人事 档 案审核工作指引

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1、人事档案审核工作指引人事档案审核工作，主要包括入职审核和任前审核。一、 入职审核入职审核重点对新调入员工的档案齐全完整性进行审核。根据人事档案内容的分类，每一类的审核要点如下：(一) 履历材料履历材料由干部履历表组成。1999年以前参加工作的，须有中央组织部制发的1988年版和1999年版干部履历表，1999年以后参加工作的，须有1999年版干部履历表。对缺少此类材料的要按以下方法处理：1.没有相应的1988年版、1999年版干部履历表要尽量查找收集;2.1988年版干部履历表确实找不到的，可以不再补充填写;3.缺1999年版干部履历表的，必须及时填写(1999年以后参加工作的也必须补充填写)

2、。补填1999年版的干部履历表以干部填写时的情况逐项填写。干部履历表所填信息应真实、准确、规范、完整，逐项填写完成，必须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。归档注意事项：员工在入职一个月内，填写最新的干部履历表，交干部监督处，由干部监督处审核后移交档案员。档案员必须对最新的干部履历表内的信息进行核对，并根据其他材料判定信息填写的真实性，如不真实须返回本人修改，确认无误后盖章。(二) 自传材料主要包括以下两种材料1.自传和属于自传性质的材料，包括以自传为主的履历或简历表；2.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。归档注意事项：材料必须是本人撰写。(三) 鉴定、考核

3、、考察及审计材料此类材料主要包括以下几种：1.重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；2.鉴定材料（包括自我鉴定）；标题不是鉴定，内容属于鉴定性材料；3.援藏、援疆、挂职锻炼、扶贫、博士服务团、借调等工作中形成的考核、鉴定材料；4.培训、工作调动、军人转业等鉴定及考核考察材料；5.后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料；6.定期考核材料、年度考核登记表。归档注意事项：后备干部材料由干部管理处在完成干部提拔后归档，考核材料由干部监督处在3月份集中归档。短期（半年以下）的总结材料可不归档。领导干部述职报告不归档。材料要有本人署名、形成时间，如是组织单位出具的考核材料，要有组织单位盖章。(四)

4、 学历、职称、培训、及反映科研学术水平的材料1. 学历学位材料学历学位材料一般自高中起形成，在审核时：一要注意完整性，一套完整的学历材料至少由报考登记表（报考书）、学习成绩单（卡）、毕业生（学员结业）登记表三部分组成。二是要注意真实性，不具备成人学历教育资格的办学单位颁发的毕业证、学历证明，不承认学历；没有参加统一入学考试，学习时间不符合学制规定，补发的学历证明无文件依据的，不承认学历。按照学历学位高低和类别不同，对相应的学历学位材料有不同要求:1) “文革”以前入学的，档案中须有高校毕业生登记表；“文革”期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度后入学的，大学本（专）

5、科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表，本科毕业的一般还有授予学士学位的材料。2) 硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表（2005年后，改为*年攻读硕士学位研究生录取登记表）、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定；参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。3) 博士研究生学历须有专家推荐书2份、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定。4) 同等学历申请硕士、博士学位的，须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中授予硕士学位的还须有国家统

6、考科目成绩合格证书（通知单）复印件。具体来说，同等学力人员申请硕士学位者，除必须通过学位授予单位硕士研究生培养方案规定的课程考试外，1996年开始必须通过国家组织的外语水平考试，1998年开始必须通过国家组织的外语水平考试和学科综合水平考试。5) 党校学历须有学员登记表、学员成绩表和学员毕业登记（鉴定）表或党校学历证明。6) 在国（境）外取得学历学位的，2000年以后的要经过国家学历学位认证机构认证，档案中须有国家学历学位认证机构出具的相关认证材料，须有国家学历学位认证机构出具的相关认证材料，须有国（境）外学校出据的学历、学位证书。2000年后在国（境）外获得的学历、学位要由国家教育部留学服务

7、中心出据认证材料。 以下几个常见的问题1) 缺少材料问题。缺少学历、学位材料，所在单位和干部本人要尽量查找，收集齐全。特别是各类毕业生登记表一定要尽量查找，实在查找不到的，方可到学校进行复印，并注明出处，由学校加盖公章。所有材料均查找不到的，方可用学历、学位证书复印件代替，并经发证学校和干部本人单位组织人事部门认定盖章。2) 材料分类问题：过去，学生登记表、含学习成绩的毕业生鉴定表等都未归在第四类，今后，凡是反映学历、学位的材料统一归在第四类3) 全日制教育和在职教育问题：中组部2002年在关于印发新的干部任免审批表的通知中提出，在学历学位的填写时要区分全日制教育和在职教育，新任免表中“全日制

8、教育”栏填写通过全日制教育方式获得的最高学历，“在职教育”栏填写以其他学习方式获得的最高学历。档案部门只需审核学历学位材料是否齐全，手续是否完备即可4) 党校学历问题：党校学习获得的学历分为两类：一类为国民教育学历，是指经国家教育主管部门批准，纳入国家计划招生并参加全国统一考试录取在党校就读的学生所取得的学历，此类学历填入“全日制教育”栏；另一类党校学历，均填入“在职教育”栏。各级党校学历应以“写实”的方法填写，如在研究生、大学、大专学历前加“中央党校”或“省、市党校”。5) 各类成人高等教育学历问题：各类成人高等教育（电大、函大、夜大、职大、业大、管理干部学院等）或通过高等教育自学考试形式取

