2015年 hotel accounting manual 酒店会计指南

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1、 酒店会计指南酒店会计指南 2015年 2月 1 目录目录 第一章 引言 第二章 全球通用损益帐目及相关定义 第三章 未分摊及已分摊成本 第四章 统计数据、比率分析及相关定义 第五章 内部控制、自我评估及内部审计 第六章 收入 第七章 授信及应收账款 第八章 信用卡 第九章 采购、收货、应付账款、合同及差旅费 第十章 库存及成本控制 第十一章 银行及现金 第十二章 薪资 第十三章 固定资产、资本及 FF 持卡人信息安持卡人信息安全全 (CISP); 数据安数据安 全全 上述方案旨在为保管持卡人帐户信息的所有实体 （商家、 服务供应商、 发行机构及商业银行） 建立数据安全标准、流程及工具。所有保

2、管、处理或传输持卡人信息的商家针对每个信用卡 计划遵守数据安全标准。 PCI DSS 的涵盖范围： 安全网络 持卡人数据保护 维护系统安全 访问权限控制 网络测试与信息安全政策的维护 83 信用卡计划正在将违反数据安全的责任转给商家。IHG 可能须为其他代表我们的自有和代 管酒店，处理信用卡交易的各方承担 PCI 合规责任。上述各方包括： 代理 转包商 销售点设备、系统或支付处理方案供应商 收单银行或负责发送交易的支付处理商（如Southern Data Comm、3c 或 ServeBase） IHG 及其自有和代管酒店向其提供持卡人信息的任何其他各方 IHG 可通过确保代管酒店仅与愿意对自

3、身的 PCI 合规情况作出承诺的信用卡服务提供商打 交道，来降低此类赔偿风险。集团财资集团财资 (Treasury)部门可就此提供建议。部门可就此提供建议。 8.4.3 安全码安全码指导方针指导方针 安全码是印在信用卡背面，作为防欺诈系统的一个三位数，用于在进行卡不在场交易时，确 保卡有效。美国运通卡有一种四位数的卡，而且打印在卡的正面。 所有商家均不得保存安全码数据。IHG 系统并不读取安全码，但在一些国家，当处理持卡人 不在场交易时，终端可能提示输入安全码。这种提示应能被忽略。不获取安全码不会削弱 防止款项扣回的能力。 8.5 联络财资部门联络财资部门 财资部门负责集中维护与信用卡公司的关

4、系。如有任何问题，可询问区域的集团财资总监。 有关 PCI DSS 和信息安全的更多内容可访问 Merlin 网站 84 第九章第九章 采购、收货、应付账款、采购、收货、应付账款、合同及差旅费合同及差旅费 85 9.1 简介简介 历史上，酒店一般设有专门的采购部。随着系统的改进和部门问责制的落实，各部门自行处 理采购事宜并不罕见。这是可以接受的做法，前提是须遵守起码的程序(如采购与收货职能 分开)。 现今， 集中采购在很多区域和城市非常盛行。 集中采购有利于掌握更大的采购能力和形成规 模经济，因而应予鼓励。如若采取集中采购的做法，应遵循最低控制程序。 电子订购系统在某些区域也有采用，如若采用

5、，应遵循最低控制程序（如电子批准程序） 。 9.2 采购和支付的最低控制标准采购和支付的最低控制标准 最低控制标准旨在确保： i) 所记录的采购和随后的支付与收到的商品和服务匹配，并且符合酒店的最佳利益。 ii) 所有的采购和支付交易应经过恰当核准和估价，及时作出记录，并分类登入应付账户和 相关的库存分类账。 iii) 所有现有负债已记录在案。 9.3 采购的最低控制程序采购的最低控制程序 9.3.1 制定采购政策和程序制定采购政策和程序 大多数酒店或已开始运作电脑化的采购系统， 或有这方面的趋势。 这些系统的出现大大缩短 了采购周期。从根本上而言，无论酒店运行的是电脑或手工系统，采购程序是一

