采购管理信息系统方案

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1、 采购管理系统采购管理系统 信息化设计方案信息化设计方案 2017 年 2 月 2017 年 2 月 2 项目名称项目名称：采购管理平台 一、采购信息化的现状和存在的问题 一、采购信息化的现状和存在的问题 1、采购、库房数据脱节： 目前，美国仓仓库使用了 WMS 系统。虽然通过系统相应功能的应用，对商品出入库业务和 流程进行了规范和管理。 但是由于业务前端的采购人员和财务人员没有使用相应的信息化工具， 造成采购部门、财务部门和仓库的数据不能及时共享、单据重复录入以及采购、财务、仓库三 个部门对账困难等现象，不仅给工作带来了很大的影响，也使得采购成本无法准确的得到管控。 2、采购管理系统缺失，不

2、能完全满足业务发展需要 现有的信息化系统，采购部分缺少财务部分缺少应付款管理模块，从而财务与采购的资金 流信息断开，采购的应付款、付款数据不能及时更新、查询，需要新增加应付款管理模块才能 满足当前业务管理的需要。 3、现有系统业务模式存在漏洞 由于现有系统业务上只有库存管理系统和订单管理系统， 对于采购成本无法及时的进行记 录和分析，对于成本管控可能会造成严重的管理漏洞。 二、项目目标和预期效益 二、项目目标和预期效益 本次采购管理系统实施的目标是： 1、补充完善业务完整闭环中缺少的模块：供应商管理、采购管理、应付款管理，通过采 购管理系统的实施以及和 WMS 系统的对接，实现采购、库房、财务

3、之间完整的物流、资金流、 信息流的实时传递和有效共享。使目前业务通过采购信息化的完善达到管理体制的改进实现对 交付商品质量、成本与风险的全局控制，提升企业竞争力。 3 2、通过采购管理系统的实施，实现完整的采购业务流程管理：采购申请-采购订单-采购 到货-采购入库-采购发票-采购付款-财务凭证 3、通过采购系统到货、和 WMS 系统入库两个环节的分开处理，实现到货后、入库前的信 息记录，填补这一潜在的管理漏洞。 通过以上举措，真正完善公司的信息化管理系统，从而使公司信息化水平达同行业管理先 进水平，实现企业资源计划、财务管理、供应链管理的有效统一，可以系统地利用信息化网络 平台,打造高效信息管

4、理企业，同时实现以下预期的效益： 通过信息在企业各部门的快速传递和各管理环节对信息的响应，预防和及时发现管理 瓶颈，优化资源调度，降低运营成本，提高企业对市场的响应速度。从而提升企业的 竞争力。 加强公司财务管理、通过资金流、物流、票据流、信息流的有效链接，理顺公司的业 务流程及信息数据流程，及时提供准确的企业经营状况及分析预测资料，为经营者提 供真实、准确的辅助决策数据。 加快信息数据的更改传递，实现采购、财务、库房等部门信息共享，避免多次、多人 更改造成的人为错误，减少不必要的运营成本。使业务数据能够迅速转化企业信息， 提高企业核心竞争力。 通过建立完善的采购管理体系、仓储物流管理体系，通

5、过与财务体系的有效集成，进 一步规范并完善企业的综合管理体系，使之全面反映公司在长期经营运作过程当中总 结出的管理精华，并通过动态可控的信息系统进一步优化、发展管理实践和管理精华， 使其成为企业智慧资产的重要组成部分。 三、 系统模型及功能架构： 三、 系统模型及功能架构： 3.1 采购管理模型采购管理模型 4 1.采购策略管理1.采购策略管理 品类管理、供应商管理、战略寻源、开支分析、预算管理 2.采购执行管理2.采购执行管理 申请（计划）管理、订单管理、收货管理、发票管理、付款管理 3.采购协同3.采购协同 寻源协同、订单协同、送货协同、财务协同 4.Values4.Values 降低成本

