采购合同档案管理规定

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1、采购合同档案管理规定采购合同档案管理规定篇一：合同档案管理实施细则合同档案管理实施细则第一章总则第一条 为保护合同当事人的合法权益，规范和完善公司各类经济合同，减少合同纠纷，防范和控制合同风险，维护公司经济秩序，提高经济效益，根据国家法律、法规和集团公司合同管理办法的规定，制定本实施细则。第二条 本细则所称合同是指公司及其被授权人与自然人、法人、其他组织之间签署的民事权利义务关系的协议，适用于施工承包合同、合作联营协议、单项工程分包合同、劳务合作合同、材料采购合同、设备采购及租赁合同、加工承揽合同等经济合同。第三条 公司及其被授权人订立、履行、变更及终止合同时，应遵守中华人民共和国合同法等法律

2、、法规、集团公司合同管理办法及本细则的规定，遵循自愿、公平公正、诚实信用的原则。第四条 公司和下属项目以其名义对外签署的经济合同应符合本细则的规定。第二章一般规定第五条 公司经理部是公司合同管理、协调部门，具体职责为：1、制定、贯彻公司合同管理相关制度，建立合同管理体系；2、办理集团公司法定代表人以集团公司名义对外签订施工承包合同的授权委托，并可根据集团公司法定代表人的授权签订施工承包合同；3、制定、推行公司统一、规范的合同文本；4、参与公司重大合同的认证、起草、谈判和签订工作，负责公司合同管理的日常工作；5、对项目经理部上报的各类重大合同的合法性、可行性、合理性进行审查，并向公司领导提出审查

3、意见；监督检查项目经理部的合同履行、变更和解除等情况；6、参与、协调各项目经理部经济合同纠纷的处理工作；7、考核项目经理部的合同管理工作，提出奖惩意见；协助查处利用合同进行违法、违纪行为的案件；8、管理公司合同专用章，建立合同专用章使用制度；9、督促各项目经理部建立合同管理部门和配备专职人员，并负责组织合同管理人员的业务培训工作；10、负责公司施工承包合同的保管和归档工作。第六条 项目经理部应设立合同管理部门，业务上接受公司经理部的指导，具体负责：1、贯彻、落实公司合同管理实施细则和各项规章制度；2、负责授权范围内合同的起草、谈判、签订工作；3、负责项目的工程计划、计量、变更、索赔、结算等工作

4、；4、严格按规定程序完成合同的审批手续，及时与公司经理部取得业务联系；5、负责合同履行的日常工作，及时解决合同履行中出现的问题；6、发生合同变更、纠纷、解除等重大事项，及时上报项目相关领导和公司经理部，并参与合同纠纷处理，提供相关证据；7、及时向公司经理部报送统计报表和有关资料；8、负责合同正本的归集上报，建立经济合同台帐。第七条 项目在实施过程中不得随意更换合同管理人员，以保证项目合同管理的连续性；如确需更换合同管理人员，则应将更换人员上报公司经理部审批、备案。第八条 从事合同管理人员须经过培训、考核后方可上岗。第九条 对合同文本的审查、合同纠纷的处理，可及时向集团公司法律事务室或公司法律顾

5、问咨询，以便采取合理、合法的有效措施，切实维护公司利益。第十条 订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，均应采取书面形式。合同的书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。 第十一条 公司根据分级授权原则授权相关人员订立合同，合同订立人应在被授权范围内签订合同。第十二条 合同的内容应包括：1、合同当事人的名称或者姓名、住所和联系方式；2、标的、数量及质量；3、价款或者报酬及支付方式；4、履行期限、地点和方式；5、违约责任；6、解决争议的方法。第十三条 合同文本中所有文字应具有排它性解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词应在合同中予

6、以解释。第十四条 一般情况下，合同订立人应采用公司（或集团公司）的合同范本订立合同。第十五条 采用合同范本订立合同时，如范本中有重要条款不适应项目实际情况需修改、删除，应报公司经理部审核批准。 第十六条 不得与不具备相应资质条件和履约能力明显不相符或不能独立承担民事责任的组织签订合同；订立合同前，应审查对方以下情况：1、对方当事人主体资格审查，包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资本及依法应当办理的行政许可证；2、对方当事人资信情况及履约能力审查，包括：资产、负债、人员技术、设备、产品质量、商业信誉、工作业绩等；3、对方合同订立人员资格审查，包括身份证明、授权委托证明和授权委托

