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1、讲授人：吴爱华,第六讲 会议沟通,2012年11月21日,思考,Company Logo,1、喜欢开会吗？为什么？ 2、开会有用吗？ 3、如果让你来组织一次会议，你会如何做好会前准备？,Company Logo,为什么要开会？,会议在管理工作中起着非常重要的作用，它是决策的重要方式，也是沟通信息的主要手段。 现代企业强调给员工提供更多参与机会，鼓励管理者与员工一起作决策以创造更加和谐的工作氛围。 有关资料表明，一些管理者用于参加各种会议的时间占其工作总时间的三分之一多。,因此，会议开得好坏，效率高低，直接关系到管理效能的高低。,当前大部分会议存在的问题,Company Logo,问题1 开会过
2、于频繁 问题2 会议过于冗长 问题3 流于形式,因此，非常有必要提高会议效率，达到开会预期目的。,什么是会议沟通？,Company Logo,会议沟通：是群体和组织中相互交流意见的一中形式，是一种常见的群体活动。,由此可见，会议即可以视作一个集思广益的过程，也可以被当作一种信息传递的方式。,有什么事情开个会解决,会议的目的,Company Logo,目的1 交流信息：政策和指示传达给下属，反馈信息 目的2 给予指导：培训 目的3 解决问题：澄清误会，解决问题 目的3 作出决策：参与讨论、决策,会议的目的,Company Logo,会议类型,Company Logo,1、谈判- 解决双方在利益上
3、的冲突，采取双向互动式的讨论方法。 2、通知- 传播信息，采取单项式的传播方式。 3、解决问题- 利用团队创造力来解决问题，采取与会者提出解决的方法。 4、决策- 权衡不同方案利弊，做出选择。 5、交流- 集思广益，寻求创意，采用“头脑风暴式”讨论法。,怎样组织会议？,Company Logo,会前准备,1,会议进程控制,2,会后工作,3,会前准备,Company Logo,明确会议的必要性-基于尽量不要开会的原则提出； 确定会议的目标-讨论工作中出现的问题或分析未来 工作中可能出现的问题； 拟定会议议程-会议日期、时间、地点、议题和参加对象等； 准备会议文件-保证议题的全面性和明了性； 分发
4、预阅资料-方便与会者了解会议主题； 确定会议主持人-决定会议成功与否的关键； 确定与会人员-控制与会人员质量和数量； 预订会议场所-会议杂务准备。,会场布置,Company Logo,V型,礼堂型,长桌型,U型,圆桌型,课堂型,会议进程控制,Company Logo,宣布会议的主题和目的； 根据会议顺序提出每个议题，征求与会者意见； 给每个人表述自己观点的机会； 控制讨论进程； 概括与会者观点； 把握议会时间，不要拖延； 针对会议讨论结果进行概括； 确定下次会议的议题和时间。,依赖于主持人对会议的节奏和方向的控制,会后工作,Company Logo,下发会议记录和会议简报，并明确下次会议时间；
5、 根据会议精神，对执行工作进行监督和检查。,会议议程,Company Logo,会议议程设计原则,1,会议议程的设计步骤,2,一、设计原则,1、明确议题； 2、确定主次； 3、注重实效； 4、适时调整； 5、提供背景资料；,二、设计步骤,1、突出问题； 2、提出新议题； 3、选择重要议题； 4、分清主次顺序； 5、确定时间； 6、表明顺序； 7、结束议程；,会议议程实例,资料：典型会议议程实例 M计算机公司 一号项目检查会议 日期：2006年10月16日，星期一 时间；下午2：20-3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程： 1、公司第四季度销售情况 2、杜民做关
6、于CPU进展报告 3、陈汉做关于CASE设计进展报告 4、李强做关于软件进展报告 附件： 1、软件进展报告，第7号 2、CASE设计进展报告，第2号 3、关于软件问题的短文,会议记录,会议记录的内容,1,会议记录的注意点,2,一、会议记录的内容,1、会议名称； 2、日期； 3、起止时间； 4、地点； 5、主办者； 6、出席人员； 7、缺席人员； 8、会议主席致辞； 9、会议过程； 10、会议决议； 11、下次会议的时间和地点,会议记录实例,时间：1995年4月8日上午 地点：管委会会议室 主持人：李(管委会主任) 出席者：杨(管委会副主任)、周(管委会副主任管城建)、李(市建委副主 任)、肖(
