会务 会议 展台 培训

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1、会议种类、流程及相关 应急预案培训,巡回会议,学术会议,年会及启动活动,会议种类,展台活动,形式：,城市推广会议定义,城市推广会议是指：某个产品在某个城市举行的一场品牌推广会议，或是在多个城市中举行的多场全国巡回品牌推广会议。 典型举例：拜阿AHA聚焦中国 尼膜同阶梯工程等,执 行 规 范 目 录, 会议沟通与确认 会议准备 会议执行 会议结束及报告 应急预案, 会议沟通与确认,.与市场部沟通 .销售代表沟通 .酒店沟通 .物流供应商沟通 .AV供应商沟通,.与市场部沟通,1、相关会议设计稿件沟通（最迟3周前） 2、会议物品、设备清单沟通（最迟2周前） 3、会议执行流程（最迟1周前） 4、会议

2、日程、地区、讲者、主席沟通（最迟1周前） 5、会议所需其他展示支持文件（video、串场PPT） 6、酒店合同（最迟1周前）,.销售代表沟通,1、落实场地（最迟2周前） 2、落实当地主席 3、落实品牌展示物数量，如数量与场地布置要求不符 立即向市场部反馈 4、确定会前会沟通时间（至少提前一天）,.酒店沟通,1、确认进场时间 2、确认货物接收并妥善保存 3、确定会议要求的会场布置 4、确定酒店需提供的物品（如：投影幕等） 5、确认市场部要求的其他事项,.物流供应商沟通,1、发货管理 发货检查先直接电话到仓库管理员，再与调度员沟通 每月整理货物一次 如货物出现同时多套回京，增加库房物料整理工作一次

3、 2、收货管理 正常运输:会议开始前24小时第一次跟踪货物,确认到达情况 非正常运输：提前12小时，第二次确认货物到达情况 会议前4小时货物未到立即开始采取紧急预案处理 3、特别事项：提前一周注意目的地天气情况，特别是在冬季大雪和夏季大雨时节；另外要提前备份好制作物料的电子文件，以防当地制作物料使用,.AV供应商沟通,1、继续完善长期供应商网络(加强固定供应商服务) 2、AV设备尽可能指定经常使用的品牌（举例：投影仪） 指定与电脑匹配的品牌投影仪：sony、3M、松下（禁用品 牌：日立与国产品牌） 当地提前落实投影仪、投影幕备选供应商 3、投影仪供应商到场最短要提前4小时到达，其他供应商根 据

4、会议情况而定，但最短不能低于1.5小时，例如：拍摄 等 4、其他供应商储备, 会议准备,.第一时间会场保证： 会议灯光调试； 音频声音调试； 投影图像调试； 话筒音响调试。 .会场内布置 按照会议标准布置会场，专家名牌及现场主席 台、易拉宝征求当地客户代表意见摆放, 会议准备,.会场外布置 会议开始前1.5小时，引导指示牌最后检查 .会议资料 执行人员负责携带的相关资料，按照客户市场 部的要求，及时交给当地销售代表, 会议执行,1、必须有专人操控电脑 2、需安排专人控制现场灯光及专家名牌更换 （1人执行会议此项交由当地客户代表负责） 3、会议照相、会议摄像等与客户确认（如客户要 求再做安排）,

5、 会议结束及报告,1、会议结束后按照市场部规定收集相关会议资料 2、按周提交会议数据报告、会议问题汇总、评估 表数据及会议现场照片2张 3、全部会议结束后，提交会议总结报告及总决算 因为最后总决算需要向客户提交每站会议的交通 票据，所以执行人员需要在每站会议结束后复印 本站的票据，并交由专门的人员统一保管，便于 最后做结算时使用, 应急预案,.布场时间短（2小时左右或更短） 注：一般会议布场时间最短需要3个半时；而造成布场时间短的主要原因是由于前一场有其他会议占用时间 1、与当地销售代表、酒店负责人及供应商开会明确各自分工 2、专人负责电脑和答题器安装测试 3、专人负责指挥拉网搭建、讲台桌椅摆