6、、提高效率、保证供应、增强管控、规范流程 Values 采购协同 采购执行管理 采购策略管理 1 2 3 4 5 3.2 采购系统业务模型采购系统业务模型 3.3 采购系统功能架构采购系统功能架构 功能架构分两大部分：采购策略管理和采购执行管理 采购策略管理：采购策略管理：供应商管理、战略寻源、品类管理、预算管理、开支分析 采购执行管理：采购执行管理：申请管理、订单管理、收货管理、发票管理、付款管理 6 四、 采购管理系统功能需求 四、 采购管理系统功能需求 4.1 采购执行管理采购执行管理 采购执行管理可以提供请购、询报价、订货、收货、开票的完整采购流程，支持普通采购、 受托代销、固定资产等

7、多种类型的采购业务。 采购执行管理涵盖了供应商管理，价格管控，采购过程，采购成本计算以及大量采购分析 和统计。 采购申请管理采购申请管理：从源头控制采购需求和计划，最大限度减少不合理的采购情况，规范 采购申请过程，减少人为干预而造成的损失。满足美国仓库多种采购途径产生的采购 需求。可以提升工作效率和采购计划准确性，降低采购资金占用。 功能需求：功能需求： 多途径产生采购申请 申请审批流程进行管控 可按照物料，供应商信息进行采购申请合并 支持采购价格及历史价格、库存查询 提供价格管理，可以按供应商、物料、数量、时间设定价格； 提供订单变更功能 采购订单管理采购订单管理：完整的订单管理功能，可有效

8、的规范采购订单作业流程，提高采购业 7 务处理效率。同时提供严格的价格管理、订单按比例允收控制等多种控制方式，帮助 管理人员有效的管理采购业务。 功能需求：功能需求： 提供统一格式的订单申请 订单审批流程进行管控 支持合并 PR 下单 支持采购价格及历史价格、库存查询 提供订单的价格管理 提供订单变更功能 提供订单执行情况跟踪报表 收货管理收货管理：收货管理是保证订单执行的重要环节。是付款的依据。收货过程信息化管 理可以确保收货动作的准确，提高收货人员工作效率。降低人工成本。 功能需求：功能需求： 发货提醒 发货管理 收货管理 退换货管理 发票和付款管理发票和付款管理：发票和付款作为采购执行管

9、理的最后一个环节，对公司现金流管理 是非常重要的组成部分。完善的采购信息化管理系统可保证正确付款，现金流预测。 功能需求：功能需求： 开票通知 发票登记/确认 发票提醒 预付款管理 结算管理 4.2 采购决策管理采购决策管理 采购信息化管理系统可以提供从寻缘到采购策略管理的能力。利用开支分析管理可以对采 购开支情况进行分析，确立公司采购支出的目标。利用品类管理，确定采购各种物资的采购策 略及采购方法，流程；利用战略寻源管理，确定供应商和供应策略；利用供应商管理，跟踪管 理供应商的绩效及风险。保证供应的安全；利用预算管理模块，定义公司支出的方向和范围。 8 开支分析开支分析：开支分析对采购流程的

10、采购数据进行监控和分析，识别问题，支持更好的 决策。节省成本。 功能需求：功能需求： 便于监控采购开支情况 比对采购支出 KPI 执行情况 跟踪预算使用情况 了解资金使用情况 预测未来支出 供应商关系管理供应商关系管理：供应商全生命周期的管理。可以及时管理供应商的绩效及风险，及 时发现问题，规避供应风险。 功能需求：功能需求： 供应商档案 供应商开发 供应商认证 供应商评估 供应商绩效考核 品类管理品类管理：提供采购对象的管理能力，不仅能管理采购的对象，也能管理对应的供应 商。还能管理与供应商达成的采购协议。同时也为采购再选品过程中提供了决策管理 能力。 功能需求：功能需求： 9 分类管理 S

11、KU 管理 品类采购策略管理 协议管理 战略寻源管理战略寻源管理：如何确定供应商及采购价格是采购工作中的一个重要组成部分。战略 寻源管理可以帮助采购降低采购成本，减少寻源执行成本，提高寻源执行效率。 功能需求：功能需求： 寻源项目管理 招投标管理 跟踪预算使用情况 询报价管理 预算管理预算管理：严格的控制和管理好预算才能提升战略优势。改变了资金管理方式，由事 后管理变成了事前控制。预算管理可在采购执行过程中进行对比控制。 功能需求：功能需求： 成本管理中心 预算科目管理 预算费用管理 预算对比管理 4.3 全面订单业务信息化管理的意义全面订单业务信息化管理的意义 采购询价比价管理规范备用品，关