9、得的学历，均予以承认，但在填写学历时应具体写明，如“电大本（专）科毕业”、“自学高考本（专）科毕业”等。6) 研究生课程进修班学历问题：教育部关于重申保证高等教育质量，加强学历文凭、学位证书管理的通知（教学20016号）文件规定，研究生课程进修班是为在职人员提高业务水平、更新知识的一种非学历教育教学形式，研究生课程进修班学习成绩合格者，只能颁发“研究生课程进修班结业证书”，不得冠以“硕士学位”、“毕业”等名称。对研究生课程进修班培训材料，按以下原则处理：一、凡违反国务院学位委员会办公室关于研究生课程进修班的有关政策和教育部关于学历教育的有关规定的材料，不得作为学历教育的凭证。二、研究生课程进修

10、班结业证书和成绩表等作为反映干部培训经历的材料，可归入干部档案，供组织参考。7) 干部专修科学历问题：关于干部专修科毕业学员学历问题的答复（组厅字200332号）文件规定：干部专修科学制二至三年，属专科层次学历全日制教育。此类学历可以认定为大专学历，填入“全日制教育”栏。8) “大普”毕业生学历问题：按照原国家教委、总参、总政联合下发的关于中国人民解放军院校学历证书实行统一制作和管理的通知（教学19952号），以及总参总政印发中国人民解放军院校学历证书管理暂行规定的通知（1995参训字第034号）等文件执行。9) 学历学位证书认定问题：几种查证方法 一是查教育部高校学生司编写的高等教育学历问题

11、咨询手册中的学校名录；二是查证书式样；三是通过中国高等教育学生信息网查询；四是直接向发证学校查证；五是对境外颁发的学历证书，可通过教育部留学服务中心进行认证。 归档注意事项：在职学历学位，由员工在毕业取得证书后及时将学习材料移交公司人事档案管理员归档，管理员同时将员工最新学历学位信息在NC系统中进行更新。2. 职称材料评聘专业技术职称的材料要齐全，如套改和晋升专业技术职务（职称）呈报报表、专业职务任职资格审批表等材料；注意：1) 通过全国统一考试取得专业技术职（执）业资格证书的，应有相应的专业技术资格考试申报（登记）表等材料，由本人在取得证书后将资格考试申报（登记）表移交2) 评定技术职称时写

12、的业务论述、论文、技术报告、技术总结、情报动态等，不归档。归档注意事项：员工参加集团外职称考核及评审的，在取得证书后将材料及时移交公司人事档案管理员，参加集团内评审的，由集团负责评审人员在评审完毕后将材料移交档案员。3. 反映科研学术水平的材料需要归档的材料有： 1) 当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；2009年以后当选的两院院士有中国科学院院士登记表或中国工程院院士登记表；2) 遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；3) 被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；4) 科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；5) 被聘为某大学兼职教授的聘书，被聘为某科技委员

13、会委员的聘书等材料；6) 国家“”、“万人计划”专家入选证明材料，“西部之光”访问学者审批登记材料等；7) 著作、译著和有重大影响的论文目录；8) 获国家专利的材料4. 培训材料参加二个月以上在职培训的相关材料进入人事档案，短于2个月的一般不归档。(五) 政审材料此类材料主要包括审查工作形成的材料，计算连续工龄审批材料，更改或认定姓名、民族籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作形成的材料。如：干部任免审批表（全国干部档案审核专用）、干部三龄两历认定表等。(六) 党团材料此类材料构成主要为：1. 加入中国共产党的材料中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养教育考察材料，

14、整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料; 取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料;恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；2. 中国共产主义青年团入团志愿书;3. 加入或退出民主党派的有关材料。注意：缺少入党志愿书要认真查找，确实找不到的要按照重新填写入党志愿书的有关规定办理。处理办法是由其原单位出据证明并经县级或县以上党委组织部门审核，证实其党员身份，现在单位党组织要在其重新填写的入党志愿书有关栏目内注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，连同原

15、单位党组织的有关证明材料，一并存入干部本人档案。(七) 表彰奖励材料县处级以上党政机关、人民团体、企事业单位等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；享受政府特殊津贴的材料；撤销奖励的有关材料等 注意：干部履历表和任免表审核，缺少奖励材料的要认真查找收集；确实查找不到或没有审批表的，可用经核实的获奖证书、表彰文件复印件代替存档，但要盖单位公章加以证明。(八) 涉纪涉法材料包括：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要根据和证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤消）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出的行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。(九) 工资、任免等材料1. 工资材料1) 新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励晋升工资审批表或工资变动登记表；2) 可以证明其工资变动情况的登记卡（登记卡上信息比工资变动审批表信息充实）；3) 工资停发（恢复）通知单；4) 解决待遇问题的审批材料。归档注意事项：1993年以来工资材料要齐全、手续齐全（或在工资变动登记表有相应记载）。在此类材料收集时，要重视2006年