6、放、投影幕摆放等会 场布置 4、与上一场会议负责人沟通，确定上一场会议撤场时间及撤 场人员安排 5、待前场会议结束，迅速进场布置会场,.货运-不能按时到达或货运出错 1、如会议开始4个小时前确认货物无法到达，向市场部及时通 报并立即采用应急预案;会场内外首先落实布置：落实名 牌、会场引导(酒店打印) 2、与当地代表提供产品相关拉网展架、易拉宝等相 关展示物 3、与销售沟通、确定应急抽奖程序 4、专人催促物流公司送货，确定货物不丢失，保证后面的会 议继续正常使用，并要求供应商给出发生问题的原因,1、如会议开始4个小时前确认货物可以到达，但可能会晚到， 首先向市场部及时通报并立即采用应急预案;会场

7、内外首先 落实布置：落实名牌、会场引导(酒店打印) 2、与当地代表提供产品相关拉网展架、易拉宝等相关展示物 3、与销售沟通、确定应急抽奖程序 4、专人催促物流公司送货 5、购买2/3答题器数量所需电池 6、如会前货物不少于半小时到达，与大会主席和当地代表沟 通，顺延会议开始时间15分钟，继续执行答题程序,.投影等设备出错（举例：投影仪） 会前两小时投影仪调试不成功，立即采用应急预案 确定供应商调换投影仪的可行性； 酒店提供投影仪可行性； 当地代表提供投影仪可行性； 备选供应商提供投影仪可行性。 注：十分钟内必须有确定的解决方案并立即执行,.其他 1、大会主席或讲者临时更换 第一时间把更改当的名

8、牌商务中心重新打印 2、停电 电脑操控人员反复呼喊:各位老师请您原位坐好,谢谢您的配合 现场支持人员立即找拜耳销售人员协助维持现场秩序 现场支持人员与客户负责人确定是否等待并继续会议 与酒店落实停电原因及解决办法 来电后设备及时恢复正常使用,.汇报沟通 1、按照预案临场处置，保证会议正常进行是第一重要的,发生 问题，无论现场情况如何，执行人员必须以第一时间与公司 领导或客户沟通，告知并确定问题的解决办法 2、问题得以控制后，支持人员必须向市场部负责人电话汇报 3、会议结束后写书面总结，24小时内发邮件给市场部负责人 及公司领导，如因行程原因不能及时发送邮件，顺延一天 汇报,巡回会议,学术会议,

9、年会及启动活动,会议种类,展台活动,形式：,巡回会议,学术会议,年会及启动活动,全年会议,展台活动,形式： 展台搭建+展台活动+卫星会,一、展台分类及设计 二、常用展台材质 三、设计与材质的关联 四、几方面关心的沟通,1、标摊 2、特装,一、展台分类及设计,简易特装 普通特装,展台分类标摊,采用国际通用标准而设计制作的展位，规格为3.0米*3.0米*2.5米。 主要器材组成：八棱柱、八棱柱支座、锁件、铝塑板 、展桌、展椅、射灯等。 标摊一般情况下可设计元素不多。 可在标摊内壁贴KT板画面，加射灯。 KT板LOGO门楣。 咨询台贴背胶写真。,展台分类特装简易特装,除标摊外的展台称之为特装 其中简

10、易特装的设计感比标摊稍强。 有简单的区域划分，一般为接待区、洽谈区和游戏区。,展台分类特装普通特装,普通特装是最常见的展台类型。 在设计和材质方面相对前两种要复杂的多，拥有的功能多，分区也更为完善，有接待区 、洽谈区 、 展示区、游戏区 、储藏间、视频区、休息区等。 充分利用各种可能的要素，例如，展台的材料、音响、光线、色彩和其它装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展台产生兴趣。 但是也不能毫无根据的设计，首要考虑的还是展台的安全性。,二、常用展台材质,架构相关： 木质、钢架构 表面相关： 防火板、波音片 画面、LOGO相关：写真、即时贴、KT板、 PVC、亚克力、塑料泡沫 灯

11、箱相关： 木框、金属框、亚克力框、有机板、灯箱 片、灯管 地台相关： 地毯、木地台、发光地台 布类相关： 弹力布、牛津布、宝丽布 辅助相关： 阳光板、涂料、等离子、音响设备等 灯类相关： 长臂射灯 、大白灯（小太阳） 、 筒灯、电脑灯,三、设计与材质的关联,架构相关： 木质结构较为常用，立体感、可塑性好，可以表现各种形状的立体结构。 钢结构国际展会较为常用，通透感、现代感强。,表面材料相关： 防火板较厚，1.2*2.4米一块，接缝处痕迹较为明显。价格较贵。 波音片较薄，接缝出容易处理，但对木质结构表面的平滑有较高要求，表面必须平整，否则看上去会坑洼不平。价格较为便宜但对制作工艺有较高要求。如果

