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1、职业化训练教程 行政文秘人员,主讲：文磊老师,2018/12/7,2,行政文秘人员培训,个人素质 专业技能,2018/12/7,3,个人素质,你适合做行政文秘人员吗？ 行政文秘的职业形象设计 现代商务礼仪 沟通技巧训练 行政文秘的时间管理 如何缓解工作压力,2018/12/7,4,专业技能,办公室事务管理 口才训练与电话技巧 会议的筹划与管理 公文写作技巧 文书档案的管理 接待工作技巧,5,第一讲 你适合做行政文秘吗,6,课程安排,什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作,7,所谓“行政文秘人员”,包括机关、企业、
2、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等,8,游戏：心目中的你,请评出我们身边你认为最适合做行政文秘人员的同学 至少列出五条原因,9,什么样的人适合做行政文秘人员,个人条件 个性要求 品质要求,10,（一）个人条件,学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力,11,男人适合做行政 文秘工作吗？,讨论：,12,形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤： 自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟,讨论,13,（二）个性要求,守时 谨慎 热情 合群 服从 自信,机智 勤快 整洁 自制 兴趣,14,（三）品质要求,忠诚 负
3、责 正派 廉洁 诚实 谦逊,15,行政文秘人员需要具备什么样的能力,办事能力 沟通能力,16,（一）办事能力,操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力,17,（二）沟通能力,交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力,18,行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）,打字,速记,写作,编辑,归档,19,行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）,统计,复制,使用电信设备,操作电脑,20,行政文秘人员的主要工作,辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作,21,行政文秘人员的主要工作（表一）,22,行政文秘人员的主要
4、工作（表二）,23,小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）,24,小测试：你适合做文秘吗？（表二）,及时将企业内外部信息传递给经理。,25,小测试：你适合做文秘吗？（表三）,26,小测试：你适合做文秘吗？（表四）,27,行政文秘,年轻貌美身体好,能干会说不贪功,28,第二讲 职业形象设计,29,课程安排,行政文秘专业形象设计 行政文秘的专业仪态,30,谁是合适的行政文秘人选？,31,行政文秘的服饰设计,行政文秘服饰的基本要求 女性行政人员的服装 男性行政人员的服装,32,行政文秘服饰的基本要求,与环境、身份相协调 与体形相协调 行政文秘穿着注意事项,33,（一）与环境、身份相协调,在平时工作中,
5、参加他人的婚礼或庆典,陪同上司参加外交活动,34,（二）与体型相协调,（1）颜色 体形瘦小者、纤细者,35,（二）与体形相协调,（1）颜色 体形庞大、肥胖者,36,（二）与体形相协调,（2）图案,37,（二）与体形相协调,（3）线条,38,（三）行政文秘穿着注意事项,保持大众化 切忌标新立异 清洁与健康,39,女性行政人员的服装,办公室着装 外出公务穿着 社交场合穿着,40,（一）女性行政人员办公室着装,基本原则 1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。 2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太 多。 3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。 4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。,4