6、样的。 酒店管理层应将采购政策及程序形成文字，内容应涵盖紧急采购、酒店信用卡采购（适用情 况下） 与零用现金采购。 政策与程序须永久在采购经理、 财务负责人和总经理办公室存档 （可 存在网页和/或文件服务器上） 。 起草政策及程序时，应特别注意建立一套内部的权限范围（DoA） ，用以设定批准级别。鉴 于 IHG 的经营相当多样化，不可能设置划一的批准权限。在设置批准权限时，应适当考虑 经营的性质和规模，以及 IHG 的全球 DoA (全球 DoA 优先)。 请注意，地方 DoA 设置的批准权限不得超出全球 DoA。所有采购（除了列入市场清单的项 目，参见第 9.3.4 节）无论规模大小，皆须依

7、据 DoA 进行核准。财务负责人负责出具“可采 购证明” ，以证实有足够现金支付相关款额，且所述采购物有所值。总经理负责核实资源是 否被明智利用（即钱是否可花在更好的地方） 。 采购程序也应包括以哪些因素作为当地市场的参照、详细的供应情况、当地产品的质量、有 哪些厂商可供选择、交付条款、所需期限及供应商的可靠程度。 86 每年必须审阅签署采购程序，并且该政策以及执行团队发生变化时也需重新审阅并签署 9.3.2 道德准则道德准则 以下内容摘自 IHG 道德及商业行为规范(参见第 18 章)。 所有 IHG自有及代管酒店的雇员皆 需遵守。 环境环境 保护环境就是投资未来。 我们在做出商业决策时，

8、总是会随时充分考虑环境影响。 我们郑重承诺， 严格遵守环境法规、 维护环境并保护环境，尽力减少环境影响。我们竭尽所能，努力降低能源及水源消耗。只要 可行，我们都会竭力再次使用并循环利用所消耗的资源，同时，我们也鼓励对可持续技术进 行全面的开发与整合。 IHG 绿色承诺就是其中的一种方式， 此在线可持续计划能指导我们的现有及新生酒店如何成 为“绿色”酒店。此外，我们更进一步承诺，我们与所有利益相关方共同积极参与可持续发展 进程。 更多信息更多信息 见见 IHG 环境政策环境政策 利益冲突利益冲突 采取行动时，我们必须时刻以 IHG 最佳利益为重，避免发生利益冲突。这就意味着要尽量 避免个人利益、

9、家庭利益或财务利益与 IHG 利益产生冲突的情况。 此外，避免冲突的出现也十分重要，因为我们希望我们的供应商及业务伙伴相信，我们的业 务是在公平公正、公开透明的环境内进行。若您遭遇潜在利益冲突，则请立即向直线经理详 细说明，并在与之相关的决策环节予以回避。 礼品与款待礼品与款待 我们必须对礼品及款待予以慎重考虑。 不得给予或接受可能令您承担某种义务， 或者可能使您被理所当然地视为不正当影响商业交 易的任何礼品、免费安排、接待、款待或帮助。只有在价值微薄，且本地商务文化一贯如此 的情况下，方可提供或接受礼品、娱乐或款待。 当我们提供或接受礼品、接待或款待时，必须严格遵守 IHG 礼品与款待政策中

10、规定的各项 报告及批准要求。 IHG 礼品与款待政策详细设定了礼品及娱乐的报告与批准要求， 并规定了 最高价值。而且，其中还明确限定了哪些礼物及娱乐绝对不许接受。 9.3.3 采购申请采购申请 按照以前的做法，提出采购申请(PR)是内部采购核准程序的第一步，然后再通过采购订单 (PO)，与供应商敲定订货事宜。为精简采购程序，PR 和 PO 可在同一份文件上。 通常情况下，由部门负责人提出采购物品的申请； 采购部门负责处理寻找和订购物品的物 流过程，总经理和财务负责人（或由 DoA 级别决定的区域/地区管理层职位）负责审批。随 着工资成本不断提高和现代化系统的出现，采购职能正日益被发起订单的部门

11、所取代。 若能遵守下列程序，允许这种现象存在。 87 针对每项采购提出一个 PR PR 必须清楚列明： i) 所获得的 3 份竞标，以支持所做的购买决定。如因供应商只有一家或数量有限而无法竞 标，须在 PR 内注明这一事实。内部采购政策将就何种情形下无须竞标作出详尽规定，如： 低于某一货币价值的物品 列入市场清单的物品 已经获批的厂商 ii) PR 应详细说明此项目是否有预算。PR 由发起采购的部门、采购经理（如有）及根据内 部权限范围（DoA）拥有相关授权的经理核准。 iii) 如有专门的采购经理，其应确保将一份 PR 的副本送交收货部(参见第 9.6.2 0 节)及请购 人。如未设置采购经