12、客户预算高可以在防火板上再贴波音片，效果可以稍微细腻一些。 两种材料的选择上与设计无太大关联，主要是看供应商更善于用那种材质。,画面、LOGO相关： 写真背胶运用最多，可以直接贴在防火板、波音板、灯箱片、KT板上。可以表现任何画面。 即时贴用于单色画面，如刻单色LOGO，单色地贴等。 LOGO分平面和立体两种，平面是写真背胶或即时贴，立体则是加KT板，亚克力等。立体LOGO中KT板最为便宜，亚克力的透光性更好，更有立体感，中间掏空可装小灯做成发光字。更有效果，但是价格很贵。,灯箱相关： 灯箱为框架内置灯管，有机片上贴灯箱片画面组成。 可以根据设计做成异形。 灯箱的框架一般为木质，金属的造价稍高

13、但是质感好。最昂贵的是亚克力灯箱，适合高档展会。 灯箱的亮度是展台效果中最重要的因素之一，灯箱里边得灯管越多，功率越大就越亮。,地台相关： 地台使展台的整体性，和立体感增强，可以用于配合体现整个展台的主色调。配上发光地台的展台时代感更强。 台面发光地台是木质结构埋上灯管上边盖上玻璃板。四面发光的地台为四周埋灯管配合玻璃板，可以突出展位的轮廓。,布类相关： 布类多用绷出圆弧状异形，很多情况下要配合灯光。 弹力布弹性好可以很大限度拉扯，但是易燃，多数展会禁用。 牛津布是弹力布的替代品，进口材质，均匀透光好于弹力布，但是价格稍高。 宝丽布可塑性不强透光性差。多用于绷背景。,辅助相关： 阳光板是一种透

14、明中空酯类板材，一般有蓝色、绿色、奶白色、无色、红色。配合灯光可以起到装饰点缀展台的作用。 涂料是用于表面上防火板或者波音片无法覆盖的地方，用相同或相近的眼色覆盖木质结构的原色。 等离子 音响设备等,灯光相关： 长臂射灯主要用于照展板，一般为黄色光。 大白灯俗称小太阳主要用来照展台的某部分，比较明亮。 筒灯多用于梁下点缀。 电脑等多用于打LOGO，或者其他图案。,四、几方面关心的沟通,1、客户方面 2、设计方面 3、供应商方面,1、客户方面,客户只会提出一些想当然的想法，大概的风格，不会去详细说具象的细节。 我们需要运用我们所知来帮助客户找到与他想法想吻合的具体方案，也是为我们以后的设计找准方

15、向、降低难度。 比如一些客户会说他想要一个神秘的，或科技感的、简单大方、抽象、时尚、自然、高雅等等，我们都可以一一进行引导。 神秘的主要可以用展台主色调和灯光来表现，用暗色的防火板，稍微昏暗的灯光，用沙幔，丝绒等来装饰。 科技感强的可以推荐实用钢结构，主色调用太空银色，灯光用冷色灯，比如蓝色，用金属质感的材料或者涂料。 简单大方就是配色尽量少，装饰少，多用大块状结构，少用异型多用基本材料，灯光明快等。,2、设计方面,设计关心的是展台的面积，位于展馆什么位置，几面开放，限高，展馆的环境，需要哪些功能分区，展台风格等基本问题。,3、供应商方面,供应商注重的是展台的搭建可行性（安全性），运用什么材料

16、，搭建时间，价格等。 最大问题在于避免到了搭建现场才发现问题，再做出修改。在前期的效果图和施工图中要详细检查安全可行性的一些细节。,根据客户要求设计展台 根据展台的材质的效果引领客户要求 采用相应的材质充分展示设计效果,紧急预案（一）,游戏 问题； 因电脑出现故障及断电等因素，出现游戏不能正常进行 设专人对设备进行检查及维护。 对可能出现的问题的设备准备专用备件及备用机 对主持人进行培训，若某个游戏出现问题，主持人对现场观众进行引导，实现向其他游戏的人员分流，给设备维护人员争取检修时间及空间。 对礼仪人员进行标准话述培训，配合主持人进行人员分流，减少观众的负面情绪。 准备小型的备用礼品，若出现故障，向正在进行游戏的观众致歉，并派发礼品。 当出现断电事故，主持人及现场工作人员，将观众引导至非电子类游戏，同时礼仪人员按照上述第