6、1,（一）女文秘办公室着装,常见衣着的选择技巧 1）职业裙装 款式 面料 颜色 点缀 尺寸,42,想一想：哪套是最合适的服装？,43,（一）女文秘办公室着装,常见衣着的选择技巧 2）衬衫 颜色 面料,44,（一）女文秘办公室着装,常见衣着的穿着技巧 3）鞋子 颜色 鞋跟的高度,45,（一）女文秘办公室着装,常见衣着的穿着技巧 4）丝巾 5）饰品,46,试一试：配出五套上班着装,A1,A2,A3,A4,A5,B1,B2,B3,C1,C2,C3,C4,C5,47,星期一：参考搭配,A1,C3,48,星期二：参考搭配,A3,B1,C5,49,星期三：参考搭配,A4,C4,50,星期四：参考搭配,A2
7、,B2,C2,51,A5,B3,C1,星期五：参考搭配,52,（二）女性行政人员外出公务着装,服装 款式 色彩 鞋子 饰品,53,（二）女性行政人员外出公务着装,54,（三）女性行政人员社交场合穿着,服装 常礼服 小礼服 大礼服 简化礼服 饰物,55,男性行政人员的着装,西服 衬衫 领带,56,男文秘的着装,西服 款式 面料 颜色 图案,57,（一）西服的选择技巧,款式,（单排扣）,（双排扣）,（三件套）,58,（一）西装的选择技巧,面料 一是特别舒适、透气性好 二是垂感好 三是挺括但不僵硬,59,（一）西装的选择技巧,颜色,60,穿西装的七个原则, 要拆除衣袖上的商标 要熨烫平整 要扣好纽扣
8、 要不卷不挽 要慎穿毛衫 要巧配背心 要少装东西,61,选择题：请选择正确的穿法,A1,A2,B1,B2,62,选择题：请选择正确的穿法,C1,C2,D1,D2,63,（二）选择衬衫的技巧,长度 “一指原则” 指自然站立时，衬衫的袖口和领口应露出长于西服袖口和领口的一指粗度的距离。 颜色 面料,64,（三）选择领带的技巧,以色彩柔和、雅致朴素、暗色调为主。 不宜过细，长度以130-150厘米为宜。,65,化妆技巧,化妆技巧 化妆的注意事项,66,（一）化妆技巧,肤色 描眉 画眼 口红,67,（二）化妆注意事项,淡妆为宜 讲求实际 讲究科学,68,发型设计,选择适宜的发型 头发的保养,69,（一
9、）选择适宜的发型,行政文秘发型的基本特点 自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型。 选择发型的原则 1）需要考虑发质 2）需要考虑脸型 3）需要考虑身材 行政文秘发型选择的注意事项,70,（二）头发的保养,做到常梳理、少烫发、慎染发、防损 伤、适时洗发。,71,日常姿势,挺拔的站姿 端庄的坐姿 洒脱的走姿 优雅的蹲姿,72,（一）挺拔的站姿,保持优美站姿的关键 直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯,73,（二）端庄的坐姿,保持优美坐姿的关键 1）不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的三分之二。 2）与人交谈，身子应适当前倾。 3）注意两脚摆放
10、姿势，两脚侧放或叠放较为合适。 4）脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上。 5）头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来。,74,（三）洒脱的走姿,走姿的基本要领 行走时双肩平稳，下颌微收，面带微笑，手臂放松，前后自然摆动，上体微前倾，脚尖略抬，脚跟先着地，步幅适当。,75,（四）优雅的蹲姿,优雅蹲姿的姿势 高低式蹲姿,76,第三讲 现代商务礼仪,77,掌握商务礼仪的重要性,帮助你建立友好的合作关系 帮助你建立彼此的尊重与信赖,78,课程程序,随从上司出行礼仪 陪同上司商谈礼仪 拜访客户礼仪,79,一 、随从上司出行礼仪,步行礼仪 乘车礼仪,80,1. 步行礼仪,观看录像片段
