ie高效能个人工作方法

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1、高效能的個人工作方法,目 錄,時間管理,“四象限原理”,80/20法則,“ABC控制法”,時間管理要事第一,工具1 ：用“四象限原理”規劃時間, 緊急又重 要事項, 重要但不 緊急事項, 不緊急也不 重要事項, 緊急但不 重要事項,重 要,不 重 要,不緊急,緊急,關注第二象限 成功的人往往都把焦點放在 重要但不緊急的事項上！,時間管理要事第一,工具1 ：用“四象限原理”規劃時間,不緊急,緊急,時間管理要事第一,工具1 ：用“四象限原理”規劃時間,不緊急,緊急,普通人士的 時間安排,時間管理要事第一,工具1 ：用“四象限原理”規劃時間,不緊急,緊急,成功人士的 時間安排,時間管理要事第一,工具

2、1 ：用“四象限原理”規劃時間,工具2：用“80/20法則”分配時間,重點做20%重要性是80%的工作,時間管理要事第一,工具2：用“80/20法則”分配時間（應用範例）,第一步，安排事項 例會 與人事經理淡獎金問題 審閱文件 接聽電話 準備招聘計畫 會見客戶 輔導下屬 老總召見 準備工作總結 處理應急事項（3件） 與財務經理討論費用預算問題,時間管理要事第一,工具2：用“80/20法則”分配時間（應用範例）,第二步，工作價值分類,時間管理要事第一,第三步，時間和精力分配,時間管理要事第一,工具2：用“80/20法則”分配時間（應用範例）,工具3：用“ABC控制法”使用時間 ABC控制法是根據

3、事務在工作中的重要和緊迫程式，按照最 重要、重要和不重要三種情況，分成A、B、C三類，有區別 地管理時間的一種分析方法。,一個工作日,A最重要的,B較重要的,C次重要的,時間管理要事第一,工具3：用“ABC控制法”使用時間 成功人士對每天工作的劃分：,時間管理要事第一,目 錄,目標管理,“SMART”原則,目標多杈樹法,“6W3H”法,一、目標管理工具,目標管理確定一個清晰而明確的目標,工具4:用“SMART”法確定目標（哈佛關於目標的跟蹤調查研究）,3%,10%,60%,27%,有明確的長期目標,有清楚但短期目標,有較模糊目標,無目標,社會頂尖成功人士,社會中上層,社會中下層,社會最底層,工

4、具4 :用“SMART”法確定目標,可確定的(Specific),可衡量的（Measurable),可接受的（Acceptable),現實可行的（Realistic),有時間限制的（Time Indication),善於將時間和精力用在一個目標上的人,更可能也更容易成功。,目標管理確定一個清晰而明確的目標,工具5:用“目標多杈樹法”分解目標（計畫多杈樹）,目標多杈樹法是專業的目標分解工具,大 目 標,子目標,子目標,子目標,即時目標,具體行動專案,目標管理確定一個清晰而明確的目標,工具5:用“目標多杈樹法”分解目標（分解步驟）,1. 寫出大目標,2.寫出大目標所有必要及充分條件（子目標）,3.

5、寫出子目標所有必要及充分條件（即時目標）,4.檢查多杈樹分解是否充分,5.評估目標,6.判斷目標能否達成,目標管理確定一個清晰而明確的目標,工具6:用“6W3H”法分析細化目標,3H How to（明確各項行動如何進行及進行的順序步驟） How many（工作數量是多少） How much（預算費用是多少）,6W Why(明確瞭解工作進行的目的及理由） What（確定要做哪些事項） Who（明確責任者及協助者，詮來做） When（什麼時候完成） Where（在什麼地方完成） Which（確定工作的優秀順序，找出解決問題的重點對策）,目標管理確定一個清晰而明確的目標,計畫管理,“PDCA工作 迴

