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1、行政人事财务工作培训学习会,培训主题,行政制度 人事制度 财务制度 签呈制度,行政制度,企业文化 印章管理 证照管理 证明函管理 会议管理 公文管理 合同和档案管理 办公用品管理 固定资产和采购管理 车辆管理 接待管理 安保和保密 工服管理 食堂宿舍管理,企业文化,员工要珍惜自己一样珍惜公司 公司要像对待家人一样对待员工 员工要遵规守纪团结协作务实创新 公司要做大做强多为员工谋取福利 员工的成长离不开公司的支持培养 公司的发展少不了员工的辛勤劳动,办公室主任的意义,纽带和桥梁 后方和前线 高参和臂膀 企业的“大管家”,办公室主任的意义,办公室主任的主要职责 （1） 负责公司办公室对内、对外发函
2、、申请、通知等文件的起草； （2） 负责安排公司日常后勤工作，包括车辆、绿化、环境卫生、会务、接待、办 公用品等，为各部门做好服务工作； （3） 协助公司各种管理规章制度的建立、修订及执行监督； （4） 协助建立公司行政办公费用的预算并控制行政办公费用在预算内执行； （5） 配合公司进行企业文化的建立； （6） 作好领导的参谋，及时为公司领导提供信息和建设性意见； （7） 督促有关部门及时完成公司各项工作，并将监督情况及时反馈给领导； （8） 负责公司对外联系、宣传工作； （9） 负责公司员工的招聘，保险，评估与考核，福利和后勤保障工作； （10） 完成领导交办的任务。,办公室主任的意义,办公
3、室主任的综合素质 熟悉现代企业管理的基本知识； 善于发现问题并具有较强的沟通协调能力； 具备一定的工作计划能力； 善于调动部属的工作积极性和发挥其潜能； 具有较强的学习能力。 具有良好的敬业奉献精神 具有高度的责任心,公章管理制度,公章，法人章，办公室用章，合同专用章，财务专用章 印章授权人 印章被授权审批人 印章保管人 印章保管人变动及时办理交接手续，填写“印章管理移交表”同时新的印章保管人要签订保管人责任书报备集团行政部。 员工申请使用印章必须填写用章申请表，经审批人批准后进行用印盖章，每月定期将用章申请表存档记录备查。 公司印章原则上不允许私自携带外出，如系特殊需要必须由各所属印章保管人
4、携带印章协同办理。,证照管理制度,营业执照，组织机构代码，税务登记证，土地证等地产相关资质证等 证照的借出，证照复印件的发出做好记录工作，填报证照借出申请表，复印件发出作好记录，未使用的复印件要归还或者即时销毁。,证明函管理制度,介绍信，法人证明书，授权委托书，离职证明书等。 使用证明函必须做好登记，填写证明函使用登记表。 严禁开出空白证明函。 证明函开出后，使用人要妥善保管。如发生遗失或者被盗，应立即向主管领导汇报，并采取相应措施，避免造成损失。证明函未使用，要退还行政部或者即时销毁。,会议管理,管理例会和专题工作会 会议通知单 会议前做好相关准备工作，会议后做好善后工作，做好会议记录，形成
5、决议存档备查。,公文管理,公文处理必须严格遵守公司保密制度 签呈，通知，红头文件，通报，制度，会议纪要 文件签收记录表 集团下发各子公司文件由办公室主任报各总经理和其他相关部门传阅。,合同和档案管理,政府文件，合同，公司公文，工程图纸，音像资料， 光盘数据等 所有的固定资产明细，保修单必须存档。 采购类合同原件留财务归档，复印件归档行政部，其 他行政类政府类合同协议原件由行政部存档。 档案管理人员离职或者变动及时交接所有档案。 相关档案原件借出必须填写证照借出申请单并做好记 录 未经办公室主任允许，其他员工一律不允许进入档案 室或者私自打开档案柜查阅档案。,办公用品管理,日常办公用品，低值易耗
6、品，固定资产类办公用品 办公用品领用表，办公用品盘存表 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向行政部请领办公用品，离职时要做好剩余办公用品交接清点工作。 印刷类表格办公制品统一由行政部印刷，保管。 日常办公用品采购由各子公司行政自行购买。,固定资产和采购管理,固定资产的购买填报固定资产询价表，权限之内的子公司行政自行询价购买，询价表报送集团行政部存档并计入固定资产明细表中，超出权限的通知集团行政部配合集团行政部询价之后经成本控制部审核之后进行购买。 固定资产的管理，责任到人，使用资产的员工，为资产管理和维护的责任人，所有员工要共同爱护公司的固定资产。 固定资产的盘点工作，固定资产报损和报废
7、 打印机，传真机，扫描仪，办公电脑的使用和维修填写维修记录表备查。,车辆管理制度,日常行车记录台账管理，严格填写用车申请单 每月月初核查公司所属用车电子眼，督促司机及时对电子眼进行消除，在下月月初必须消除电子眼，集团行政部每月对所有车辆电子眼情况进行督察。 车辆维修和保养费用未超过权限的，填报车辆维修和保养申请单报批总经理审批，超过权限的大型保养，上报集团审批，后附保养清单，所有车辆维修和保养要做好维修保养记录，针对所有车辆建立车辆档案。 2013年违章新规：1、闯红灯，记6分，罚100元。2、酒驾，5年内不得再考取驾照。3、不系安全带，记3分，罚100元。4、副驾不系安全带，记1分，罚50元
8、。5、行驶途中拨打手机，记3分，罚100元。6、行驶途中抽烟，记1分，罚100元。7、有意遮挡号牌，记12分，顶额处罚。8、超速驾驶，记6分。,接待客户制度,会客礼仪 营运部门一线部门员工见到客户必须致意问好。 迎客，询问，引见，茶水，洽谈，服务。 贵宾接待在告知领导后，经领导同意再决定是否领进办公室或者指定接待室接待。 接待工作是公司窗口工作，是塑造高品质公司形象的体现，各相关部门及人员必须高度重视且规范操作。 电话接待，三声之内接电话，问候并报公司和部门。 在与客户或者来宾接待洽谈时要有保密意思，不得泄露公司秘密。,人事制度,聘用制度 工时制度 考勤制度 假期类别及管理制度 薪酬和福利 保密制度 培训 绩效考核制度 员工评优管理制度 调动，解聘和争议,财务制度,现金结算与银行结算管理办法 费用报销 票据的规范 借支单 支出证明单,