7、市工商局副局长)、陈(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室 宣传人员、街道居委会负责人。 列席者：管委会全体干部 记录：邹(管委会办公室秘书) 讨论议题： 1如何整顿城市市场秩序。 2如何制止违章建筑、维护市容市貌。 杨主任报告城市现状： 我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容街道也较可观 。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街 乱摆一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大街这些情况严 重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各界反应很强烈
8、。因此今天请大家来研究 ：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业、维护市容,例子：市场秩序整顿会议记录,讨论发言(按发言顺序记录) 肖：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责任。这件 事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门 的农贸市场工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动方案我们再考虑。 罗(工商局市管科科长)：市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都有了， 过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓落到实处。只要大家齐 心协力问题是能够解决的。 秦(居委会主任)：整顿市场纪律我们居委会也有
9、责任。我们一定发动群众配合好，制 止乱摆摊，乱叫卖的现象。 李(建委副主任)：去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中规定 施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置，更不准侵占人行道。沿街面施工要有安 全防护措施今年有的施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。这此违章作 业严重地影响了街道整齐、美观，也影响了行人安全。基建取出的泥土，拖斗车装得过多， 外运时沿街散落，到处有泥沙，破坏了街道整洁。希望管委会召集施工单位开一次会，重申 市府7号文件，要求他们限期改正。否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。,会议记录实例,会议记录实例,陈：对犯规者一是教育，二是逗硬。“不教
10、而杀谓之虐”，我们先宣传教育，如果施工 单位仍我行我素不执行，那时按文件逗硬处理，他们也就无话可说。 周：城市管理我们都有文件、有办法，现在是贵在执行，职能部门是主力军，着重抓， 其他部门配合抓。居委会把居民特别是“执勤老人”(退休职工)都发动起来，按七号文件 办事，我们市区就会文明、清洁，面貌改观 与会人员经过充分讨论、协商，一致决定： 1由工商局牵头，居委会和其他部门配合，第一周宣传、第二周行动，监督实施，做到坐 商归店，摊贩归点，农贸归市，彻底改变市场紊乱状况。 2由管委会牵头，城建委等单位配合对全区建筑工地进行一次检查。然后召开一次施工单 位会议，对违章建筑、违章工场限期改正。一个月内
11、改变面貌。过时不改者，坚决照章处理 。 散会。 主持人(签名) 记录人(签名),二、会议记录的注意点,Company Logo,1、充分了解会议主题、目的及议程； 2、多种方式记录； 3、记录紧跟会议进程； 4、确认要点，澄清模糊观点； 5、避免个人主观意见； 6、会后校对并及时打印；,会议中的角色,主持人,1,其他与会者,2,会议秘书,3,会议中的角色职责,与会者的座次排列方式,有效会议的组织,影响因素,1,组织有效会议的策略,2,一、会议效果的影响因素,1、会议目标不明确； 2、会议持续太久； 3、简单问题复杂化； 4、发言者过于健谈；,二、组织有效会议的策略,1、不搞形式主义； 2、明确会议的目的和目标； 3、提前分发会议备忘录； 4、选择合适的与会者； 5、控制好会议进程； 6、分发会议简报,十八大胡锦涛报告：http:/ 作为主持人，你将如何处理以下的困境？为什么？ 1、小张喜欢拖拖拉拉，开会总是迟到。 2、小王在会上默不作声。 3、小李和老陆在会上争执起来。 4、大家讨论得很热烈，但在会议结束时，五个议题只完成了两个。,中共十八大会议开幕式,
