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1、文书档案文件级目录数据库结构与著录细则1 范围 本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与著录细则的术语和定义、数据库结构和著录细则。 本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文书档案文件级目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本标准。
2、 GB/T1988-1989 信息处理 信息交换用七位编码字符集 GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集 GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则 GB/T 15418-1994 档案分类标引规则 GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充 DA/T1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 档案出版社 中国档案分类法（1997年） 档案出版社 中国档案主题词表（1995年）
3、国家档案局 编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发19874号） 3 术语和定义 DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 3.1 著录项目 items of description 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。 3.2 著录格式 format of description 著录项目（3.1）在条目中的排列顺序及其表达方式。 3.3 数据库 database 按照概念结构组成的存
4、储档案内容和形式特征的数据的集合。 3.4 数据字段 data field 数据库（3.3）中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。 3.5 字段名 field name 标识数据字段（3.4）名称的一组符号。 3.6 字段类型 field type 各字段对应内容的数据类型。本标准涉及4种数据类型：定长字符型、数值型（整型）、文本型、可变长字符型。 3.7 字段长度 field width 数据字段（3.4）中可存放数据的最大字节数。 3.8 数据记录data record 数据库（3.3）中由若干数据字段（3.4）组成，描述著录条目的数据集合。 3.9 电子文档号 c
5、ode of electronic records 档案馆（室）管理电子文件的一组代码。 3.10 脱机载体编号 code of off-line medium 反映归档电子文件的脱机存储载体排列顺序的一组代码。 3.11 题名title 又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。 3.12 责任者 name of author 也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。 3.13 文件编号 record number 文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。 3.14 控制标识 control identifier 档案馆对已开放或应控制使用的档案所赋予
6、的标记。 3.15 分类号 classified code 依据中国档案分类法和DA/T 18 的有关规定标识的类目代码。 3.16 缩微号 code of archival microform 档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号。 3.17 载体类型 type of medium 档案信息载体物质形态的种类。 3.18载体数量 quantity of medium 档案信息载体物质形态的统计数字。 3.19 载体单位 unit of medium 档案信息载体物质形态的统计单位。 3.20 载体规格 specification of medium 档案信息载体物质形态的尺寸及型号。 4数据库
7、结构 文件级目录数据库中的数据记录，由36个数据字段组成（见表1） 表1 文件级目录数据库数据字段一览表字 段(著录项目)字段名字段类型字段长度档案馆档案室必著可否空必著可否空题 名TMC254*文件编号WJBHC50*责任者ZRZC100*密 级MJC4*保密期限BMQXC8*保管期限BGQXC4*控制标识KZBSC4*时 间SJC8*分类号FLHC 30 档案馆代码DAGDMC6*全宗号QZHC4*目录号MLHC8*室编卷号SBAJHN6*馆编卷号GBAJHN6*室编件号SBJHN4*馆编件号GBJHN6*页 号YHC10*年 度NDN4*机构（问题）JG C20*盒 号HHN5档 号DH
8、C50*缩微号SWHC21 *组织机构代码ZZJGDMC9*电子文档号DZWDHC180*脱机载体编号TJZTBHC18*稿 本GBC6载体类型ZTLXC4*载体数量ZTSLN4*载体单位ZTDWC4载体规格ZTGGC10主题词ZTCC50关键词GJCC50人 名RMTXT附 件FJVC254提 要TYVC254附 注FZVC254 注：1、文件级目录数据库结构，按以上所给出的字段名称及其它属性进行定义。 2、字段类型中的“C”表示定长字符型，“N”表示数值型（整型），“TXT”表示文本型，“VC”表示可变长字符型，如果使用的数据库管理系统不支持可变长字符型，可以用相应长度的定长字符型代替。3
9、、本表中“*”表示为必著项目；“”表示该项不能为空值； “”表示著录按立卷方式整理的档案文件级目录时，该项不能为空值； “”表示著录按归档文件整理规则整理的档案文件目录时，该项不能为空值。 5著录细则 5.1题名 5.1.1正题名 5.1.1.1正题名是档案的主要题名，一般只单份文件文首的题目。照原文著录。 5.1.1.2 单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“ ”号。 5.1.1.3单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“ ”号。 5.1.1.4单份文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“.”号
10、表示。 5.1.1.5正文与附件一般为一件，用正文题名作为本件题名。附件题名必要时在附件项中著录。 5.1.1.6转发文与被转发文一般为一件，用转发文题名作为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后，并加“ ”号。 5.1.1.7来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。 5.1.2副题名及说明题名文字 5.1.2.1副题名是解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。必要时副题名照原文著录在正题名之后。 5.1.2.2说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。一般不需著
11、录，必要时照原文著录在正题名之后。 5.1.2.3副题名及说明题名文字前加“：”号。 示例：强化目标管理 推动机关档案工作发展：章明同志在市直机关档案工作会议上的讲话 5.1.3并列题名 并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名项中，并列题名前加“=”号。 5.2文件编号 5.2.1文件发文字号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。年度用4位阿拉伯数字表示，著录于“ ”号内。顺序号用阿拉伯数字表示。其余照原文字著录。 5.2.2 科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，医院文件编号据实著录。 5.2.3文件上有多个文件编号时，一般只著录主办单
12、位的文件编号，若立档单位是联合发文机关之一的，也必须著录立档单位的文件编号。文件编号之间以“；”号分隔。 5.3责任者 5.3.1责任者为团体责任者和个人责任者两种。 5.3.2 责任者只有一个时，照原文著录。 5.3.3责任者有多个时，著录列居首位的责任者。主办单位是责任者的必须著录，立档单位是责任者的必须著录，上级主管部门是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“等”表示。责任者之间以“；”号分隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“( )”号中，责任者之间以“，”号分隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“（）”号中，职责或身份之间以“，”号分隔。 5.3.4机关团体责任者必须著录全称或规范的简称，并保持前后一致。 5.3.5个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”号，个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相关的职务；外国责任者姓名前应著录易于识别的国名简称，其后著录统一的中文译名，必要时著录姓氏原文和名的缩写，国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号；少数民族个人责任者