6、圈”,標準化管理,有效計畫法,二、計畫管理工具,計畫管理凡事都善始善終,工具7:用“PDCA工作迴圈”實施計畫（戴明環）,P,Plan (計畫）,D,C,A,Do (執行）,Check (檢查）,Action (處理）,PDCA迴圈的4個階段,PDCA迴圈的8個步驟,計畫管理凡事都善始善終,工具7:用“PDCA工作迴圈”實施計畫（戴明環）,科學的工作迴圈週期,目前水準,PDCA,PDCA,PDCA,改善後水準,計畫管理凡事都善始善終,工具7:用“PDCA工作迴圈”實施計畫（戴明環）,工具8 :標準化管理,重複頻率高的經常性業務要標準化！,標準設定,教育,實施管理,例外處理,定期評估,標準化管理

7、步驟,計畫管理凡事都善始善終,麥當勞的標準化管理,拉斯迪賓館的服務標準,計畫管理凡事都善始善終,工具8 :標準化管理,工具9 :有效計畫法,凡事都要統一和決斷，因此成功不站在自信的一方，而站在有計劃的一方。 拿破崙,計畫管理凡事都善始善終,月計畫,季度計畫,日計畫,周計畫,計畫,年度計畫,專項計畫,計畫管理凡事都善始善終,工具9 :有效計畫法,日計畫包含的內容： 當天目標即你必須當日完成的重要的、優先的工作 預留事項預定的約會、開會等保留給特別工作的時間 待做事項希望完成的不太重要、優先次序低的工作,日計畫,計畫管理凡事都善始善終,工具9 :有效計畫法,壓力管理,正確評估自己 的壓力水準,壓力

8、管理曲線,三、壓力管理工具,壓力管理適度最好,工具10:正確評估自己的壓力水準,我們總感覺壓力來自於外部環境，但並不是每個人在同一環境下都會感到有壓力，實際上壓力源於我們自身，承認這點是很重要的。,測試工具：霍爾姆斯和拉赫的社會再適應評定量表 也稱（應激評定量表）,評分方法：將各項目的分值相加 如果： 300分 近期患病率約為 80% 299分且150分 近期患病率約為 50% 149分 近期患病率約為 30%,壓力管理適度最好,工具10:正確評估自己的壓力水準,工具11：壓力管理曲線,應對壓力常用的幾種方法,逃避,對抗,轉移,宣洩,壓力管理適度最好,壓力管理適度最好,工具11：壓力管理曲線,

9、壓力管理曲線示意圖,乏力區,舒適區,發展區,潛能區,破壞區,焦慮曲線,壓力,行動力,工具11：壓力管理曲線,壓力管理適度最好,減壓的兩個方法,凱利魔術方程式： 1.問你自己可能發生的最壞狀況是什麼 2.準備接受最壞的狀況 3.設法改善最壞的狀況,“3R”減壓原則： 放松、退縮、重整,壓力管理適度最好,工具11：壓力管理曲線,思維創新,SWOT分析法,“六頂帽子” 思維法,因果圖,“五個為什麼”,橄欖球定律,四、思維創新工具,思維創新是可以訓練出來的,工具12 ：魚刺因果圖,主要原因,問題,主要原因,主要原因,主要原因,運用魚刺因果圖分析問題時一般從6個方面考慮：,材料,技術,設備,人力,工作

10、環境,方法,頭腦風暴,思維創新是可以訓練出來的,工具12 ：魚刺因果圖,工具13：SWOT分析法,SWOT： S自身強項、優勢 W自身弱項、劣勢 O外部環境存在的機會、機遇 T外部環境存在的威脅、對手,思維創新是可以訓練出來的,優勢S,劣勢W,威脅T,機遇O,內部,外部,思維創新是可以訓練出來的,工具13：SWOT分析法,工具13:SWOT分析法（以下問題能幫助您找到存在於內外部的相關因素）,關鍵優勢S 擅長什麼？ 擁有什麼新技能？ 能做什麼別人不能做的事？ 如何能夠重複最近的一次成功？ 什麼使你與眾不同？ 你的顧客為什麼要來你這裡？,關鍵劣勢W 你不擅長什麼？ 缺乏什麼新技能？ 別人在什麼事

