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1、 2007 office 办公软件使用方法和技巧办公软件使用方法和技巧word 篇篇 培训时间：培训时间：2013 年年 10 月月 30 日日 制作：张兴涛制作：张兴涛 区域一 区域二 区域三 区域四 区域六 区域五 插入：区域五中“插入”，点击这两个字可以实现插入和改写的替换，Word 中常用的是插入，改写往往是遇到的问题。 这两个字的功能同键盘上的“Insert” Word 中的圆圈图标是个人使用习惯的设置，不详细介绍了。需要介绍的是，当你知道 Word 中有某项功能，功能区没有 显示该项命令可以在“Word 选项”“自定义”中添加，添加以后显示在最上端。 1 2 3 4 5 6 7 8
2、 9 10 11 12 第 1 页 共 23 页 一、开始一、开始 “开始”包括“剪贴板”、“字体”、“样式”、“编辑”五个部分 1 剪贴板：剪贴板包括“剪切”（Ctrl+X）、“复制”（Ctrl+C）、“粘贴”（Ctrl+V）、“格式刷”（Ctrl+Shift+C）。在此标注 的两个红方块旨在告诉大家这些地方是可以点开的。 选择性粘贴和剪贴板： 格式刷：单击刷一次，双击连续刷格式，键盘 Esc 或者再次单击格式刷结束连续刷格式。 2 编辑：编辑包括“查找”（Ctrl+F，Alt+EE）、“替换”（Ctrl+H，Alt+EF）、“选择” 查找、替换、定位： 在“替换窗口”打开的情况下，“查找下
3、一处（F）”“替换（R）”其中的字母即为其对应的快捷键，针对大篇幅文档使用快 捷键可以提高工作效率。 第 2 页 共 23 页 查找：m3（上标）、CO2（下标）、2cm（空格） 替换：的的的、低温膨胀新型膨胀、coCO、手动换行符（ ）段落标记（ ）、段落标记（ ）段落标记（ ） 段落标记（ ） 查找窗口打开以后有定“位功”能，定位能够快速跳至当前光标后面的特殊对象（编辑位置、标题、图、表、域、尾注、 脚注、批注、节、页），定位功能不常用。 选择：全选（Ctrl+A）、选择对象（不介绍）、选择相似格式的文本（常用于文档大纲正文格式固定以后对某一级别的 段落格式、字体格式进行统一修改，量少也可
4、以采用双击格式刷的方式） 第 3 页 共 23 页 3 字体、段落和样式 += 字体：风格、大小、颜色、B、I、U、删除线、上下标、大小写、突出显示、字符底纹、拼音指南、清除格式、字符边 框、带圈字符。 重点推荐：大小中的超大字体（选框中最大72），需要更大的字体怎么办？(500) 清除格式，常用于字体、段落不好掌控条件下，修改起来比较麻烦或者达不到目标。另一种方法 txt。 带圈字符，大于 10 的？方框中打钩。 段落：对齐、行距、缩进、编号、底纹、排序、隐藏 第 4 页 共 23 页 重点推荐：对齐文档网格，双面打印时对齐到文档网格可以使纸张正反面字行对齐，美观。单面打印不对齐到文档网格
5、可以增加单页行数，节约纸张。有时候调整行距感觉行距没有变化，也是对齐到网格在作怪。 特殊格式中的首行缩进，悬挂缩进。 换行和分页中的孤行控制。 中文版式： 纵 横 混 排， 双行 合一。 显示和隐藏：段落标记、制表符、空格、分隔符（Word 截图隐藏较为美观） 第 5 页 共 23 页 样式：样式是字体格式、段落格式和大纲级别的集成模块，设定完样式以后可以随时套用，也可以将当前的段落选定保 存为快速样式。 二、插入二、插入 插入包括“页”、“表格”、“插图”、“链接”、“页眉和页脚”、“文本”、“符号”、“特殊符号”八个部分。 1 页 页包括封面、空白页、和分页三部分，其中仅封面是其特有的，给