7、公证。第十七条 合同签章处应加盖合同专用章（或公司、项目行政公章） ，表明对合同的认可，其他各类公章不得用于合同订立行为。 第十八条 合同专用章由专人保管，并建立使用程序和保管措施；保管人员在核对无误并获得公司经理或项目经理的同意后，方能在合同上加盖合同专用章。第十九条 合同订立人应对合同加盖骑缝章，并在合同的每页小签其姓名。第二十条 除项目施工承包合同原件由集团公司保存外，公司或项目其他所有经济合同原件均由财务部门保存并建立合同台帐，各相关部室保存经济合同复印件。项目完工后向公司经理部交帐时，项目应将经济合同原件及台帐一并移交公司财务部保存、归档。第二十一条 本细则所称合同正本是指合同的正文

8、及附件，以及与该合同事宜有关的授权证明、授权委托公证、来往信函、传真、票据、图表、音像资料以及合同双方变更或解除合同的协议等。第三章合同的履行、变更与解除第二十二条 签订合同后，双方应当全面履行合同。如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。如遇有不可抗力等影响合同正常履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存相关证据。 第二十三条 合同订立人在申请履行合同支付义务时，财务部门在核对合同订立人的授权并经公司经理或项目经理同意后才能履行支付义务。第二十四条 合同订立人超越授权范围订立的合同，未被公司或项目负责人追认的，公司或项目财务部门不得履行支付义务；该合同在获得公司或项目负责人的追认后

9、，公司或项目财务部门方可履行支付义务。第二十五条 合同订立人对合同履行过程负有监督责任。当发现对方有出现下列情形之一的可能时，应在第一时间通知公司或项目经理部，并协助经理部及时采取防范措施：1、经营状况严重恶化；篇二：2-采购档案管理规定1.目的加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。2.适用范围适用于采购部对内部文件及档案的控制。3.职责采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。4.档案管理办法归档内容分类采购内部文件的归档。采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库

10、单、退货单及采购部门相关管理文件资料。公司其他部门提供的文件归档。公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。外来或外放文件的归档。供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。存储在电脑或其它介质上的资料。采购部的台账、电子档的文件记录。档案保存期限公司内部往来文件需保存 3 年。公司外部往来文件需保存 5 年。归档要求归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。采购部档案要有专人、专位的保管。

11、采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。档案调阅需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。 查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。、档案销毁采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同

12、文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。篇三：销售合同档案管理办法销售部合同、合同章管理制度公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸） 。二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。三、合同档案管理原则1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的

13、完整、完全和有效利用。3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。四、合同章管理原则1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。四、合同文档的管理要求1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人

14、员责任。3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。五、附则1、本制度自审批通过之日起实施。2、本制度由销售部负责解释。六、附件合同档案登记表篇四：合同档案管理制度合同档案管理制度目录 第一条合同档案管理目的 2 第二条合同档案管理范围 2第三条第四条第五条第六条附件一：附件二：附件三：档案管理职责 2 合同档案的移交 2 合同档案的建立 2

15、 附则 3 合同编号 合同台账统一模板 合同台账汇报模板 合同档案管理制度一、合同档案管理目的为了规范合同档案管理工作并保证合同档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。二、合同档案管理范围本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在经营业务中形成的各种协议、合同文本等。三、档案管理职责1、成本控制部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。2、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。3、成本控制部应定期检查合同

16、的办理情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。4、成本控制部应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档。四、合同档案的移交1、各业务部门应在签署合同后的当日将合同原件、合同审批表原件及其他有关合同审批原件移交成本控制部；如相关证件无法当日移交的，各经办部门最迟应在合同签署后的一个星期内移交。2、合同移交完毕后，成本控制部应当建立合同台账并及时录入有关数据，跟踪合同的执行情况。3、合同移交完毕后，原则上合同原件资产财务部保存。五、合同档案建立1、合同档案以年代并按部门进行分类编号。 （合同编号见附件一）2、各部门应当指定专人按照公司统一格式建立合同台账，及时录入有关合同数据。 （合同台账统一模板见附件二）3、各部门应指定专人每月 10 号之前向成本控制部汇报上月合同的执行情况及合同价款的支付情况。 （合同台账汇