击“增加”，输入出国原因、日期，保存提交申请，打印“出国审核表”（一式两份），经学校签字、盖章后，连同相应证明材料报县教育局核准（需提供护照或其他出国证

16、明）；核准后，学校将审核表及相应证明作为学籍变更档案存档。,回国复学：进入“回国复学”，出现可回国复学学生列表，选择要回国复学的学生，点“增加”，选择复学班级，提交县教育局核准。,说明：回国复学原则上不得变更就读年级。,（二）学籍日常变更,（4）留级/跳级 进入“留级/跳级”，选择欲“留级/跳级”学生，点击“增加”，选择“留/跳”往班级，输入“留/跳”级原因，保存提交申请，打印留/跳级审核表（一式两份），经各方签字、盖章后，报县教育局核准。,说明：留级/跳级申请要在上一学年度（7月31日前）书面提出，否则不予受理；除特教学校及随班就读残疾儿童外，不予办理留级，毕业班学生不予办理跳级。,（二）学籍日常变更,（5）退学 进入“退学”模块，选择欲退学学生，点击“增加”，选择退学原因，保存提交申请，打印“退学审核表”（一式两份），经学校签字、盖章后，报县教育局核准