11、， 小组讨论 陪同上司或客户步行 应注意哪些礼仪？,81,1. 步行礼仪,l 走路时要昂首挺胸，尽量走直线，而不要左顾右盼。 l 人行道的右侧内侧是安全而又尊贵的位置，若你作为秘书陪同上司、客人外出，则应将其让给上司、客人行走，你走在外侧。,82,当走到车辆较多或人多处，你应先走几步，同时提醒和引领，照顾上司和顾客。 如果你走路时同时提着物品，应留神别让自己提的物品阻拦或碰撞了别人。若与人通行，你则应提物品走外侧。,1. 步行礼仪（三）,83,情景表演,与客户同乘出租车 开私家车接客户 与公司同事坐火车出差,84,2、计程车的座位次序,司机,A,B,C,85,2、私家车时的座位次序,主人,A,
12、B,C,86,2. 乘车礼仪,送上司、客人坐轿车外出办事，应首先为上司或为客人打开右侧后门，并以手挡住车门上框，同时提醒上司或客人小心，等其坐好后再关门。 如果你和你的上司同坐一辆车，座位由上司决定，待其坐定后，你再任意选个空位坐下，但注意不要去坐右排右席。,87,2. 乘车礼仪（2）,抵达目的地后，你应首先下车，下车后，绕过去为上司或顾客打开车门。并以手挡住车门上框，协助上司或顾客下车。,88,情景表演,女性如何上下车？,89,2. 乘车礼仪（3）,特别提醒： 作为女性秘书，上下车姿势必须十分讲究，具体来说是： 上车姿势 上车时仪态要优雅，姿势应该为“背入式”，即将身体背向车厢入座，坐定后即
13、将双脚同时缩进车内（如穿长裙，应在关上车门前将裙子弄好）。,90,2. 乘车礼仪, 下车姿势 应将身体尽量移近车门，立定，然后将身体重心移至另一只脚，再将整个身体移离车外，最后踏出另一只脚（如穿短裙则应将两只脚同时踏出车外，再将身体移出，双脚不可一先一后。）,91, 上车姿势,开门后手自然下垂，可半蹲捋裙摆顺势坐下。,92, 上车姿势,依靠手臂做支点，腿脚并拢提高。,93, 上车姿势,继续保持腿与膝盖的并拢姿势，脚平移至车内。,94, 上车姿势,略调整身体位置，坐端正后，关上车门。,95, 下车礼仪,身体保持端座状态，侧头，伸出靠近车门的手打开车门，然后略斜身体把车门推开。,96, 下车礼仪,
14、双脚膝盖并拢，抬起，同时移出车门外，身体随转。,97, 下车礼仪,双脚膝盖并拢着地，一手撑着座位，一手轻靠门框，身体移近门边。,98, 下车礼仪,将身体从容从车身内移出，双脚可分开些，但保持膝盖并拢。,99, 下车礼仪,起身后等直立身体以后转身关车门，关门时不要东张西望，而是面向车门，好象关注的样子。 避免太大力气,100,4、乘火车时的座位次序,走,廊,茶几,行进方向,A,B,C,D,101,角色演练:,一、A和B，两人为一组，面对面坐好 角色要求： 请A准备一段精彩的故事。稍后讲给B听,102,角色演练:,情景一角色要求： 请B在听A讲故事的时候表现出不耐烦、伸懒腰、看手表、东张西望。,1
15、03,角色演练:,情景二角色要求： 请B在听A讲故事的时候表现出目光注视、点头、赞同、“恩、啊”的赞同声等。,104,二、 陪同上司商谈礼仪,细心聆听 适时圆场,105,提问？,刚才情景一和情景二当中，B分别有哪些不同的表现？ A的感受有什么不同？,106,1. 细心聆听,聆听者六要素（SOFTEN） S微笑（Smile） O准备注意聆听的姿势（Open Posture） F身体前倾（Forward Lean） T音调（Tone） E目光交流（Eye Communication） N点头（Nod）,107,GEC Program,108,GEC Program,109,2. 适时圆场,在领导和
16、客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。,110,三 拜访客户的礼仪,事先约好时间 做好准备工作 进入被访者的办公室 商谈 结束拜访,111,1、事先约好时间,不作不速之客 准时赴约 迟到或失约要预先告知,112,2、做好准备工作,了解拜访对象个人和公司的资料 准备拜访时需要用到的资料 订好明确的拜访目的 整理服装、仪容 检查各项携带物是否齐备，如名片、笔、笔记本等,113,3、进入被访者的办公室,说明身份、地位及拜访对象 从容等待引领 敲门入内 自我介绍、握手、赠名片 对奉茶要道谢,114,4、商谈,把握拜访时间 开门见山，避免争论不休 留意对方的举止表情,115,5、结束拜访,感谢对方 请对方留步 关门,116,礼貌体现习惯 更能体现品德,117,第四讲 沟通技巧训练,118,课程安排：,影响行政文秘沟通的四个因素 行政文秘有效沟通的五个原