11、情上比你做得好？ 你最近的一次失敗是什麼？為什麼？ 你尚未完全滿足哪一個顧客群體？ 你最近失去了哪些顧客？為什麼？,威脅T 是否發生了不利於你的變化？ 你的競爭對手正在做什麼？ 是否發生了任何會傷害你的變化？ 是否存在威脅你所在組織的情況？,機遇O 是否發生了你希望的變化？ 你學會了什麼技能？ 你能夠提供什麼新產品或服務？ 你能夠接觸到哪一個新的顧客群體？ 你如何能夠使你與眾不同？ 你的組織在未來510年中的情況怎樣？,思維創新是可以訓練出來的,內 部,外 部,思維創新是可以訓練出來的,工具13：SWOT分析法,工具14: “五個為什麼”分析法 （也稱“什麼為什麼”分析法）,為什麼？,為什麼？

12、,為什麼？,為什麼？,為什麼？,為什麼？,為什麼？,為什麼？,為什麼？,五級為什麼？,1,2,3,4,5,思維創新是可以訓練出來的,工具15 :橄欖球定律,具有關鍵影響力的內容占20%左右,對事情有相當影響力的內容占60%左右,對事情有一些影響力，但作用比較有限，甚至小到可以忽略不計,思維創新是可以訓練出來的,工具16： “六頂帽子”思維法（簡單有效的平行思考程式）,思維創新是可以訓練出來的,員工管理,馬斯洛的需求激勵模式,根據意願與能力對員工分類,權衡效率與效果,情境領導模型,五、員工管理工具,員工管理效果最重要,工具17:根據意願與能力對員工分類,關於成功的公式： 100%成功=100%意

13、願100%方法100%行動, 有意願 有能力, 無意願 無能力, 無意願 無能力, 無意願 有能力,有 意 願,無 意 願,無能力,有能力,授權,培養訓練,激勵,放棄,四類員工及管理辦法,員工管理效果最重要,工具17:根據意願與能力對員工分類,工具18 :馬斯洛的需求激勵模式,馬斯洛需求理論圖,自我實現需求,尊重需求,社交需求,安全需求,生理需求,員工管理效果最重要,對個人的應用,員工管理效果最重要,工具18 :馬斯洛的需求激勵模式,對組織的應用,工具18 :馬斯洛的需求激勵模式,員工管理效果最重要,工具19:權衡效率與效果, 有效果 有效率, 無效果 無效率, 無效果 無效率, 有效果 無效

14、率,有 效 率,無 效 率,無效果,有效果,效率=產出/投入 效果=達成的預期目標,員工管理效果最重要,工具20 :情境領導模型,根據情境的不同及對員工準備度的判斷，領導者適時調整自己的領導風格， 並根據權力基礎來實施領導，從而實施有效的管理和領導。,員工管理效果最重要,員工管理效果最重要,工具20 :情境領導模型,工具20:情境領導模型,狀態決定行為,跟隨者狀態（根據能力和意願將員工分為四類）,跟隨者狀態,R1：既沒意願也沒能力,R2：有意願但沒能力,R4：既有能力也有意願願,R3：有能力但沒意願,員工管理效果最重要,工具20:情境領導模型,領導者行為（根據任務行為和關係行為的不同側重，可將

15、領導模式分為四種）,跟隨者狀態,S1：教練方式：多職責、少關係，進行具體指示和嚴格監督 （適用于員工狀態水準低的狀況） S2：引導方式：多職責、多關係，解決決策緣由並允許討論 （適用于員工狀態水準偏低的狀況） S3：參與方式：多關係，少職責，共同討論並協助其自行決策 （適用于員工狀態水準偏高的狀況） S4：授權方式：少職責、少關係，下放決策和實施權力 （適用于員工狀態水準高的狀況）,員工管理效果最重要,高效溝通,溝通反思環,“JOHARI視窗”,如何避免溝通中出現的問題,六、高效溝通工具,高效溝通只需一顆真誠的心,工具21:回饋的“JOHARI視窗”,別人行動的20%,別人聽懂的40%,別人聽到的40%,嘴上說的40%,你心裡想的100%,基層員工30%,主管40%,部門經理56%,總經理63%,董事長100%,溝通漏斗,資訊過濾漏斗,了 解,給 予 反 饋,尋求回饋,自我,不 了 解,瞭解,不瞭解,