12、理，则下订单者应确保将 PR 副本送交收货部与请购人。后者应留有一 份采购项目的记录。 如果没有专职的采购经理， 每季度会计部人员应随机选择一份采购案例， 并对其采购流程进 行审计，内容包括对所购物品进行重新邀标。 9.3.4 获批厂商名单获批厂商名单/市场清单市场清单/市场调查市场调查 可编制一份获批厂商名单，并以此代替竞标。该名单允许酒店采购人员无须通过竞标，便可 向相关厂商购买特定物品。制作名单期间，采购人员须邀请三家厂商参与竞标。若市场状况 出现变化，可随时重新邀标修改名单，或至少两年竞标一次。会计部应派员定期对竞标过程 进行审计。 获批厂商名单的变化版即每日的市场清单，供厨师订购鲜活

13、产品使用。若市场状况出现 变化，可随时重新邀标修改清单，或至少每季竞标一次。市场清单内列有一批可供挑选的 供应商，厨师应经常对价格质量进行比较。 在一些区域，全球采购团队将对一些特别项目集中谈判和定价。对这些项目，会计部不需 要审计其竞标流程。 根据各区域的政策（尤其是那些拥有重要餐饮业务，并对成本控制扮演重要角色的酒店） ， 会计部应定期派员（至少每季）开展市场调查并加以记录。市场调查的主要内容是比较市场 上的价格与市场清单上的货品收费。市场调查的结果必须记录下来。 9.3.5 现金采购现金采购 现金采购一般不予鼓励， 除非确实不可避免则可以例外。如果现金采购经常发生，有必要 指定一名与采购

14、职能无关的人员，负责保证送货单与 PR 匹配无误，然后再付款给供应商。 若现金采购只是偶尔的例外情形，并非经常发生，允许以零用现金支付。酒店须将关于现金 采购的政策形成文字。相关程序应构成采购政策及程序的一部分(参见第 11.9 节，零用现金 支付)。需要规定的内容包括： i) 允许哪些人持有资金，为什么 ii) 零用资金的额度保持在什么水平 88 iii) 采购人员从总出纳处领取零用现金时，需要出示何种凭证 iv) 可用现金支付的最大额度， 采购政策应设定一个价值限度，超过该限度，物品采 购程序中就必须列入收货库存部门。 9.4 采购目录概念采购目录概念 简介简介 如第十章所述，假使基础设施

15、和地方条件允许，要求 IHG 物业将购买库房物品的开支直接 记入各相关部门名下。在某些情况下（例外） ，可设立并维护统一库房。 如果设立统一库房，最好建立库房目录。目录将规定特定物品存量的最低及最高水平。建立 目录能让酒店精简采购职能，削减书面程序，更好地针对运作需求规范库存水平。 9.4.1 建立目录建立目录 库房目录每年审查一次，并由财务负责人及总经理签字确认是否合理。通过此举，管理层将 能核实库存物品的选择及最低最高存量。因此，目录实际上构成一份总括性的采购申请。 目录中的项目很有可能包括在获批厂商名单中，这样，订购目录中的物品时，无须再通过竞 标。请注意，如果目录项目不在获批厂商名单中

16、，则应通过竞标采购。 9.4.2 最低及最高库存水平最低及最高库存水平 最低水平是指一旦存量下落至该水平，便应重新订购。最高水平是指只要不超过该水平，再 行采购无需获得管理层的进一步核准。设定最低和最高库存水平时，采购部应注意物品的消 耗水平、经营的季节性特点、交货所需时间、储存限制及大量订购是否会有折扣。 将目录提交财务负责人总经理审批时，负责编制目录者应重点指出： i) 得出最低最高水平所采用的一般理论基本原理， ii) 所代表的最低最高存货投资 目录签署后，即表示采购经理部门负责人若在第 9.4.3 节所述范围内采购特定物品，无需 再获事先批准。 9.4.3 最低最低/最高库存参数最高库存参数 在满足以下标准的前提下，采购人员在采购物品时，无需通过竞标或寻求管理层的批准。 i) 如果物品在市场采购单之外，则采购单价比上次的采购单价合计每季度高出不超过 10%。但是，如果制定了市场采购单，则每季度合计+