6、出了一些现成的封面布局。 空白页和分页是“页面布局”中的一项功能及其多次使用，后面详细讲解。 第 6 页 共 23 页 2 表格 插入表格数量较少可以直接在上面的方框中选定，数量较多则选插入表格（或在当前窗口打 开的情况下按“I”）.绘制表格不常用。 重点推荐“文本转换成表格”，适用范围包括从 PDF、CAJ 或某些网页复制过来内容正常表格 不在的情况， 或者某些软件自动生成的对齐方式看上去像表格， 实际上采用空格对其的方式。 电机功率筛物料水分原粒3 2 1 0.5 37KW 无玉米 14% 38% 40% 12% 7% 3% 3 插图 插图包括图片、剪贴画、形状、SmartArt和图表 图
7、片、剪贴画不讲了，SmartArt属于PPT，目前搞不定，图表Excel再讲。 重点要说的是形状：新建绘图画布。流程图可以直接在Word中绘制，也可以在绘图画布中绘制。 流程图直接在Word中绘制，第一是不好选择，只能一个框一条线的选；第二是不能识别页边距，可能跨页。所以强力推 荐使用绘图画布，已经画好的流程图也可以直接转移到绘图画布中，全选、移动到框里就可以了。 第 7 页 共 23 页 水回潮 造粒 膨梗 回潮梗 筛分 大颗粒 定型 合格颗粒 定型颗粒 合格颗粒 小颗粒 大颗粒 粗颗粒 手工筛分 水回潮 造粒 回潮梗 筛分 大颗粒 定型 合格颗粒 定型颗粒合格颗粒 小颗粒 大颗粒 粗颗粒
8、手工筛分 膨梗 4 链接 超链接：可以链接到网页、文件 书签：快速定位 交叉引用目前没搞定。 5 页眉和页脚：后面详解 6 文本：常用的就是文本框，其他的没用过。文本框有横排文本框和竖排文本框两种。 7 符号和特殊符号：特殊符号较为直观，找起来方便，但内容较少；符号内容较多找起来有点麻烦。公式后面详解。 第 8 页 共 23 页 三、页面布局三、页面布局 页面布局包括“主体”、“页面设置”、“稿纸”、“页面背景”、“段落”、“排列”六个部分。 主题、稿纸、页面背景不常用，不说了。段落与前面重复，排列是对图、线、框的布局设置后面详解。 页面设置：页面设置包括文字方向、页边距、纸张方向、纸张大小、
9、分栏、分隔符、行号和断字。 重点讲解分栏和分隔符。 分栏自选分栏数目， 栏宽相等取消勾选 以后可以随意设定每一栏的宽度。 分割符包括分页符和分节符。 分页符常 用第一个，插入以后直接跳到下一页。 分节符常用第一个， 插入以后文档可以 分为两个或多个部分， 可以单独改变当 前节的页面设置， 更改页眉页脚需取消 连接到上一个。 存在问题， 删除最后一 个，倒数第二个就会变成最后一个。 第 9 页 共 23 页 四、引用四、引用 引用包括“目录”、“脚注”、“引文与书目”、“题注”、“索引”、“引文目录”、六个部分。 1 目录 生成目录的前提是设置大纲级别，在段落格式里可以设置大纲级别，但是在不同的
10、电脑上打开容易乱，比较保险的方法 是在“视图”大纲视图里设置。设置完成以后就可以插入目录了。插入目录之前可以对目录的模板进行修改，设置字 体格式、段落格式。 第 10 页 共 23 页 2 脚注，脚注是在当前页的注解，尾注是在整篇文档后的注解。脚注最常见的是发表文章当中的作者信息说明。 点击插入脚注在光标处会出现数字 1，以上标的形式存在，当前页底端出现一条横线，横线下面输入的文字就是脚注的 内容。脚注的删除，脚注的内容是可以随意删除的，横线是无法选定的，删除方法，找到脚注前面的编号，在正文中找 到其对应位置，将其对应的编号或符号删除即可。 3 引文与书目、题注、索引、引文目录这几项我都没用过
11、。引文可用于对参考文献的编辑；题注中的图表目录可以用来 检查图标编号是否有差错。 五、审阅五、审阅 审阅包括“校对”、“中文繁转简”、“批注”、“修订”、“更改”、“比较”、“保护文档”七个部分。 1 校对 2 中文简繁转换：可以实现简体繁体互相转换。 英语助手：可以实现中英文单词的翻译，不联网条件下也可用。 点击拼写和语法，页面自动转到拼写和语法错误之处（） ， 便于检查错误。 重点推荐：拼写和语法和英语助手 3 批注、修订和更改 第 11 页 共 23 页 一篇文档整理完成后发给几个人同时查看修改。有想法不确定如何修改或者是有什么建议可以采用批注的形式，新建批 注输入内容就可以了。如果想直