12、键品采购过程中供应商价格比价，以及供应商 的选择，实现货比三家控制采购成本。 请购归口统一管理，实现公司多源头采购，统一归口控制的要求，同时兼顾产销 配合、库存规划的有效结合。 采购订单通过采购计划单、请购单、销售订单作为采购下达的多种指令依据，保 证采购严格按照需求进行执行，通过审批流，预算控制保证订单的内部确认和严 格的事前成本控制。 采购过程在执行数量、执行时间进度控制系统提供了有效预警机制，保证采购业 务员的跟催，商品到货检验和控制，帮助控制商品质量的稳定性。通过对供应商 进行催货处理处理采购过程中的发生的以及预计发生的例外情况。 采购受控于预算系统的管控，尤其在固定资产采购过程中，从

13、请购开始一直到发 10 票执行全过程，完全严格的受制于预算的项目控制。能够有效的保证手工执行下， 控制力度乏力，甚至缺失的问题。 整个采购管理，本着降低企业采购成本，减少不必要的采购，提高采购过程效率， 改进公司正规采购流程，为公司实现总体的成本及效益分析提供帮助。 五、 采购业务流程 五、 采购业务流程 1. 采购业务流程采购业务流程 供应商管理流程 采购价格管理流程 采购申请流程 采购订单流程 采购收货流程 采购退货流程 采购发票结算流程 2. 采购管理系统信息化涉及人员采购管理系统信息化涉及人员 采购信息化主要涉及采购部、开发部、财务部、仓库入库人员等相关人员。 需要对流程有清晰的理解，

14、业务单据会熟练的操作，能查询报表，能理解数据来源并能分 析数据。 3. 实施计划表实施计划表 11 1、采购订单流程采购订单流程 采购订单流程采购订单流程 操作说明操作说明 采购部采购部 供应商供应商 备注备注 1、采购部业务员收 到申购部门采购申 请单 2、采购部业务员选 择供应商， 生成采购 订单，并打印。 3、业务员将打印后 订单或电子传单传 真给供应商，货真电 话联系供应商。 4、 供应商能否在规 定时间内规定数量 的物料，如不能，则 更换供应商或者更 改订单。 5、回传给采购部 供应商如能按期交 货，则回传给供应商 或电话确认。 6、审核采购订单 采购业务员得到供 应商肯定答复后，

15、审 核采购订单。 如采购急用，经过邮件 或电话请示相应领导同 意后，可先实施采购， 后补交采购申请。 生成采购订单，并 打印 是否同意 审核采购订单 收到采购 申请 采购订单 传真给供应商 回传给采购部 审核否 结束 12 2、采购入库流程采购入库流程 采购入库流程采购入库流程 操作说明操作说明 供应商供应商 采购部采购部 仓库仓库 备注备注 1、供应商通知采购部 将要供货， 并提供订单 号。 2、采购部根据供应商 提供的订单号下推生 成收料通知单。 3、业务员审核 4、采购部业务员通知 仓库仓管员准备收货。 5、仓库根据收料通知 单的内容，准备场地、 人员、设备等。 7、仓库清点实物，并 与

16、收料通知单核对。 8、如数量不一致，在 一定范围内可收货， 如 物料不一致， 通知采购 部业务员修改收料通 知单。 9、 生成外购入库单 如一致， 根据收料通知 单生成外购入库单， 审 核并且打印，一式四 联。 10、 仓管员签字 仓管员在打印好的入 库单上签字。一联留 存，另三联交与采购 部，待采购部发票来 时， 连同发票一同交与 财务， 结账前如发票没 来， 则将一联入库单交 与财务。 注：收料通知 单须在供应商 将要供货时才 生成，切不可 一生成采购订 单 就 立 刻 生 成。 采购价格会自 动携带到收料 通知单上和外 购入库单上。 如没有收料通 知单，仓库拒 接收料。 供 应 商 供货 生成收货通知单 审核收货通知单 通知仓库 仓库准备 收货 供应商交 货 仓库收货 是否一致 生成外