12、接修改又要让原作者知道何处改动可以点击“修订”，然后插入、删除、改动的内容都 会被标记出来，便于原作者查看。原作者将不同人在修订模式下修改的文档收集以后可以方便的查看其中修改的内容。 可以采用修改比较完善的一份，针对批注修改后可以删除批注，针对修订先点击修订取消修订模式，可以采取接受或拒 绝的方式去掉其中的标记。点击上一条、下一条可以快速实现对修订的定位。 4 比较 比较和合并单次只限两个文档之间，合并采用多次的方式就可以实现多个修订文档统一 到一个文档中。 合并可以将多为作者的修订组合到一个文档中，便于查看。 比较适用于不同版本的同一个文档，查看修改了哪些地方。 5 保护不讲解 六、视图六、
13、视图 视图包括“文档视图”、“显示隐藏”、“显示比例”、“窗口”、“宏”五个部分。 1 文档视图 文档视图包括页面视图、阅读版式视图、Web 版式视图、大纲视图、普通视图 第 12 页 共 23 页 最常用的是页面视图，大纲视图可以用来设置大纲级别，调整段落位置。编辑完成以后可以关闭大纲视图。 窗口右下角的也可以实现视图之间的快速转换。 2 显示隐藏 显示隐藏包括标尺、网格线、文档结构图、缩略图 标尺：标尺就是窗口左侧和上侧的刻度，可以通过取消勾选隐藏，也可以通过点击右侧的图标显示、隐藏。标尺左侧 的图标通过鼠标点击可以变换不同的图形其中线型的是制表符、多边形是段落符。最常用的是左对齐式制表符
14、，该 符号可以用于对制表符“ ”长短的调整，具体操作方法，鼠标按住图标拖动至刻度区域即可，具体位置可以按住 Ctrl 查看或拖动。 网格线：勾选或取消勾选可以显示或隐藏网格线，不常用。 文档结构图：设置大纲级别以后在文档结构图打开的情况下，可以检查大纲级别编辑情况，编号有无重复或遗漏，也可 以通过点击对应的标题快速跳到指定章节。 缩略图：左侧显示页面的缩略图，不常用。 第 13 页 共 23 页 3 显示比例 显示比例是对显示大小的调整，常用的是 100%，最大 500%，最小 10%，有三种调整方法 方法 1：单击显示比例，调出左面对话框，任意选择或设置，其中页宽和文字宽 度都较为适用于 w
15、ord 展示。 方法 2：通过窗口右下角点击 100%调出窗口，或点击-、 +直接调整。 方法 3：按住 Ctrl，滚动鼠标中间的滚轮快速调整。 4 窗口 窗口包括新建窗口、全部重排、拆分、并排查看和切换窗口 新建窗口可以使当前文档打开多个窗口，目前没发现有什么用。 全部重排可以在一个大窗口下查看多个文档，用的不多。 拆分是在同一个文档中拆分出两个窗口，可以实现上下对照查看，再次点击拆分或者向上拖动中间线取消拆分。 并排查看，当打开 2 个 Word 窗口时，需要对两个窗口比较查看或者相互借鉴时可以采用并排查看，并排查看可以同步 滚动，也可以独立滚动。 切换窗口是打开多个 Word 文档时，选
16、择性的置前，基本不用。 5 宏 宏是一个批处理程序命令，正确地运用它可以提高工作效率。目前没用过。 第 14 页 共 23 页 七、图片工具七、图片工具格式格式 图片工具-格式包括“调整”、“图片样式”、“排列”、“大小”四个部分。 1 调整 调整是对图片本身的编辑，包括亮度、对比度、重新着色、压缩图片、更改图片、重设图片 亮度、对比度、更改图片不做介绍 重新着色是对图片整体颜色风格的调整改变，重设图片是在图片压缩以前，取消对图片的剪裁、放大缩小，使图片恢复 到初始状态。 重点推荐：压缩，压缩一般用于整篇文档完全制作、修改完成以后对其中的图片进行压缩。一般用于原始图片占用空间 较大，图片较多，占用空间较大的文档，为了便于邮件发送需对其中的图片进行压缩，可以大大降低空间占用情况。操 作方法，点击“压缩图片”出现对话框 点击“选项”，出现对话框根据需求选择压缩比例 ppi（每 英寸所拥有的像素（Pixel）数目），由于压缩完成保存以后图片不可恢复，初次使用压缩时为防止压缩过量，最好将文 第
